Документальный учет административных расходов предприятия ТОО «Ремстройкомплект»

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Графиком устанавливается рациональный документооборот, т. е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Основной частью административных расходов на предприятии ТОО «Ремстройкомплект» является оплата труда работникам аппарата управления и его структурных подразделений. В расходы на оплату труда входят заработная плата по окладам и тарифам административному персоналу, премии и поощрения, материальная помощь работникам администрации, компенсационные выплаты, оплата отпусков административному персоналу. Для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работников может использоваться расчетно-платежная ведомость (форма Т-1). Ведомость составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Расчетно-платежная ведомость составляется ежемесячно по установленной форме. В этих ведомостях по каждому работнику указываются табельный номер, фамилия, имя, отчество, должность, состояние расчетов на начало месяца, начисленные суммы оплаты труда за месяц и другие разрешенные законом удержания, суммы к выдаче, роспись в получении денег. Итоговые суммы по ведомости (вся начисленная заработная плата по данной ведомости, сумма, подлежащая выплате, фактически выплаченная сумма и депонированная сумма) указываются цифрами и подтверждаются подписью руководителя и главного бухгалтера. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов. На выданную сумму заработной платы (формы Т-1) составляется расходный кассовый ордер (типовая форма КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В состав элементов расходов, использованных на административные цели, входят и материальные расходы. К ним относятся сырье и основные материалы, отпущенные на административные нужды, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия. Запасные части и строительные материалы, отпущенные на административные нужды. Операции по движению сырья и материалов на предприятии оформляют первичными документами, типовые формы которых утверждены Приказом № 402. Формы документов, используемых в документальном оформлении при поступлении материалов на склад и при их отпуске со склада, утверждены приказом Министра финансов Республики Казахстан от 19.08.13 г. № 402 «Об утверждении форм первичных учетных документов». При внутреннем перемещении материалов со склада на склад составляются накладные (ф. № З-2 и З-5). Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой — складу для их оприходования. Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно — заборные карты, требования, накладные. Лимитно — заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Выписываются карты в двух экземплярах: одинцеху, другой — складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно — заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно — заборной карте склада. Если лимитно — заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один — остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя. Накладные (ф. № З-2 и З-5) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная. При покупке предприятием материалов на административные нужды поставщик (продавец) представляет предприятию-покупателю налоговую счет-фактуру и накладную, форма и порядок заполнения которых утверждены МФ РК. В данных документах, кроме прочих реквизитов, указывается цена материала, ставка и сумма НДС, общая сумма, подлежащая уплате поставщику. Налоговая счет-фактура выписывается в двух экземплярах, оригинал которой вручается предприятию-покупателю, а копия хранится у поставщика (продавца) как отчетный и расчетный документ. Налоговая счет-фактура дает право покупателю, зарегистрированному как плательщику НДС, на включение в налоговый кредит расходов по уплате НДС поставщику при приобретении материальных ценностей (услуг).

Административные расходы также включают сумму начисленной амортизации основных средств администрации, нематериальных активов и прочих необоротных активов. Предприятия обязаны ежемесячно начислять амортизацию основных средств. Ежемесячно же суммы амортизации, начисленной по собственным и долгосрочным арендуемым основным средствам производственного назначения, согласно установленным нормам, предприятие включает в издержки производства. Для учета начисленной амортизации основных средств применяется ведомость расчета амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств. По каждому виду (группе) и наименованию основных средств, амортизация по которым начисляется линейным способом, сумма амортизационных отчислений (годовая и месячная) определяется исходя из амортизируемой стоимости, годовой и месячной норм амортизации. По основным средствам, по которым амортизация начисляется производственным способом, в ведомости указываются амортизируемая стоимость, ресурс объекта и сумма амортизационных отчислений на единицу использованного ресурса.

Расходы на командировки работников администрации учитываются по таким документам как командировочное удостоверение, расходно-кассовый ордер для выдачи наличных средств под отчет, отчет об использовании денежных средств. Командировочное удостоверение — это документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне постоянного места работы. В нем указывается срок и место командировки, обязательно должна быть подпись руководителя и печать предприятия. На удостоверении делаются отметки о датах выезда в командировку, прибытия на место командировки, выбытия с места командировки и прибытия на место постоянной работы. Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются первичным документом — расходным — кассовым ордером (форма КО-2). Он может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций. Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Расходы на аудиторские услуги, расходы на оплату услуг связи, плата за консультации юристов, оказание благотворительной помощи, подписка на периодические издания, расходы на охрану предприятия, а также дезинфекция помещений — относятся к прочим административным расходам и оформляются квитанциями, чеками, выписками счета, коммунальными справками, справками по налогам в бюджет и др.

Материально — техническое и транспортное обслуживание деятельности аппарата управления, включая затраты на содержание служебного автомобильного транспорта оформляется такими первичными документами: приходная накладная, счет-фактура. Приходная накладная это документ, при помощи которого в системе оформляется приход товаров от поставщика (например, бензин для автомобиля). Приходная накладная может иметь ссылку на заказ на поставку товаров, но можно оформить приходную накладную и не ссылаясь на заказ на поставку. Приходная накладная является основным документом, на основании которого производится приходование товаров в системе. Счет-фактура — документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику), выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Так как предприятие ТОО «Ремстройкомплект» ведет автоматизированный учет, то после оформления данных первичных документов информация об административных расходах вводится в базу данных «1С-Предприятие». По результатам данной информации формируются оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета. Оборотно-сальдовая ведомость — это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. В ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров. Оборотно-сальдовая ведомость по счету и анализ счета — это частные отчеты. Эти отчеты можно считать удобной выборкой информации, касающейся только одного счета (счет 7210 «Административные расходы»), из отчетов общего характера — оборотно-сальдовой ведомости и шахматной ведомости. Оборотно-сальдовая ведомость и анализ счета отличаются друг от друга способом представления информации. Карточка счета является наиболее детальным стандартным отчетом. Отчет рассчитывается для предварительно выбранного счета и представляет собой таблицу, в каждой строке которого отображена информация об одной проводке в которой задействован выбранный счет. В конце строки показан остаток, который получился на счете после регистрации проводки в информационной базе. По данным отчетов заполняется форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

Таким образом, первичная документация на предприятии ТОО «Ремстройкомплект» играет определенную роль в организации учета административных расходов, т.к. это является основой. Непосредственно по первичным документам отслеживают поступление материалов от поставщиков на административные нужды, а также внутреннее перемещение и реализацию.