Документационное и информационное обеспечение деятельности органа управления

Службой документационного обеспечения в администрации Центрального района является отдел контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан управления делами администрации.

Основным документом, которым руководствуется отдел в своей деятельности является Положение об отделе.

Главными задачами отдела являются:

• — организация контроля за исполнением документов;
• — координация контроля деятельности отделов и структурных подразделений администрации, организаций и ведомств в части организации исполнения директивных документов, решений администрации, распоряжений и поручений руководства администрации;
• — организация ведения делопроизводства и документооборота в администрации;
• — анализ и обобщение результатов работы по исполнению документов и поручений, находящихся на контроле в соответствии с компетенцией отдела;
• — подготовка документов на заседание администрации, оформление документов;
• — осуществление контроля за ходом выполнения плана работы администрации, протокольных поручений, планерных совещаний;
• — организация личного приема граждан руководством администрации и руководителями отделов;
• — организация подготовки, оформления и сдачи необходимых документов в соответствии с номенклатурой дел в Государственный областной архив на постоянное хранение;
• — хозяйственное обеспечение администрации.

Основными функциями отдела являются:

• — организация контроля за выполнением указов, декретов, распоряжений Президента РБ, Совмина РБ, решений облисполкома, горисполкома, распоряжений, поручений главы администрации;
• — подготовка по поручениям главы администрации, а также по собственной инициативе проектов решений администрации, распоряжений главы по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• — организационно-техническая подготовка заседаний администрации и планерных совещаний у главы администрации;
• — регистрация решений и распоряжений, оформление протоколов заседаний администрации;
• — доведение решений и распоряжений до исполнителей;
• — обработка поступающей корреспонденции из Администрации Президента РБ, Совмина РБ, облисполкома, горисполкома и организаций района по направлениям работы администрации
• — организация контроля за состоянием исполнительской дисциплины в отделах и структурных подразделениях;
• — оказание методической помощи отделам и структурным подразделениям по вопросам ведения делопроизводства и организации контроля за ходом исполнения документов и поручений;
• — подготовка информационного материала о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях за месяц, квартал, полугодие, год;
• — обеспечение ведения архивной документации в соответствии с номенклатурой дел;
• — обеспечение хозяйственного и технического обслуживания администрации.

Отдел непосредственно подчиняется управляющему делами администрации.

Отдел возглавляет начальник отдела, в его отсутствие — ведущий специалист. Начальник отдела назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации по представлению управляющего делами.

Специалисты отдела назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации по представлению начальника отдела и согласованию с управляющим делами.

Основным документом, регулирующим делопроизводство в администрации является Постановление министерства юстиции от 19 января 2009 года «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». На основании этого документа составляется сводная номенклатура дел администрации.

Номенклатура дел администрации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Номенклатуры дел составляются на дела всей администрации и каждого ее структурного подразделения.

Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Инструкцией.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается начальником отдела делопроизводства, согласовывается с заведующим архивом администрации, экспертной комиссией администрации и утверждается главой администрации до 1 января года, на который составлена. После утверждения сводной номенклатуры из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения администрации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом администрации и подписывается руководителем подразделения.

При составлении номенклатуры дел используются регламент администрации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе администрации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Номенклатуры дел включают следующие составные элементы:

• — индекс дела, состоящий из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела);
• — название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);
• — количество дел (томов, частей) — заполняется в конце делопроизводственного года. Здесь указывается количество дел (томов, частей), заведенных в администрации в течение года под соответствующим заголовком;
• — срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;
• — примечание — содержит отметки о переходящих делах, о не заведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения и др.

Разделы, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения (на примере отдела делопроизводства):

• — протокольная часть отдела контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан;
• — отдел контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан;
• — переписка с предприятиями, организациями и учреждениями.

По окончании делопроизводственного года отделом делопроизводства в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений подписываются руководителями этих подразделений.

Для сокращения количества применяемых форм документов администрация разрабатывает унифицированные формы документов (далее — УФД), представляющие совокупность установленных реквизитов и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» — перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее — табель).

Табель утверждается главой администрации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются отделом делопроизводства.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• — наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;
• — дата;
• — регистрационный индекс;
• — подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• — оперативность прохождения документов;
• — исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• — соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в администрации осуществляется в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой отделом делопроизводства и утверждаемой руководством администрации.

Одним из составных элементов документооборота является регистрация документов. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый отделом делопроизводства и утверждаемый главой администрации.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в администрации осуществляется централизованно отделе делопроизводства.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе (далее — РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.

Документы в администрацию поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами, работниками администрации и посетителями. Вся поступающая в администрацию корреспонденция принимается и обрабатывается отделом делопроизводства.

Документы, поступившие в администрацию, проходят прием (первичную экспедиционную обработку), сортировку, регистрацию, предварительное рассмотрение.

Прием документов включает проверку правильности доставки, вскрытие конвертов, проверку правильности вложений.

До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в отделе делопроизводства.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

Зарегистрированные документы передаются из отдела делопроизводства на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководством администрации отражаются в резолюции. Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК отделом делопроизводства направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей — ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в отделе делопроизводства.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю, согласно установленному распределению обязанностей и с момента поступления до завершения исполнения находятся у исполнителя и в дело не помещаются.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Регистрация и исполнение внутренних документов:

• — внутренние документы регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения);
• — регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов;
• — регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года;
• — рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов. Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.

Объем документооборота — количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) администрацией за определенный период времени.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей администрации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством отдела делопроизводства. Затем отдел обобщает результаты учета объема документооборота и представляет их руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности отдела делопроизводства, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности отдела делопроизводства и отдельных работников.

Главной целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Контроль осуществляют глава администрации, заместители и управляющий делами администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководители структурных подразделений администрации. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется общим отделом.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Допускается изменение сроков исполнения документов. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Изменение документируется — проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Система контроля исполнения включает:

• — учет контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;
• — контроль за сроками исполнения;
• — проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
• — учет и отчетность о результатах исполнения;
• — оценку состояния исполнительской дисциплины.

Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК. Один экземпляр РКК остается в отделе делопроизводства и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом. Картотека ежедневно просматривается отделом с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2−3 дня до истечения установленного срока.

Документ снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов.

Администрация ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ней задач и реализации возложенных на нее функций. Переписка между структурными подразделениями администрации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов.

При оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов отделом делопроизводства.

Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется отделом делопроизводства. Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) администрации. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается отделом делопроизводства и утверждается главой администрации.

Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.

Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри администрации или при отправке за ее пределы вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников администрации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований Инструкции по делопроизводству. Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде.

Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, определенных Инструкцией по делопроизводству.