Документирование операций. 
Учет материальных запасов на предприятии (на примере ОАО "ВологдаПрофиль")

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Доверенность — первичный учетный документ установленной формы, применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору. Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдаётся под расписку получателю. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи — как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц. Доверенность должна обязательно содержать:

• · наименование и код ОКПО организации, выдавшей доверенность;
• · номер и дата составления доверенности;
• · срок действия доверенности (как правило, не более 15 дней);
• · наименование потребителя и плательщика — указывается полное наименование организации, её почтовый адрес, расчётный счёт и наименование банка организации; если потребитель и плательщик совпадают, то в поле «плательщик» пишут «он же»;
• · паспортные данные сотрудника, на которого оформлена доверенность;
• · наименование поставщика — организации, у которой нужно получить ценности по данной доверенности;
• · наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить ценности (оплаченный счёт, платёжное поручение);
• · перечень товарно-материальных ценностей, которые следует получить по доверенности.

При приеме материалов от поставщика, а также из переработки необходимо оформлять приходный ордер — М-4. Заполняется бланк этой формы в единственном экземпляре материально-ответственным лицом. Материалы, поступившие по одной накладной, можно отразить в одном ордере. При заполнении нужно указывать фактически полученное количество материалов. Заполнение приходного ордера производится в день приема материалов.

М-7. Акт о приемке материалов. Данная форма применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. В случае составления приемного акта приходный ордер (форма № М-4) не оформляется. В верхней части акта указываются наименования, адреса, телефоны, отправителя, поставщика и получателя материалов, а также место составления акта, время начала и окончания приёмки. Если груз был застрахован, то указывается страховая компания. Кроме того в соответствующих строках указываются номер сертификата качества, номер и дата сопроводительного документа (накладная), номер и дата договора на поставку материалов. На 1-й странице формы в разделе «По сопроводительным транспортным документам значилось» указываются данные из накладной поставщика. На 2-й странице пишутся условия хранения продукции на складе получателя, состояние тары и упаковки продукции. Также указывается, каким образом было определено количество недостающей продукции. На 3-й странице акта указываются выявленные сведения о браке, бое, недостаче и излишках материалов с точным количеством и стоимостью. На 4-й странице приводится заключение приемочной комиссии и перечисляются документы, прилагаемые к акту. Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика. Каждый член комиссии, включая кладовщика, принимающего материалы, подписывает акт. Акт утверждается руководителем организации-получателя материалов.

М-8. Лимитнозаборная карта. Лимитно — заборная карта применяется при наличии в организации лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно — заборной карты. Отпуск материалов со складов в производство в большинстве случаев осуществляется на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты определяются на основе норм расхода материалов при изготовлении продукции, а также производственных программ. Данная карта выписывается на один вид материала в двух экземплярах. Один экземпляр направляется в подразделение, которое является потребителем этого материала, другой экземпляр передаётся на склад. Лимитно — заборные карты могут выписываться как на месяц, так и на квартал. Установленный для данного материала лимит указывается в строке «Лимит». Отпуск материала в производство происходит, когда сотрудник производства предъявляет кладовщику свой экземпляр лимитно — заборной карты. Дата и количество отпущенных материалов отмечается в обоих экземплярах карты. Кладовщик расписывается в экземпляре представителя производства, а представитель производства — в экземпляре кладовщика.

Требование-накладная (форма М-11). Это внутренний документ организации, которым обмениваются ее структурные подразделения или материально ответственные лица. Оформляется требование-накладная при передаче материалов, при сдаче остатков неизрасходованных материальных ценностей, а также отходов и брака. Требование-накладная оформляется на каждое перемещение материала внутри организации. При этом если у вас установлено ограничение на отпуск со склада материалов, нормами документооборота предписано применять лимитно — заборную карту. При выписке требования-накладной в нее могут быть занесены несколько наименований материалов. Оформляется М-11 материально ответственным лицом подразделения, выдающего материальные ценности. Документ подготавливается в двух экземплярах, по одному для каждого склада. Передающий материалы склад на основании своего экземпляра производит списание, а получающий — оприходование. При заполнении документа следует проследить, чтобы отпущенное количество материалов не превышало запрошенного. В документе также указывается полное наименование материальных ценностей, их номенклатурные номера, единицы измерения. На требовании-накладной ставят подписи материально ответственные лица, затем документ передается в бухгалтерию. Уже бухгалтер проставляет в документе корреспондирующие счета и делает необходимые проводки в учете. Срок хранения требования-накладной — пять полных лет.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ФОРМА М-15). Накладную на отпуск материалов оформляют в двух случаях: если вы отпускаете ценности хозяйству своей же организации, и при этом оно размещено за вашей территорией, или если вы реализуете материалы сторонней организации. Документ составляется в двух экземплярах на основании договора, наряда, а также после предъявление доверенности на получение ценностей. Один экземпляр передается получателю, а второй — остается на складе, в качестве основания для списания материалов. В документе ставится четыре подписи. Их должны поставить: ответственное лицо, разрешившее отпустить материальные ценности; лицо, которое их отпустило; главный бухгалтер и получатель ценностей. При этом заполнять одну накладную могут сразу два человека: кладовщик, т. е. материально ответственное лицо на складе и бухгалтер материальной части. В качестве реквизитов накладной, обязательных к заполнению, можно назвать следующие: дата и номер документа; наименование отправителя и получателя материалов (в случае перемещения материалов между структурными подразделениями организации); основание для отпуска материалов (наименование и реквизиты документа); строка «кому» — наименование получателя материалов (сторонняя организация или структурное подразделение); наименование и количество передаваемых материалов; подписи ответственных лиц.

М-17. Карточка учета материалов. Данная форма применяется для учета движения материалов, находящихся на хранении на складах организации и её подразделений, по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет). Карточки учета материалов заполняются на каждый номенклатурный номер материалов на основании первичных приходных документов (форма № М-4) в день совершения операции. Данная форма заполняется на основании первичных приходных документов для каждого номенклатурного номера материала в день совершения операции. Все первичные документы по приходу и расходу материалов прилагаются к карточке М-17. Учёт приходов, расходов и остатков материалов на складе ведётся заведующим складом или кладовщиком. Кладовщик заполняет реквизиты места хранения материала на складе — стеллаж, ячейка. В графе «Норма запаса» указывается количество материала, которое необходимо для бесперебойного производства. Это количество материала всегда должно присутствовать на складе. Графа «Срок годности» заполняется для материалов, для которых важно учитывать этот такой срок, например для шпаклёвок, лаков и т. п. Для прочих материалов в этом поле ставится прочерк.

Бланк формы № М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Бланк Акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений по форме № М-35 применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.