Техническое задание. 
Разработка информационной модели ERP-системы студии дизайна "ITECH"

1.1 Постановка задачи

Вариант 13. Табель учета рабочего времени

Необходимо учесть основные задачи учета: учет рабочего времени, кадрового учета и расчета заработной платы сотрудников.

• 1) Определить существующие справочники, например: Сотрудники, Должности, График работы.
• 2) Определить существующие документы, например: Приход сотрудника; Уход сотрудника; Отпуск; Больничный лист.

Определить возможные Отчеты.

ТЕХНИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ

ERP-системы — это компьютерные системы, созданные для обработки деловых операций организации и для содействия комплексному и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и обслуживанию клиентов. В частности, ERP-системы имеют следующие характеристики: это готовое ПО, разработанное для среды клиент-сервер, как традиционной, так и базирующейся на интернет-технологиях; эти системы интегрируют большинство бизнес-процессов; они обрабатывают большую часть деловых операций организации; эти системы используют БД всего предприятия, каждый образец данных в которой запоминается, как правило, единожды; они обеспечивают доступ к данным в режиме реального времени: в некоторых случаях данные системы позволяют интегрировать обработку деловых операций и действий по планированию (например, производственное планирование).

Более того, ERP-системы все чаще имеют такие дополнительные характеристики, как: поддержка многочисленных валют и языков (что очень важно для транснациональных компаний); поддержка конкретных отраслей (например, SAP поддерживает большое число отраслей, включая нефтяную и газовую отрасли, здравоохранение, химическую промышленность и банковское дело); способность к настройке (кастомизации) без программирования (например, установкой «переключателей»).

Перечислим основные преимущества внедрения и использования ERP-системы: ERP-системы интегрируют виды деятельности фирмы.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

ERP-системы используют «лучшие практики».

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.

ERP-системы делают возможной организационную стандартизацию.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

ERP-системы устраняют информационную асимметрию.

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение контроля. Если один из пользователей не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация может стать «плоской»: так как информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность — подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

ERP-системы обеспечивают информацией в реальном времени. В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.

ERP-системы обеспечивают одновременный доступ к одним и тем же данным для планирования и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными системами.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству между организациями.

ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои БД для облегчения снабжения и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP-системы могут быть использованы для содействия таким обменам.

Одной из главных целей ERP-систем является автоматизация внутренних и внешних процессов предприятия.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия позволяет значительно упростить внутренний документооборот, сэкономить большое количество рабочего времени, а также облегчить получение данных для подготовки отчетности и планирования работы компании. Автоматизация на основе современного программного обеспечения — это один из главных пунктов управления компанией на высоком уровне.

Автоматизация позволяет:

• · перевести значительную часть бумажного документооборота в электронную форму;
• · сэкономить время и средства на проведении расчетов, ведении первичной бухгалтерии;
• · оперативно получать данных по всем участкам работы и постоянно контролировать показатели деятельности компании;
• · гарантировать конфиденциальность и сохранность большого объема информации.
• · Современное программное обеспечение упрощает:
• · работу с клиентами;
• · контроль товарных запасов;
• · ведение первичной бухгалтерии и отчетности;
• · управленческий учет.

Автоматизация промышленных предприятий — одно из основных направлений деятельности предприятий производственной сферы, призванных способствовать построению четкой, продуманной и эффективной системы управления всеми бизнес-процессами. Бизнес-процесс — это процесс (цепочка) создания ценностей для конечных потребителей в различных сферах. Выстраивание бизнес-процессов и их оптимизация позволяют исключить необязательные, лишние активности, снизить издержки, повысить операционную эффективность и рентабельность производимого товара производства.

Основные преимущества, которые привносит автоматизация деятельности предприятия или организации: качественное улучшение условий работы предметных специалистов и менеджеров различных уровней; сокращение сроков исполнения задач в рамках различных бизнес-процессов; повышение управляемости организации за счет доведения управленческих решений до сотрудников и гарантированного контроля их исполнения с анализом сроков и результатов; анализ статистики выполнения процессов, диагностика «узких мест»; масштабирование бизнеса за счет внедрения единых бизнес-процессов в филиалах и представительствах, если таковые имеются.

В зависимости от сектора рынка автоматизация имеет как схожие черты, так и выраженную специфику. Например, практически на всех предприятиях востребовано финансовое планирование. Но если для государственных структур важно соблюдение бюджета, выделенных на целевые статьи затрат, то коммерческие организации прежде всего делают упор на расчет прибыли, определение и минимизацию состава затрат, которые формируют себестоимость продукции или услуги. Можно выделить общие проблемы автоматизации бизнес-процессов в любой отрасли:

• · недостаточная четкость бизнес-процессов на российских предприятиях (как показывает практика, очень часто руководители не имеют комплексного представления о бизнес-процессах, протекающих на их предприятиях);
• · высокая стоимость данных систем автоматизации и их внедрения;
• · отсутствие высококвалифицированного персонала для работы с системами;
• · отсутствие требуемых условий работы специалистов и менеджеров различных уровней.

Непростая задача — ввести новшества в работу каждого сотрудника. Одних сотрудников все устраивает в новой программе, у других ничего не работает. Необходимо требовать от всех сотрудников конкретных замечаний к программе (до сдачи системы в рабочую эксплуатацию). Проблема ввода в эксплуатацию проекта автоматизации бизнес-процесса — это усвоение сотрудниками большого объема новой информации, а так же занесение в систему первичных данных — дополнительное время и усилия работников помимо основных обязанностей.

Бизнес-процессов, решающих сходные задачи и требующих сходных инструментов, возникает огромное количество. При этом одни и те же пользователи могут одновременно быть задействованы в различных процессах обработки документов в различных ролях, и, соответственно им понадобятся различные приложения для реализации своих функций.