Организация аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на объекте исследования

Этап планирования аудита

Под аудитом учета расчетов с подотчетными лицами понимается независимая проверка, осуществляемая аудиторской организацией и имеющая своим результатом выражение мнения аудиторской организации о степени достоверности данного участка учета.

Основными этапами проведения аудиторской проверки операций с подотчетными лицами являются:

• -определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов;
• -составление аудиторской программы проверки расчетов с подотчетными лицами;
• -тестирование системы внутреннего контроля и учета;
• -установление соответствия данных бухгалтерской отчетности данным счетов бухгалтерского учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;
• -проверка организации материальной ответственности;
• -документальное оформление аудита расчётов с подотчётными лицами;
• -выражение мнения о достоверности отчетности в части учета расчётов с подотчётными лицами.

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:

• -общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;
• -аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации [20, с. 15].

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения [29, c. 128].

Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.

В процессе планирования аудитор должен также:

• -оценить эффективность системы внутреннего контроля и учета клиента;
• -установить приемлемый аудиторский риск и рассчитать уровень существенности, которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной;
• -выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторские процедуры.

Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

План аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

Программа аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании плана аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности [18, c. 13].

Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.

Составляя программу проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитор направляет свои усилия на проверку тех участков, которые не подвергались контролю или мало контролировались бухгалтерией.

Программа аудита учета расчётов с подотчётными лицами представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита, для сбора аудиторских доказательств.

Аудиторская организация, если сочтет это целесообразным, может согласовать с руководством проверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана и программы аудита. При этом аудиторская организация является независимой в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с данным общим планом и данной программой.

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке [12].

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению страховыми взносами [3].

Для составления программы проверки расчетов с подотчетными лицами для удобства рассмотрим классификацию возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.

Итак, основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

• 1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• 2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• 3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• 4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• 5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

• 1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;
• 2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
• 3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• 4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• 5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

• 1. Нарушение порядка удержаний НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• 2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

• 1. Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• 2. Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

Нарушения порядка учета представительских расходов:

• 1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• 2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• 1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• 2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• 3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере по счету 71 или других регистрах.

При составлении программы проверки расчетов с подотчетными лицами, признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

• -отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• -несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• -отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• -несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• -задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• -списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• -отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• -отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• -отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающего авансовые отчеты;
• -выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания [17, c. 14].

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в таблице 3.

Таблица 3 — Вопросник аудитора для оценки надежности СВК в отношении расчетов с подотчетными лицами.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий.

Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке.

Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета законодательству.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами приведены в таблице 4.

Таблица 4 — Методы сбора аудиторских доказательств.

Примечание к таблице:

Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1−8) :

• 1. Наблюдение или участие в инвентаризации;
• 2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
• 3. Устный опрос;
• 4. Получение письменных подтверждений;
• 5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• 6. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;
• 7. Проверка арифметических расчетов;
• 8. Анализ.