Основы аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель, задачи и источники информации аудита с расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

• — приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
• — оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• — расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• — представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т. д.

Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

• — проверка документального подтверждения расчетных операций;
• — контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;
• — проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;
• — проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;
• — сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

• 1. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:
  • — авансовый отчет (форма №АО -1) — представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;
  • — журнал регистрации авансовых отчетов;
  • — приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку.

Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку:

• — командировочное удостоверение (форма Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью;
• — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма №Т-9 или №Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма №Т-10) и авансовым отчетом (форма №АО-1):

• — список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• — приказы об утверждении смет представительских расходов;
• — сметы представительских расходов;
• — главная книга — книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг;
• — журнал ордер № 7 — учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

• 2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА № 1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246).
• 3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.