Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• — приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• — оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• — расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• — представительские расходы.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю — купить бензин, секретарю — отправить почту, командированному — заплатить за гостиницу. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т. д. Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под. расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• — цель командировки;
• — кто направляется в командировку;
• — место командировки;
• — срок командировки;
• — какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• — условия командировке за пределами России;
• — порядок оформления командировки;
• — порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т. п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки: Если сначала выдаются денежные средства под отчет: Дебет 71 Кредит 50(51) — на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; Дебет 10 Кредит 71 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 71 — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ; Дебет 50 Кредит 71 — возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства. Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства: Дебет 10 Кредит 60 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 60 — отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ; Дебет 60 Кредит 71 — отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета; Дебет 71 Кредит 50 — погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ. Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров: Дебет 71 Кредит 73 — отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды); Дебет 10 Кредит 71 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 71 — отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ; Дебет 73 Кредит 50 — работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ. Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации. Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.