Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал»

Приказом руководителя ООО «РИФ-Терминал» утверждается перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.

При отражении расчетов с подотчетными лицами бухгалтер помнит, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй — отчет за них.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивным. По дебету данного счета отражается сумма задолженности подотчетного лица после выдачи ему аванса, по кредиту — погашение этой задолженности.

Сальдо по этому счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.

Пример. 1 марта 2014 года Краснокутский Иван Николаевич, сотрудник ООО «РИФ-Терминал», был отправлен в командировку на основании приказа руководителя № 62-КК (Приложение 1).

В командировку сотруднику было выдано командировочное удостоверение № 62-КК от 04.03.2014 г. для отметки выбытия и прибытия из/в пункты назначения (Приложение 2) и служебное задание № 62-КК от 04.03.2014 г. (Приложение 3).

Кроме того, был куплен электронный авиабилет по безналичному расчету, по маршруту Москва-Омск-Москва, стоимость билета составила 8787,73 руб. (Приложение 4). Дата вылета из Москвы в Омск 04 марта 2014 года, дата возвращения из Омска 7 марта 2014 года.

В командировку Краснокутский И. Н. отправился за свои денежные средства.

При возвращении из командировки был оформлен Авансовый отчет № 67 от 11.03.2014 г. (Приложение 5). Из кассы был возмещен перерасход.

Продолжительность командировки составила 4 дня.

Сотруднику по возвращению были выплачены суточные в размере 2800 руб. на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6).

Продолжительность проживания в гостинице 2 дня. Стоимость проживания в гостинице согласно счету из гостиницы составила 3900 руб. в сутки (Приложение 8).

Так же были выплачены расходы на такси из/в аэропорт-гостиница-аэропорт в соответствии с квитанцией об оплате услуг (Приложение 9) в размере 510 рублей в обе стороны.

Также были выплачены расходы на Аэроэкспресс в обе стороны из/в аэропорт в размере 680 рублей (Приложение 9).

В результате бухгалтером ООО «РИФ-Терминал» были сделаны следующие проводки (таблица 2.3.).

Таблица 2.3.

Бухгалтерские проводки, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Краснокутскому И.Н.

Пример. 12 марта 2013 г. работнице организации Ивановой С. И. была выдана подотчетная сумма на закупку канцтоваров на сумму 2800 руб. в соответствии с расходным кассовым ордером № 34 (Приложение 10).

14 марта канцтовары были оприходованы на склад, а в бухгалтерию представлен авансовый отчет № 73 (Приложение 11), чек № 2 035 на сумму 2 800 рублей (Приложение № 12) и товарный чек № 173 (приложение 12). Бухгалтером ООО «РИФ-Терминал» были сделаны следующие проводки (таблица 2.4.).

Таблица 2.4.

Бухгалтерские проводки, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Ивановой С.И.

Если подотчетным лицом в ООО «РИФ-Терминал» оплачены деньги поставщику, то делается проводка: Д 60 — К 71.

Командированный сотрудник, получивший деньги в кассе для командировки, является также подотчетным лицом.

Порядок направления работников в командировки определен нормами ст. 166 — 168 Трудового кодекса РФ. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Разъездной характер работы служебными командировками не признается.

Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т. д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда — день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Пример. В январе 2014 г. В. Орлова, сотрудница ООО «РИФ-Терминал», выехала в командировку из Москвы в Санкт-Петербург. В. Орлова выезжает в командировку на поезде «Красная стрела» (скоростной поезд). Поезд отправляется 10 января в 11−59. Возвращается из командировки В. Орлова 16 января в 14−00.

Первым днем командировки будет считаться 10 января, а последним — 16 января.

Суточные выплачиваются за семь дней (на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6)).

Пример. В. Орлова уезжает в командировку на обычном поезде с Ленинградского вокзала. Поезд отправляется 11 марта в 00−25. В. Орлова возвращается из командировки 16 марта в 14−30.

Первым днем командировки будет считаться 11 марта, а последним — 16 марта.

Суточные выплачиваются за шесть дней (на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6).

Пример. Орлова В. вылетает в Санкт-Петербург на самолете из аэропорта. Аэропорт находится в 1 часе езды от города. Самолет вылетает 9 июля в 00−40. Орлова В. возвращается из командировки 14 июля в 14−50. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, Орлова В. должна выехать из города поздно вечером 8 июля.

Первым днем командировки будет считаться 8 июля, а последним — 14 июля.

На основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 Суточные выплачиваются за шесть дней (Приложение 6).

