Проведение инвентаризации материально — производственных запасов

Статьей 12 Закона от 25.06.2001 г. N 42−3 «О бухгалтерском учете и отчетности» предусмотрено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок доведения инвентаризаций (их количество в отчетном году, сроки проведения, перечень проверяемых объектов и т. д.) определяет руководитель предприятия. Вместе с тем инвентаризация обязательна:

• — при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;
• — при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• — при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;
• — при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• — в случае возникновения непреодолимой силы, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;
• — в иных случаях, предусмотренных законодательством республики.

При проведении инвентаризации организациям необходимо руководствоваться Методическими указаниями Минфина от 5.12.1995г. № 54.

С этой целью в организации должна создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации необходимо формировать рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии у субъекта хозяйствования ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных, комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ об их составе (приказ, постановление, распоряжение) необходимо зарегистрировать в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) их части. Вес (или объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут, раздельно один из членов инвентаризационной комиссий и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости оттого, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) показаны данные ценности.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания, неправильных записей и проставления над ними, правильных. Коррективы должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах такие строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана и отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце инвентаризации последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии. К членам, комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший его расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится проверка.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Данная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты таких контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. Распоряжение об инвентаризации вручается председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед ее началом. Инвентаризация ценностей должна начинаться в строго установленное в распоряжении время.