Диагностика рабочего времени

Резервы времени ограничены, поэтому его нужно использовать рационально. Успех работника во многом зависит именно от этого. Следовательно, необходимо точно знать, на что нужно тратить время, на что оно тратится, и каким образом выполнять работу быстрее.

Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража, самофотографии, фотографии. Выбор метода зависит от задач и масштабов.

Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление операции в целом или её отдельных повторяющихся элементов для анализа приемов труда, определения причин отклонения от норм разработки или нормативов. Как правило, психологически он неприятен для работника, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого. Хронометраж используется, если необходимо изучить отдельные повторяющиеся элементы операции, важные в данный момент; если операции слишком кратковременные; если необходимо учесть все затраты времени на операцию. Он может быть непрерывным, выборочным и цикловым Киан К. Управление временем / К. Киан; [пер. с англ. О. И. Губренко]. — М.: Эксмо, 2006. — 80с. — (Менеджмент на ладони). При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы, а также устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками. Наблюдения фиксируют в специальном наблюдательном листе. После этого сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры, и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции. Непосредственным объектом хронометража является оперативное или подготовительно-заключительное время на машинно-ручных работах Гамидуллаев Б. Н. «Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием» Пенза, 2007. — 187с. В результате среднюю продолжительность той или иной операции можно рассчитать, разделив продолжительность всех операций на число операций. Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает оптимизировать затраты времени и совершенствовать ее структуру.

Фотография рабочего дня проводится с помощью измерения и наблюдения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на всем его протяжении или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии нормировщиков, мастеров и т. п. Она целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы, с охватом их всех или большей части, обычно в течение 10—15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика. М.: 2007. — 267с. Основными документами при этом являются карта фотографии, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, результаты, совмещение, примечания, с которым работника знакомят. В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения. Во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, конкретный период. Затем на их основе проводится подробный анализ, в котором определяются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь времени; продолжительность маршрутов; количество времени, необходимого для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных); а также выясняется, что помогает, а что препятствует его эффективному использованию Интернет-ресурсhttp://www.smartcat.ru/Personnel/UpravleniePersonalomTeoriyaIPraktikaFR.shtml.

Разновидностью фотографии является самофотография, основой которой является карта самофотографии. Она содержит следующие сведения: фамилию, имя и отчество работника, должность, стаж работы по специальности, в том числе на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели, анкету с пожеланиями. Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографии, подсчитываются по отдельным элементам работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по стажу, по видам работ, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, а также нерациональным использованием технических средств. Самофотография экономична, но не дает точных результатов и связана с трудностями в обработке материалов. Формой самофотографии является дневник рабочего времени руководителя или специалиста Гупалов В. К. Управление рабочим временем на предприятии. М.: 2001. — 253с. Работы в нем записываются в той последовательности, в которой они выполняются, и соответственно записываются затраты времени на них. Существуют книжная, реестровая и карточная формы ведения такого дневника, анализ которых позволяет экономить до 50% рабочего времени.

Что бы проанализировать отдельные виды работ часто используются опросы, которые могут проводиться как в устной форме, так и в форме анкеты. Последнее сложнее, но, тем не менее, позволяет получить более надежные ответы. Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике, быть понятными и удобными для заполнения, краткими, целенаправленными, доступными для машинной обработки Гамидуллаев Б. Н. «Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием» Пенза, 2007. — 187с. Вопросы должны быть сформулированы четко и недвусмысленно, а в случае оценочных вопросов определяются их границы.

Выявить виды деятельности, на которые время тратится впустую можно с помощью диагностики времени. В неё входит группировка работ по функциям. Затем им даётся оценка в отношении их необходимости, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа становится очевидным, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени. В итоге их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению поставленных целей и сокращению необоснованных потерь.