Учет и налогообложение расчетов по оплате труда

Расчеты по плате труда — система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

Организация оплаты труда определяется тремя взаимосвязанными элементами, представленными на схеме 1.1.

Схема 1.1.

Тарифная система включает два показателя — тарифную систему и тарифную ставку. Тарифная ставка определяет размер оплаты труда за единицу времени (час, день, месяц). Тарифная сетка отражает соотношение в оплате труда между различными разрядами работ и рабочих Нормирование труда включает два показателя — норму выработки и норму времени. Норма выработки представляет собой количество натуральных единиц продукции, которое должно быть изготовлено за единицу времени (час, день, месяц). Норма времени — это время, необходимое для выполнения единицы продукции.

Под формой оплаты труда понимают объект учета труда, подлежащий оплате: время или количество выполненной работы. (Приложение 1). Формы и системы оплаты труда закрепляются внутренними организационно-распорядительными документами (Положением по оплате труда, коллективным договором, штатным расписанием, трудовыми договорами (контрактами) с каждым работником), а так же для каждой формы оплаты труда используются учетные документы, представленные в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Учетная документация по формам оплаты труда.

На предприятии (организации) должны быть разработаны следующие нормативные документы, регламентирующие условия оплаты труда:

• 1. Документ, устанавливающий размеры тарифных ставок рабочих,
• 2. Схемы должностных окладов руководителей, специалистов и

служащих,.

• 3. Единые тарифные сетки — при одинаковом подходе к основной оплате труда рабочих и специалистов,
• 4. Положения о надбавках и доплатах,
• 5. Положения о премировании: за основные результаты деятельности, за улучшение отдельных сторон деятельности предприятия,
• 6. Положения о единовременных поощрениях.

Условия оплаты труда целесообразно фиксировать в Положении об оплате труда работников предприятия (организации).

В соответствии со ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда являются существенными или обязательными условиями любого трудового договора.

Помимо трудового договора взаимоотношения на фирме может регулировать коллективный договор. Этот документ заключается между сотрудниками и работодателем и представляет собой своеобразный внутренний трудовой кодекс фирмы.

Документы по кадровому составу могут быть в виде приказов, распоряжений, указаний за подписью руководителя предприятия.

В состав документов по кадровому составу входят:

• 1. Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу. Совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты).
• 2. Во вторую группу документов по кадровому составу входят приказы (распоряжения) о различных выплатах, кроме основной заработной платы.
• 3. В третью группу документов по кадровому составу входят приказы распоряжения, подтверждающие отрыв работника от основной работы, к которым относятся:

ѕ приказы о предоставлении отпуска,.

ѕ приказы об оплате за время длительных командировок.

ѕ приказы об оплате за время отрыва от работы на сборы.

4. Четвертую группу документов по кадровому составу представляют различные распорядительные указания, инициируемые либо руководством организации (например, о сверхнормативных рабочих часах или рабочих днях, о внесении в штатное расписание), либо работниками (об изменении фамилии, о перечислении заработка по почте или сберегательную книжку, об изменении данных паспорта). [17. с. 75].

Поступление работника на работу, движение по службе, увольнение отражаются в личной карточке, которая хранится в отделе кадров или у заместителя руководителя по кадрам, или у директора.

На основании документации по кадровому составу главный бухгалтер формирует систему информации по количеству работающих, их профессиональному, квалификационному, должностному составу, а также о режиме работы, режимах отрыва от работы, наличии совместительства, о формах и величине заработной платы, компенсационных и премиальных выплатах.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов.

Заработная плата работников может:

• 1. Включаться в состав расходов по обычным видам деятельности;
• 2. Включаться в состав вложений во внеоборотные активы;
• 3. Включаться в состав внереализационных или операционных расходов;
• 4. Включаться в состав расходов будущих периодов;
• 5. Включаться в состав чрезвычайных расходов;
• 6. Выплачиваться за счет резерва предстоящих расходов;
• 7. Выплачиваться за счет чистой прибыли организации.

Применяют несколько вариантов оформления расчетов организации с рабочими и служащими путем составления:

• а) расчетно-платежных ведомостей, в которых совмещаются два документа — расчетная и платежная ведомости, т. е. одновременно рассчитывается сумма к оплате и проводится ее выдача;
• б) расчетных ведомостей, а выплаты проводятся отдельно по платежным ведомостям;
• в) расчетных листков для каждого работника за месяц, на основании которых заполняются платежные ведомости.

Наиболее распространенным документом, который составляется на основании табеля (для повременных работников) и соответствующих документов для сдельных работников, является расчетная ведомость (форма N Т-51, рекомендованная для крупных организаций). Она составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и содержит показатели, представленные в таблице 1.2, которые проставляют напротив фамилии каждого работника организации.

Таблица 1.2.

