Теоретические основы и методологические особенности учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Подотчетными их называют потому, что они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем «подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет Каримов Д. Н. Особенности безналичных расчетов с подотчетниками. Учет в бюджетных учреждениях. № 1, 2013.» о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами. Подотчетными суммами могут оплачиваться:

• 1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы): основные средства и материально-производственные затраты; канцелярские расходы; почтовые расходы; проездные документы; и тому подобное.
• 2. Представительские расходы.
• 3. Командировочные расходы: расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, расходы на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы по оплате услуг связи, расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.

После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 № 373-П, утвержденное ЦБ РФ. Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

В соответствии с п. 4.4. Положения № 373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

При этом сотрудник компании, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителя компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

До введения в действие нового Положения наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано отчитаться в первый день выхода на работу или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст. 137 Трудового кодекса.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки: проверки авансового отчета бухгалтерией, утверждение отчета руководителем, окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п. 3.4. Положения № 373-П прием остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.

«По мнению Минфина РФ, последний способ комфортен и упрощает процедуру по выполнению работодателем обязанностей возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей Каримов Д. Н. Особенности безналичных расчетов с подотчетниками. Учет в бюджетных учреждениях. № 1, 2013.».

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых — нет нужды заниматься кассовыми документами, в-третьих — не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности. Несмотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06 г. № 36−3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 г. № 40, отмечая, что согласно п. 10, п. 11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

Клиент — юридическое лицо (индивидуальный предприниматель), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• · оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.
• · иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут до начислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

• · отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
• · четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
• · своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом то есть сотрудником организации которому выдавались денежные средства в подотчет в одном экземпляре. И предоставляется в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы.

В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Такими документами могут быть: товарный чек, кассовый чек, товарная накладная, счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов), акт выполненных работ (оказанных услуг), командировочное удостоверение, квитанция, транспортные документы и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет целевое расходование подотчетных сумм, наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После такой проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе — проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета, бухгалтер передает его на утверждение руководителю организацииЕфремова, А. А. Типичные ошибки бухгалтерского и налогового учета: практическое пособие / А. А. Ефремова. — М.: КНОРУС, 2010. — с. 126. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.

Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода — возвращаются сотруднику.

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Ниже будут рассмотрены некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы регламентируются письмом Минфина от 10.11.2011 г. № 03−03−07/51. В нем Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются: чек контрольно-кассовой техники; чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник; подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате, или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Командированные сотрудники не должны забывать или терять документы, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012 г. № 03?03?07/6: «В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техникиГлинкин, А. А. Налог на прибыль и доходы; Учебно-информационный центр при Гос. налоговой инспекции по г. Москве, 2012. — с. 99.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту".

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точки зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011 г. № 03−03−06/1/741.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н.