Инвентаризация материально — производственных запасов

Инвентаризация как способ первичного наблюдения

Инвентаризация — это проверки и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) или источников их образования (пассивов) в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета и принятие решений по внесению соответствующих изменений.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки проверки. При необходимости комиссии придаются соответствующие технические средства (весоизмерительные и счетные приборы, подъемное оборудование) и персонал (грузчики, водители, операторы и т. д.).

Различают инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды. По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации. Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе. Внутри года проводится также целый ряд обязательных инвентаризаций: при смене материально ответственного лица или руководителя предприятия, при установлении фактов хищений, после пожара и других стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия, по решению суда, правоохранительных или контрольных органов.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризации является годовая, которая проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей (основных средств, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, денежных средств и др.), но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм, созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Инвентаризации, в основном, проводятся с целью уточнения данных бухгалтерского учета. Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета кроется в том, что при наблюдении, измерении, при арифметических подсчетах и записях в документах и регистрах могут быть допущены непреднамеренные ошибки. В реальной жизни существует и ряд естественных процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или стоимость средств — усушка, распыление, испарение, химическая реакция и другие изменения свойств объектов.

Такие изменения невозможно учесть, как обычные операции по движению средств и они могут быть установлены только после истечения определенного времени путем проведения инвентаризации. Более того, могут быть и преднамеренные искажения учетных данных или хищения, порча, утрата ценностей, которые также не получают документального отражения как хозяйственные операции. Именно такие случаи расхождений данных текущего учета и реальной действительности позволяет выявить особый прием наблюдения — инвентаризация.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально ответственных лиц подписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентарные описи. Правильность данных инвентарных описей подтверждается подписями всех членов комиссии, а материально ответственное лицо расписывается в приемке этих ценностей на ответственное хранение.

Бухгалтерия предприятия, по данным текущего документально обоснованного учета, выводит остатки по всем проверяемым видам средств и сравнивает их с остатками по инвентарным описям. Данные, по которым выявлены расхождения, переносятся в сличительную ведомость, как в количественном, так и в суммовом выражении.

Результаты инвентаризации — излишки или недостача средств в каждом конкретном случае — тщательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины и виновники их возникновения, вырабатываются возможные меры по устранению.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» излишки выявленного при инвентаризации имущества зачисляют на увеличение прибыли отчетного года. Стоимость недостач, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения. Недостачи сверх норм возмещаются за счет страховых фондов или организаций, а если известен виновник, то за их счет. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли или резервных фондов, а в бюджетных организациях — за счет источников финансирования.

Уточнение или списание сумм дебиторской или кредиторской задолженности, в том числе и после истечения сроков исковой давности, производятся за счет финансовых результатов отчетного года или за счет ранее созданного резерва по сомнительным долгам (прибыли предшествующих лет).

В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 80 «Прибыли и убытки». Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом составляются проводки:

К-т сч. 10 «Материалы» .

К-т сч. 50 «Касса» .

К-т сч. 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств» .

Необходимость инвентаризации вызвана следующими обстоятельствами:

фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повседневному наблюдению в текущем учете. К ним относятся изменения массы или количества материальных ценностей в связи с изменением условий их хранения (усушка, распыл и т. д.);

• — устранение расхождений между данными учета и фактическим наличием средств в организации, которые возникают в процессе текущего учета. Они могут быть вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);
• — контроль за материально ответственными лицами. С его помощью выявляются расхождения между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными учета, которые возникают в результате обмеров или обвесов при приемке или передаче ценностей, обсчетов при выдаче денег, хищений.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные.

При полной инвентаризации проверке подвергаются все без исключения средства хозяйства и подразделения, где имеются материальные ценности или денежные' средства. Частичная инвентаризация охватывает лишь какую-либо одну часть хозяйственных ресурсов организации, т. е. проверке подлежат материальные или денежные средства, находящиеся в одном из подразделений либо числящиеся за одним материально ответственным лицом.

По периодичности инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки. Организация обязана проводить плановые инвентаризации своих ресурсов в следующие сроки:

• — основных средств, капитальных ремонтов, расходов будущих периодов и всех ТМЦ — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов;
• — расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее одного раза в год;
• — расчетов с банками и финансовыми органами — не менее одного раза в квартал;
• — расчетов организации с его хозяйствами, выделенными на самостоятельный баланс, — не менее одного раза в квартал;
• — денежных средств и денежных документов, — не менее одного раза в месяц.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответственных лиц либо при замене материально ответственных лиц по распоряжению администрации или по требованию ревизора.

Во всех случаях инвентаризация проводится комиссией во главе с председателем. В комиссию, как правило, входят:

• — представители администрации;
• — работник бухгалтерии;
• — материально ответственное лицо;
• — представитель собственника.

По итогам инвентаризации составляется инвентаризационная ведомость, куда вписываются фактические остатки материальных ценностей или денежных средств. Ведомость подписывают члены комиссии. Затем ее передают в бухгалтерию, где на ее основе составляется сличительная ведомость, куда кроме данных из инвентаризационной ведомости заносятся данные учетных регистров в бухгалтерии.

После сопоставления данных по каждой позиции выявляются расхождения между учетными данными и фактическим наличием (по данным комиссии). Если обнаружены излишки, они приходуются в организации. При недостаче принимается решение по их списанию.

Результаты инвентаризации — излишки или недостача средств в каждом конкретном случае — тщательно исследуются членами комиссии. Устанавливаются причины и виновники их возникновения. Вырабатываются возможные меры по устранению этих причин.

В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы». Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Суммы недостач, отраженные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», увеличиваются на сумму НДС, рассчитанного от стоимости недостающих ценностей. Начисление НДС в бюджет отражается проводкой по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» .