Показатели расчетной ведомости.

Последний показатель является основанием для заполнения платежной ведомости и выдачи заработной платы.

Форма N Т-51 печатается в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал: квартал, полугодие, год.

Платежная ведомость применяется для учета выплат заработной платы. На титульном листе формы указывают общую сумму выплаченной и депонированной заработной платы.

В ведомости приводится список сотрудников организации. Напротив каждой фамилии указывают сумму, причитающуюся к выплате данному работнику. Свободная графа рядом с суммой предназначена для подписи, подтверждающей факт получения денежных средств. При необходимости в графе «Примечание» указывается номер предъявленного документа (если заработная плата получена по доверенности).

На последней странице платежной ведомости необходимо заполнить итоговые строки по суммам выплаченной и невыданной (депонированной) заработной платы.

Средним и малым организациям целесообразно применять комбинированную расчетно-платежную ведомость (форма N Т-49). Ее особенность в том, что по ней проводятся не только расчеты, но и выплата заработной платы. Для этого в данном документе имеется дополнительная графа, в которой работники расписываются за полученные суммы оплаты труда.

На титульном (заглавном) листе расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.

При использовании расчетно-платежной ведомости допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости Движение работников в организации может включать в себя следующие этапы: прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, нахождение в командировке, увольнение. Все этапы оформляются соответствующими формами первичной учетной документации, которые используются для расчетов по оплате труда. К документам по учету личного состава относятся приказы о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора с работником (увольнении). В отделе кадров на каждого работника ведется личная карточка работника, содержащая общие сведения о работнике. [18. с. 315].

Процесс расчетов по оплате труда включает:

• 1. Первичный учет рабочего времени, выработки и других фактов, необходимых для начисления заработной платы;
• 2. Начисление заработной платы и отражение её на счетах бухгалтерского учета, начисление отчислений на социальное страхование, отражение сумм удержаний из заработной платы;
• 3. Выплата заработной платы, перечисление налогов в бюджет, отчислений органам социального страхования, учет депонированной заработной платы.

Расчеты с персоналом осуществляются по следующим видам выплат:

• — выплаты, включаемые в фонд заработной платы;
• — социальные пособия за счет средств социального страхования.
• — выплаты социального характера;
• — выплаты от участия в капитале;

К выплатам, включаемым в фонд заработной платы, относятся основная и дополнительная заработная плата, выплаты на питание, жилье, топливо, предусмотренные законодательством для работников отдельных отраслей, единовременные поощрительные выплаты.

Основная заработная плата начисляется за фактически выполненный труд или фактически отработанное время. К основной заработной плате относятся следующие выплаты:

• — по сдельным расценкам;
• — по окладам и тарифным ставкам;
• — премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
• — компенсационные доплаты и надбавки за отклонения от нормальных условий работы, работу в ночное время, сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, размер которых устанавливается организацией самостоятельно, но не ниже предусмотренного трудовым законодательством;
• — стимулирующие доплаты и надбавки за профессиональное мастерство, совмещение профессий, выслугу лет и др.;
• — компенсации, выплачиваемые работникам за использование их личного имущества (автомобиля, компьютера).

Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие особенности оплаты труда в условиях, отклоняющихся от нормальных.

• 1. При выполнении работ различной квалификации. При повременной оплате труда работ различной квалификации оплата производится по ставкам работы более высокой квалификации. При сдельной оплате труда работ различной квалификации оплата производится по расценкам выполняемой работы. Когда с учетом характера производства работникам со сдельной оплатой труда поручается выполнение работ, тарифицируемых ниже присвоенных им разрядов, работодатель обязан выплатить межразрядную разницу.
• 2. При совмещении профессий (должностей). Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. Также применяется при расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
• 3. Сверхурочная работа. За первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
• 4. Труд в выходные и нерабочие праздничные дни. Оплачивается не менее чем в двойном размере:
  • — Сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;
  • — Работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым

тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

— Работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

• 5. Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
• 6. Труд в ночное время. Каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Конкретные размеры повышения оплаты труда устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
• 7. При выполнении дополнительных обязанностей. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. Такой же порядок применяется при расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
• 8. При изготовлении продукции, оказавшейся браком. Брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.
• 9. Оплата времени простоя. По вине работодателя — не менее двух третей средней заработной платы работника. По причинам, не зависящим от работодателя и работника, — не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Время простоя по вине работника не оплачивается. О начале простоя работник обязан сообщить своему непосредственному руководителю, иному представителю работодателя.
• 10. Оплата труда при освоении новых производств (продукции). Коллективным договором или трудовым договором может быть предусмотрено сохранение за работником его прежней заработной платы на период освоения нового производства (продукции).

