Организационная структура ООО «РусВино»

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.

Организационная структура организации и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями. Организационные структуры управления промышленными организациями отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры производственной деятельности организации (крупная, средняя, мелкие); производственный профиль организации (специализация на выпуске одного вида продукции или широкой номенклатуры изделий различных отраслей); характер выпускаемой продукции; сфера деятельности организации.

Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь: структура организации отражает принятое в ней разделение работ между подразделениями, группами и людьми, а структура управления создает механизмы координации, обеспечивающие эффективное достижение общих целей и задач организации. Как правило, мероприятия по проектированию или изменению состава самой организации (разукрупнение, объединение, слияние с другими организациями и др.) вызывают необходимость соответствующих перемен в структуре управления.

Структура управления представляет собой упорядоченную совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементы — это службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции управления в соответствии с принятым разделением управленческих задач, функций и работ. Отношения между элементами поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т. е. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т. е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченных целей организации.

В соответствии с этим построение организационной структуры управления требует: группировки всех видов работ по функциям, обязанностям или задачам; формирования соответствующих отделов, рабочих групп и определения индивидуальных исполнителей; установления полномочий по принятию решений и отношений между отделами, рабочими группами и индивидуумами по поводу выполнения ими функций, обязанностей и задач; установления каналов коммуникаций и механизмов, обеспечивающих координацию и передачу решений по вертикали и горизонтали. Приведем определение наиболее важных понятий, имеющих непосредственное отношение к построению структуры управления.

Полномочия — это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение конкретных задач. Их определяют также как делегированное или присущее данной должности право использовать ресурсы организации. Ответственность — это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение. Полномочия и ответственность связаны между собой: полномочия без ответственности создают условия для неограниченной власти и разнузданности, а передача ответственности без предоставления необходимых полномочий — это характеристика безграмотного и безответственного отношения лица к собственным обязанностям. Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Власть — это право влиять на поведение других людей и заставлять их действовать в определенном направлении.

Для поведения работников, наделенных властью и правом принимать решения, типичны следующие черты и поведение: понимание целей и стратегии организации, личная ответственность за результаты своего труда. Постоянная оценка его эффективности и стремление к поиску путей ее роста, забота о привлечении необходимых ресурсов, инициативная помощь другим работникам в интересах повышения общей эффективности, изменение роли менеджера, выступающего больше как наставник и помощник, а не как администратор.

Существуют следующие виды структур управления:

• 1. Линейная структура управления.
• 2. Функциональная структура управления.
• 3. Линейно-функциональная структура управления.
• 4. Дивизиональная структура управления.
• 5. Проектная структура управления.
• 6. Матричная структура управления.
• 7. Бригадная структура управления.

Во главе ООО «РусВино» стоит Генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности организации, без особой на то доверенности действует от имени организации, представляет его интересы во всех предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками организации. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества организации. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся Управляющий директор, Главный бухгалтер, заместитель генерального директора по работе с ключевыми клиентами, начальник отдела продаж, директор склада.

Управляющий директор — осуществляет контроль за всеми отделами организации, заключает договора продаж и покупок, в том числе по найму работников, подписывает договора продаж и поставок, финансовые договора на основании доверенности, подписанной Генеральным директором. Так же выдает доверенности.

Главный бухгалтер — осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

В подчинении у главного бухгалтера находятся заместитель главного бухгалтера. В подчинении заместителя гл. бухгалтера находятся бухгалтера и бухгалтер — кассир. Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета. Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражают в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

В подчинении Генерального директора находится отдел кадров. Функции отдела кадров и секретаря в нашей организации выполняет один человек. Отдел кадров возглавляет работу по обеспечению организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях организации. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

Также в подчинении у Генерального директора находится заместитель генерального директора по работе с ключевыми клиентами. Он занимается только крупными федеральными сетями на территории Н. Новгорода и Нижегородской области. От имени организации на основании доверенности имеет право заключать маркетинговые договора, ведет переговоры по различным условиям работы с данными сетями (Метро кэш энд Керри, Реал, О’кей, Сладкая жизнь НН, Копейка Поволжье).

Далее в подчинении Генерального директора и Управляющего директора стоит директор склада — руководит работниками по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т. п. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Так же в подчинении у Генерального директора и Управляющего директора стоит начальник отдела продаж. Он руководит менеджерами. Они работают с дикой розницей и местными локальными сетями на территории Н. Новгорода и Нижегородской области. Следит за дебиторской задолженностью, выполнением заказов. Проводит переговоры с различными клиентами по увеличению продаж, обсуждает различные акции.

В подчинении у Генерального директора находиться юрист. Его основная работа заключается в следующем: отслеживание всех изменений в законодательстве РФ, связанных с деятельностью организации; рассмотрение и редактирование договоров по закупке и купле-продажи продукции, составление претензий и информационных писем по клиентам-должникам и др.

Таким образом, можно сделать вывод, что организация ООО «РусВино» имеет линейную структуру управления. Это проявляется в непосредственном подчинении по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим.

Имеет ряд достоинств:

• 1. Четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;
• 2. быстрота реакции в ответ на прямые указания;
• 3. личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и другие.

Есть и недостатки, такие как высокие требования к руководителю и перегрузка менеджеров. Отсутствие сплочённости коллектива, и как следствие, менее эффективная работа, замедленное решение возникающих проблем.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Директор управляет своим заместителем, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.

Для более качественной и успешной работы в ООО «РусВино» необходимо уменьшить обязанности, возлагаемые на Управляющего директора. Это можно сделать только с помощью дополнительного рабочего места в организации — например помощника Управляющего директора по хозяйственной части. Так же необходимо распределить работу отдела кадров ООО «РусВино и обязанности секретаря между двумя сотрудниками., что так же потребует дополнительного рабочего места.

В организации хорошо поставлена практика делегирования полномочий, входящих в непосредственную компетенцию определённого подразделения. Генеральный директор организации сосредоточил всю основную власть в своих руках, при этом он не старается выполнить все поставленные задачи в одиночку, а делегирует часть своих полномочий прямым заместителям. Таким образом, директор управляет своими прямыми заместителями, имея при этом представления о действиях подчиненных.

Благодаря такому чёткому распределению труда между всеми звеньями, рассматриваемая организация неплохо зарекомендовала себя на внешнем и внутреннем рынках.