Суточные, выплаченные сотрудникам, командированным как на территории РФ, так и заграницу, можно вычитать из облагаемых доходов (для расчета налога на прибыль) в полном объеме без каких-либо ограничений.

Однако необходимо обратить внимание на режим налогообложения НДФЛ.

В налогооблагаемый доход включаются суточные, превышающие 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2500 рублей — за пределами РФ.

Если суточные выдаются в пределах норм, то НДФЛ они не облагаются.

Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения облагается НДФЛ.

ООО «РИФ-Терминал» ежемесячно выдает заместителю главного бухгалтера 10 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило установлено, так как расходы носят более-менее регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.

Пример. 11 февраля 2013 года В. Орлова выехала в служебную командировку из Москвы в Санкт-Петербург. Продолжительность командировки — 3 суток.

По приказу руководителя ООО «РИФ-Терминал» № 008-С/13 от 28.01.2013 размер суточных для командировок по территории РФ составляет 700 рулей в сутки (Приложение 6).

Бухгалтер выдал Орловой В. суточные в размере:

700. /сут. x 3 сут. = 2 100 рублей В налоговом учете по налогу на прибыль суточные включаются в состав прочих расходов в полном объеме.

Для целей НДФЛ сумма суточных в пределах норм составила:

700 руб. x 3 сут. = 2 100 руб.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице и оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостинице и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.).

Такие расходы работнику не оплачиваются.

Расходы к проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• — стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• — оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• — плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• — стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если он находится за чертой населенного пункта;
• — сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

• — учет командировочных расходов;
• — учет расходов на проезд;
• — учет расходов на проживание;
• — выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т. д.

Пример. 17 октября 2013 г. из кассы на основании расходного кассового ордера (Приложение 10) были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику ООО «РИФ-Терминал» Арапову Алексею Михайловичу в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т. ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т. ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Так как сотрудник за все рассчитывается сам, то ООО «РИФ-Терминал» выдает ему денежные средства из кассы, тем самым, выполняя свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда и избегая лишних хлопот и проводок в учете Таблица 2.5.

Учет командировочных, выданных Арапову Алексею Михайловичу.

Чаще всего, руководство ООО «РИФ-Терминал» не утруждает себя столь точными расчетами при выдаче командировочных, а выдает немного больше, на всякий случай. В нашем случае 16 000 руб. После возвращения из командировки остаток средств необходимо вернуть.

Иногда ООО «РИФ-Терминал» делает такую ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например: книгу), отчитывается в том, что он купил, а затем ООО «РИФ-Терминал» оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Ведь ООО «РИФ-Терминал» ему ничего не поручала, денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом ООО «РИФ-Терминал» приобретает у своего сотрудника эти самые материальные ценности. Но такая сделка — это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица, принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, как они потраченыВасильева, Л.С.; Петровская, М. В. Бухгалтерский управленческий учет. Порядок постановки и основные направления развития; М.: Эксмо, 2009. — с. 134.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка местная и длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5×700 = 3 500 рублей.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС) Глинкин, А. А. Налог на прибыль и доходы; Учебно-информационный центр при Гос. налоговой инспекции по г. Москве, 2012. — с. 451.

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице в данном случае составят 5×3 540 = 17 700 руб Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию примера составляют 5 900 руб.

При помощи авансового отчета (Приложение 5) подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии ООО «РИФ-Терминал» израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 (Приложение 5) и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии ООО «РИФ-Терминал». Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т. д.) (Приложение 4,7,8,9) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне авансового отчета суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Таблица 2.6.

Итоговый расчет по расходам на командировку Арапова Алексея Михайловича. Август 2013 г.

Иногда организация самостоятельно приобретает билеты (предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб. НДС) и затем передает их командированному. В этом случае будет следующая последовательность бухгалтерских операций.

Таблица 2.7.

Бухгалтерские операции, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Арапову Алексею Михайловичу.

На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы.

Если сотрудник за все рассчитывается сам, то, выдав денежные средства из кассы, организация выполнила свои обязательства по обеспечению его проживания и проезда.

Выдача денег из кассы отражается проводкой: Дт 71 Кт 50.

Таблица 2.8.

Бухгалтерские проводки в ООО «РИФ-Терминал» в августе 2013 г. в отношении командированного сотрудника.

Подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» могут быть только сотрудники ООО «РИФ-Терминал».

Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники ООО «РИФ-Терминал», но круг таких лиц ограничен, ведь у ООО «РИФ-Терминал» нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику ООО «РИФ-Терминал» выдаются денежные средства, ему указывают на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников — трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет так же 3 дня с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ»: пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.