Дополнительная заработная плата начисляется за не отработанное время, но предусмотренное к оплате в соответствии с законодательством. К дополнительной заработной плате относятся оплата очередных и учебных отпусков, оплата времени выполнения государственных обязанностей, возмещение временной нетрудоспособности (за счет работодателя), оплата за время повышения квалификации с отрывом от производства, выходное пособие при увольнении и т. п.

Дополнительная заработная плата начисляется на основании документов, подтверждающих право работника на оплату непроработанного времени.

Дополнительная заработная плата рассчитывается исходя из средней заработной платы. Расчетным периодом является 12 месяцев, предшествующих месяцу выхода в отпуск. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (СДЗо) рассчитывается следующим образом:

— Если все месяцы расчетного периода отработаны полностью СДЗо = ЗП 12 мес./(12×29,4), (1.1).

где ЗП 12 мес. — суммы заработной платы с постоянными доплатами за расчетный период;

• 12 — количество месяцев году;
• 29,4 — среднемесячное число календарных дней.
• — Если не все дни расчетного периода отработаны полностью

СДЗо = ЗП 12 мес./К; (1.2).

К = 29,4 х М + (29,4/Кдн х Котр), (1.3).

где К — количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время;

М — количество месяцев, отработанных полностью;

Кдн — количество календарных дней в неполностью отработанном месяце;

Заработная плата за отпуск (ЗПотп) рассчитывается по следующей формуле:

ЗПотп = СДЗо х КДотп, (1.4).

где КДотп — количество календарных дней отпуска.

Среднедневная заработная плата для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Во всех остальных случаях в расчете среднего дневного заработка используется фактически начисленная заработная плата с постоянными доплатами и фактически отработанное работником время в календарных днях за 12 календарных месяцев, предшествовавших периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Фактически начисленные суммы очередных и дополнительных отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск включаются в издержки производства. В целях равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков в затраты на производство организации должны создавать резерв на предстоящую оплату отпусков работникам. Резерв формируется путем ежемесячных отчислений от заработной платы. Размер отчислений определяется исходя из планируемого годового фонда заработной платы за отпуск. Формирование резерва отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей», а использование по дебету этого счета. [19. с. 139].

К единовременным поощрительным выплатам относятся разовые премии, вознаграждения по итогам работы за год, материальная помощь, дополнительные выплаты при предоставлении ежегодного отпуска, другие единовременные поощрения. Данные выплаты включаются в прочие расходы.

Социальные пособия за счет средств социального страхования выплачиваются работникам в соответствии с трудовым законодательством. Основными из них являются пособия по временной нетрудоспособности. Пособие по временной нетрудоспособности начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, выдаваемого медицинским учреждением.

Размер пособия зависит от страхового стажа, категории получателя и причины временной нетрудоспособности. В страховой стаж включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, а также периоды иной деятельности, в течение которой работник подлежал социальному страхованию.

В размере 100% выплачивается пособие работникам со страховым стажем от 8 лет и более, а также по причине увечья или профессионального заболевания, в случае беременности и родов.

В размере 80% выплачивается пособие работникам со страховым стажем от5 до 8 лет.

В размере 60% выплачивается пособие работникам со страховым стажем до 5 лет.

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности применяется следующий алгоритм расчета:

1. Рассчитывается среднедневная заработная плата (СДЗ):

СДЗ =? выплат/КД, (1.5).

где? выплат — сумма выплат за расчетный период (24 месяца);

КД — количество дней расчетного периода (730 дней).

2. Определяется размер дневного пособия в зависимости от страхового стажа (Пдн.):

Пдн = СДЗ х % пособия. (1.6).

• 3. Размер дневного пособия сравнивается с предельным размером пособия, установленным государством (с 01.01.2011 г. 463 000 руб., в 2012 году — 512 000 руб., с 1 января 2013 года — 568 000 руб., в 2014 г. — 624 тыс. руб. — предельная величина базы для начисления страховых взносов в ФСС). Максимальный размер дневного пособия составляет 463 000 руб./730 дней
• 4. Рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности (Пн):

Пн = Пдн х Кнетр, (1.7).

где Кнетр — количество дней нетрудоспособности.

Выплата пособия производится за счет работодателя (первые три дня нетрудоспособности) и средств Фонда социального страхования (последующие дни).

К выплатам социального характера относятся компенсации и социальные льготы, предоставляемые работникам организации, например, оплата путевок работникам на лечение и отдых, единовременные пособия уходящим на пенсию и др. Эти выплаты включаются в прочие расходы организации.

К доходам от участия работников в капитале организации относятся дивиденды по акциям, выплаты по долевым паям и т. д. Они начисляются за счет нераспределенной прибыли организации.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и т. д.) применяется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту данного счета отражаются начисленные суммы заработной платы и других выплат, причитающихся работникам в корреспонденции со счетами учета затрат на производство, расходов на продажу, прочих расходов и др.

