Обзор информационных систем и технологий ТСЖ

На данный момент в ТСЖ «Крепость» используется 2 рабочие станции — локальный ПК Председателя ТСЖ и локальный компьютер Бухгалтера ТСЖ. Оба ПК оборудованы доступом в интернет для доступа в Интернет Банк. Ниже приведена характеристика каждой из рабочих станций.

Таблица 1. Конфигурация компьютера Председателя ТСЖ.

Таблица 2. Конфигурация компьютера Бухгалтера ТСЖ.

Следует отметить, что соблюдены требования по обеспечению всеми необходимыми лицензионными программными продуктами рабочих мест: операционные системы Microsoft Windows 7 Professional, офисные программы Microsoft Office 2010, антивирусная программа Kaspersky Internet Security 2011 ежедневно обновляемыми базами сигнатур вирусов, 1С: Предприятие 7.7.

Председатель правления ТСЖ использует следующие программы:

Программа «MS Word» — это программа для написания, редактирования и распечатывания текстов, таблиц, писем, конвертов, документов, объявлений, квитанций и т. п.

Программа «Коммунальные услуги» для организации и проведения общих собраний собственников многоквартирных домов или членов ТСЖ.

Программный комплекс «Коммунальные услуги» позволяет автоматизировать тяжелую часть работы по проведению собраний членов ТСЖ, а также собственников помещений в многоквартирном доме.

Также программа позволяет создавать различные документы, необходимые в процессе деятельности ТСЖ.

Области применения программы:

• · создание ТСЖ
• · текущая деятельность ТСЖ;
• · предыдущий председатель, которого сменили, или предыдущая управляющая компания не отдает документацию;
• · ликвидация ТСЖ;
• · изменение размера общего имущества в коммунальной квартире (п. 2 ст. 41 Жилищного кодекса РФ);
• · получение документального подтверждения о том, кто является; собственником квартиры или нежилого помещения в многоквартирном доме

Программа «ПП «Эллис — квартплата для ТСЖ и ЖСК» ведет реестр членов товарищества, печатает отчеты, некоторые документы.

Данное программное оснащение разработано для автоматизации проведения расчетных операций по оплате за квартиру, по начислению оплат за коммунальные услуги, по проведению расчетов между каждым отдельно взятым товариществом владельцев жилья или жилищно-строительным кооперативом и поставщиками тех или иных видов услуг.

Список специализированного программного обеспечения, используемого бухгалтером :

• * 1С Предприятие 7.7 — Бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством; Учет основных средств и расчет амортизации; Формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы; Бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями;
• * ПП «Эллис — квартплата для ТСЖ и ЖСК» — данное программное оснащение разработано для автоматизации проведения расчетных операций по оплате за квартиру, по начислению оплат за коммунальные услуги, по проведению расчетов между каждым отдельно взятым товариществом владельцев жилья или жилищно-строительным кооперативом и поставщиками тех или иных видов услуг.
• * Налогоплательщик ЮЛ — предназначена «для автоматизации процесса ввода налоговой и бухгалтерской отчетности, печати документов на бумажных носителях, формирования введенной информации бухгалтерской и налоговой отчетности на магнитных носителях налогоплательщиком и передачи отчетности в налоговые органы в электронном виде на магнитных носителях». Программа разработана Филиалом ФГУП ГНИВЦ ФНС России в Чувашской Республике, предназначена для работы в среде Windows.
• * ПД СПУ 2010 — Программный комплекс ПД СПУ предназначен для заполнения, вывода на печать и перевода в электронную форму документов:

РСВ-1. РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;

РСВ-2. РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, не производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;

СЗВ. Сведений о начисленных, уплаченных страховых взносах и страховом стаже на обязательное пенсионное страхование застрахованного лиц.

* Документы ПУ 5 — Программа «Документы ПУ 5» предназначена для формирования документов индивидуального (персонифицированного) учета страхователем, в соответствии с инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе Государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФ РФ и подготовки их для сдачи в электронном виде в территориальный орган ПФ РФ.

