Функциональное моделирование деятельности ООО «ГрузТрансАвтоцентр» (AS-IS)

Целью построения функциональной модели является выявление наиболее слабых и уязвимых мест деятельности организации. Для достижения этой цели необходим анализ преимуществ новых бизнес-процессов и степени изменения существующей структуры организации бизнеса.

В начале исследования необходимо построить функциональную модель методологии IDEF0, отражающую и описывающую деятельность данной компании в настоящий момент времени.

Вершиной древовидной структуры контекстной диаграммы (методология IDEF0), является общее описание системы и ее взаимодействие с внешней средой.

Функциональное моделирование деятельности предприятия осуществляется посредством программы Microsoft Office Visio в методологии IDEF0 и DFD диаграмм, которые описывают деятельность компании в настоящее временя (моделей AS-IS).

Отдел приема и размещения оформляет проживание гостя. Прием гостей осуществляется на основе документов прибывшего. Сотрудники согласовывают с клиентом место проживания (категорию номера, его месторасположение и т. п.), предоставляемые услуги, срок проживания. Взимается оплата проживания. По завершению оформления на поселение выдается карта гостя и ключ от номера.

Обслуживание гостей в период проживания сводится к продлению срока проживания, переводу гостя из одного номера в другой (в необходимых случаях), взиманию платы за проживание, организации предоставления дополнительных услуг по желанию клиента.

При оформлении выезда гостя предусматривается полный расчет с ним за оказанные услуги (с возвращением неиспользованного аванса), сдача клиентом номера и ключа Внутреннее нормативное регулирование предоставления Отделом услуг регламентируется законодательными актами, а также ОРД гостиничного комплекса.

Деятельность Отдела технического сервиса осуществляется с помощью сотрудников, информационных потоков, финансов, технических средств и прочее.

После обработки заявки на услуги отеля, подписывается и скрепляется печатью договор на оказание услуг. Функциональная модель «Предоставление услуг отеля» изображена на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Обработка заявлений на ремонт устройств самообслуживания. Диаграмма первого уровня.

На диаграмме изображен процесс, который мы рассмотрим и декомпозироруем. Он включает вход, выход, управления и механизмы.

На вход данного блока поступает следующие документы:

• · Заявка на рейс
• · Данные о маршруте и грузе

Выходные документы:

· Путевой лист На рис 1.4. развернутая схема процесса обработки ремонтной заявки клиента.

Рис. 1.4. Функциональный блок учета заявок. Модель «AS-IS».

Процесс оформления договора на оказание услуг (рис. 1.4.) состоит в следующем:

• · согласно внутренним правилам и условиям компании клиент заполняет типовую форму заявления на бронирование номера на сайте отеля;
• · после получения заявки на бронь сотрудники службы бронирования формируют типовой договор обслуживания, для данного клиента — физического или юридического лица;
• · далее они отправляют по внутренней почте запрос на подтверждение оплаты по данному договору, в Кассу службы
• · после получения подтверждения по оплате услуг отеля, сотрудники отдела бронирования печатают договор и отправляют договор клиенту по email.

Недостатки данного процесса очевидны:

• — большое количество времени, затрачиваемое на обработку заявки;
• — невозможность отображения текущего статуса оплаты в режиме реального времени;
• — в отделе не ведется отчетность, например о количестве договор с данным клиентом или, например, отчет о наиболее популярных доп. услугах отеля;
• — отсутствует единая база данных для сотрудников, работающих с договором;
• — невозможность выгрузки сформированного договора;
• — неудобство данного метода хранения данных;

Для того, чтобы показать информационные потоки, будем использовать DFD-диаграмму, на которой изображены потоки данных и документов. Данная диаграмма показана на рисунке 1.6.

В качестве внешних сущностей выступают «Клиент» и «Касса».

Рис. 1.6.