Бухгалтерские записи по учету начислений по оплате труда и прочих выплат представлены в приложении 2.

Из начисленной заработной платы работников организации производятся следующие виды удержаний:

• -Обязательные удержания;
• -Удержания по инициативе работодателя;
• -Удержания по письменному заявлению работников.

К обязательным удержаниям относятся налог на доходы с физических лиц (НДФЛ) и удержания по исполнительным листам. В первую очередь производится удержание НДФЛ.

После удержания НДФЛ производятся удержания по исполнительным листам. Исполнительный лист — это документ, выданный судом, в котором определены причина, порядок и размер удержаний с работников. Исполнение требований, установленных исполнительным листом, обязательно на всей территории Российской Федерации.

По исполнительным листа удерживаются алименты, а также суммы в возмещение морального и материального вреда, нанесенного работником другим лицам, штрафы за нарушение административного, налогового и уголовного законодательства.

Алименты на содержание несовершеннолетних детей удерживаются с дохода работника как по основному месту работы, так и по месту работы по совместительству. Удержание алиментов производится до достижения ребенком 18 лет.

По инициативе работодателя могут производиться удержания из заработной платы для погашения задолженности сотрудников организации работодателю по возмещению материального ущерба. Такие виды удержаний могут производиться лишь в определенных законодательством случаях.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Бухгалтерские записи по удержаниям из заработной платы представлены в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Операции по учету удержаний из заработной платы.

Согласно ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Размер удержаний из заработной платы не может превышать 70% в следующих случаях:

• — взыскания алиментов;
• — возмещения вреда, причиненного здоровью другого лица;
• — возмещения вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца;
• — возмещения вреда, причиненного преступлением[1. ст. 138].

Страховые взносы на социальное страхование и обеспечение уплачиваются в соответствии с ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных налогоплательщиками за тот или иной период в пользу физических лиц.

С 01.01.2012 г. совокупная ставка страховых взносов составляет 30%. Тарифы страховых взносов представленны в таблице 1.4.

Таблица 1.4.

Тарифы страховых взносов.

Начисленные суммы страховых взносов отражаются по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и относятся в затраты организации. К данному счету открывают субсчета для отражения расчетов с различными фондами:

• 69−1 «Расчеты по социальному страхованию»;
• 69−2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;
• 69−3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

В соответствии с ТК РФ заработная плата должна выплачиваться сотрудникам не реже двух раз в месяц в сроки, установленные коллективным договором. Заработную плату за первую половину месяца принято называть авансом. Обычно эта фиксированная сумма (в пределах 40% от оклада или среднего заработка), которая при расчете заработной платы за месяца вычитается из начисленной месячной оплаты труда.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель имеет право выплачивать заработную плату наличными через кассу либо в безналичном порядке, перечисляя на банковский счет сотрудника. При получении заработной платы из кассы работник должен расписаться в платежной ведомости. В настоящее время все чаще применяется такая форма расчетов, как выплата зарплаты с использованием пластиковых карт.

При осуществлении расчетов с работниками по оплате труда каждому работнику выдается расчетный листок, в котором указываются начисленные, удержанные суммы и суммы к выдаче за расчетный период.

Заработная плата выдается из кассы организации в течение трех-пяти дней, включая день получения денежных средств из банка. Заработная плата не полученная работниками из кассы организации в установленные сроки депонируется.

По окончании срока выдачи заработной платы кассир должен:

• — В платежной ведомости напротив фамилий работников, которым не произведены выплаты, сделать отметку «депонировано»;
• — Составить реестр депонированной заработной платы;
• — Закрыть платежные ведомости, указав в них суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы;
• — Составить расходный кассовый ордер на выплаченную из кассы заработную плату и сделать запись в кассовую книгу.

Депонированные суммы сдаются из кассы в банк на расчетный счет организации. По каждой неполученной сумме в реестр депонентов производится запись с указанием фамилии работника, суммы и номера платежной ведомости. Тем самым организация отражает свою задолженность по неполученной заработной плате.

По первому требованию работника на основании расходного ордера из кассы выдается депонированная заработная плата, при этом в реестре депонентов делается пометка о выдачи заработной платы.

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Бухгалтерские записи по депонированию и выдаче заработной платы представлены в табл. 1.5.

Таблица 1.5.

Операции по депонированию и выдаче заработной платы.

Таким образом, заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Организация оплаты труда включает в себя несколько взаимосвязанных элементов, а именно, тарифную систему, нормирование труда и формы оплаты труда, которые в свою очередь подразделяются на повременную и сдельную форму оплаты труда.

Учет расчетов с работниками организации по всем видам оплаты труда осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Каждая операция по расчетам с работниками закрепляется соответствующим учетным документом.