На основании имеющихся данных было установлено, что информационная система в ТСЖ «Крепость» нуждается в локальной сети, так как используется только несколько рабочих станций, находящихся локально, в малом удалении друг от друга. Имеющееся специализированное программное обеспечение работает в локальном режиме, для нормального функционирования локальная сеть нужна. Существующая система безопасности полностью удовлетворяет потребностям информационной защиты ТСЖ «Крепость», так как малый объем данных легко контролируется локально установленным антивирусным программным обеспечением.

2. 3 Анализ и выявление проблем информационного обеспечения ТСЖ «Крепость».

Анализ деятельности ТСЖ «Крепость» позволил выявить наличие следующих проблем:

• 1) Низкий уровень связи между управляющим составом ТСЖ и жильцами дома, что выражается в замедленной реакции на проблемы, особо остро интересующие жильцов. Это, в свою очередь, влечет за собой недовольство населения дома работой управляющего состава.
• 2) На данный момент автоматизация работы бухгалтерии и управляющего состава ТСЖ минимальна. Отсутствие специализированных систем влечет за собой значительные временные задержки при получении управляющим составом и бухгалтерией необходимых данных для обеспечения их эффективной работы. Вследствие этого замедляются действия по обеспечению жильцов необходимой информацией. Организация обратной связи между жильцами и управляющим составом полностью отсутствует, вся связь сводится к единичным телефонным звонкам председателю правления или бухгалтеру с целью выяснения необходимой информации или вывешивания скудных по содержанию объявлений на доске объявлений, установленной в каждом подъезде.
• 3) В ТСЖ «Крепость» отсутствует локальная сеть, которая имеет множество преимуществ. Ее отсутствие негативным образом влияет на должную степень информатизации.
• 4) В ТСЖ не происходит совершенствование системы информационной безопасности. Затраты на организацию информационной безопасности минимальны — приобретение антивирусного программного обеспечения 1 раз в год. Отсутствует персонал, компетентный в вопросах информационной безопасности. Защита информационного портала ТСЖ в сети Интернет не реализована.
• 5) Отсутствие базы данных в ТСЖ.

Еще один существенный недостаток в работе ТСЖ «Крепость» — это отсутствие надежных баз данных, в которых бы могла храниться вся необходимая информация.

При отсутствии баз данных, наблюдаются следующие недостатки в работе:

• — Невозможность сбора и хранения актуальной информации о жильцах ТСЖ;
• — Невозможность сбора и хранения актуальной информации о квартирах ТСЖ;
• — Невозможность ведения базы многих ТСЖ, включая реквизиты ТСЖ — ИНН, КПП, Расчетный счет в банке и др.
• — Невозможность хранения информации о текущих тарифах, тарифах предыдущих периодов;
• — Невозможность расчета квартплаты на данных о текущих тарифах в ТСЖ, отсутствие информации о потреблении коммунальных услуг, задолженности предыдущих периодов;
• — Отсутствие экспорта печатных форм квитанций квартплаты;
• — Невозможность создания отчетов о текущем состоянии финансовых дел в ТСЖ.
• 6) Отсутствие сайта у ТСЖ.

Существующая система информационного обеспечения в ТСЖ ограничивается использованием досок объявлений в подъездах и проведением общих собраний собственников жилья не чаще 1 раза в пол года. Эти мероприятия позволяют донести до собственников малую долю интересующей их информации, что влечет за собой непонимание и непринятие некоторых решений управляющего состава дома, обоснованных с точки зрения руководства, но не с точки зрения собственников.

Среди обозначенных проблем наиболее актуально для ТСЖ «Крепость» на наш взгляд, является отсутствие базы данных. Ее создание позволит частично решить и ряд других проблем, в частности, повысить скорость и уровень информированности жильцов о деятельности правления и обслуживающего персонала. Ее разработка представлена в 3 главе.

Выводы:

• — Рассмотрена общая деятельность ТСЖ «Крепость»
• — Рассмотрены программные продукты в ТСЖ «Крепость»
• — Проведен анализ проблем информационного обеспечения ТСЖ «Крепость»