Подготовительная работа перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Составлению бухгалтерской отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа. При этом объем работы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности значительно выше объема работы, проводимой перед составлением промежуточной отчетности. Промежуточный баланс составляется обычно на основе книжных записей. Формированию годового бухгалтерского баланса обязательно предшествуют следующие основные этапы подготовительной работы:

• 1. проверка соответствия данных первичных учетных документов данным бухгалтерского учета;
• 2. проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
• 3. уточнение оценки имущественных статей баланса;
• 4. проверка записей на счетах бухгалтерского учета;
• 5. закрытие счетов, проведение реформации баланса;
• 6. составление оборотной ведомости по счетам Главной книги, которая охватывает все исправительные, корректирующие и дополнительные записи, вызванные предшествующими действиями.

При подготовке к составлению бухгалтерской отчетности необходимо проверить соответствие данных бухгалтерского учета имеющимся первичным учетным документам. Одновременно проверяется, все ли имеющиеся первичные документы нашли свое отражение в бухгалтерском учете. В случае необходимости первичные учетные документы должны быть восстановлены до составления отчетности.

Целесообразно перед окончанием года предупредить ответственных лиц о необходимости представления в бухгалтерию первичных документов по всем завершенным хозяйственным операциям (например, авансовые отчеты подотчетных лиц).

Все обработанные бухгалтерией первичные документы перед составлением отчетности должны быть проверены на их соответствие утвержденным формам. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, должны быть утверждены приказом об учетной политике организации.

Перед составлением годовой отчетности для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от местонахождения и все виды финансовых обязательств. В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие имущества, которое сопоставляется с данными бухгалтерского учета, а также проверяется полнота отражения в учете обязательств.

Инвентаризацию проводят с той периодичностью, которая указана в учетной политике организации. Но в любом случае перед составлением годового баланса ее проведение необходимо.

Для обеспечения реальности бухгалтерского баланса оценка его имущественных статей должна быть максимально приближена к уровню рыночных цен на аналогичные объекты. Однако на счетах бухгалтерского учета, по которым формируется баланс, активы отражаются в своей «исторической» оценке, то есть по первоначальной стоимости или себестоимости.

Цикл учетной работы за любой месяц (в межотчетном периоде) можно разделить на три этапа: составление бухгалтерских записей (проводок) на основании первичных документов, накопительных и группировочных ведомостей; перенос всех фактов хозяйственной деятельности организации за месяц из первичных документов в регистры бухгалтерского учета; формирование информации об объектах бухгалтерского учета на счетах Главной книги на основании итоговых данных учетных регистров.

В конце отчетного периода по всем счетам Главной книги подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты, по большинству выводится конечное сальдо.

Показатели Главной книги (остатки и обороты по счетам) используются для составления отчетности. Чтобы убедиться в точности и полноте этих показателей, необходимо периодически проверять записи по счетам.

Для проверки полноты и правильности записей по счетам используются различные приемы, которые зависят от применяемой в организации формы бухгалтерского учета.

Обычно проверку записей по счетам Главной книги проводят по следующим направлениям:

• 1. сличают обороты по каждому синтетическому счету с итогами документов, послуживших основанием для записей;
• 2. сравнивают между собой обороты и остатки по всем счетам бухучета;
• 3. сверяют обороты и остатки или только остатки по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями аналитического учета.

Для сверки данных аналитического и синтетического учета составляют оборотно-сальдовые ведомости отдельно по всем синтетическим счетам и отдельно по аналитическим, объединяемым одним синтетическим счетом. То есть составляется несколько оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам и одна — по синтетическим. Равенство остатков и оборотов свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета. Составлению промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности предшествует процедура закрытия счетов, причем при формировании годовой отчетности она является более сложной.

Для обобщения и сверки данных на счетах бухгалтерского учета составляется оборотная ведомость, которая является основанием для формирования баланса, отчета о прибылях и убытках и других форм отчетности.

Оборотные ведомости составляются по счетам синтетического и аналитического учета. Особенностью оборотной ведомости по синтетическим счетам является наличие трех пар равных итого:

• 1. пара: равны между собой суммы дебетовых и кредитовых сальдо на начало месяца. Это равенство вытекает из того, что на их основе был составлен баланс. В активных счетах сальдо дебетовое, а в пассивных — кредитовое. Следовательно, сумма этих сальдо на начало будет равна;
• 2. пара: равны суммы дебетового и кредитового оборотов за месяц. Это равенство вытекает из отражения хозяйственных операций на счетах способом двойной записи, т. е. операция записывается в дебет одного счета и в кредит другого в одинаковой сумме. Сумма операций на счетах является оборотом. Следовательно, суммы дебетового и кредитового оборотов будут равны;
• 3. пара: равенство конечных сальдо по дебету и кредиту. Это равенство обусловлено равенством двух первых пар. Кроме того, эти сальдо используются для составления нового баланса. Если при составлении оборотной ведомости не будет этого равенство, это значит, что допущены ошибки при записи операций на счета или при подсчете итогов.

Оборотные ведомости составляются и по счетам аналитического учета. Если на аналитических счетах ведется учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами, то оборотная ведомость составляется по такой же форме, как по синтетическим счетам но, в этой ведомости не будет трех пар равных итогов.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам имеют большое информационное и контрольное значение:

• 1. позволяют наблюдать за наличием и движением конкретных видов хозяйственных средств и источников их образования;
• 2. способствуют сохранности имущества;
• 3. служат основой для проверки правильности записей по синтетическим счетам.
• 2. Формы годовой бухгалтерской отчетности

I раздел Бухгалтерский баланс (форма № 1).

Бухгалтерский баланс — это таблица, в которой имущество организации сгруппировано по составу и функциональной роли (актив) и по источникам образования и целевому назначению (пассив). Итог актива должен быть обязательно равен итогу пассива, так как в активе и пассиве сгруппируется одно и то же имущество по разным направлениям. Схема бухгалтерского баланса приведена ниже.

Бухгалтерский баланс характеризует финансовое положение организации, представляя данные об имуществе в активе и источниках его формирования в пассиве. Он характеризует состояние имущества и источников его формирования на начало года и на конец отчетного периода. Бухгалтерский баланс организации (Приложение № 1) состоит из актива, в котором отражается имущество по его составу и размещению в сфере производства или обращения, и пассива, где отражается имущество по источникам его формирования и назначению. Действующая в настоящее время форма баланса приближена к требованиям международных стандартов финансовой отчетности и ориентирована на рыночные отношения. С целью контроля и анализа финансового положения организации и изменения его за период с начала года все статьи баланса сгруппированы в пять разделов. Разделы баланса по активу и пассиву взаимосвязаны. В бухгалтерском балансе активы и обязательства показываются с подразделением в зависимости от срока обращения (погашения) на долгосрочные (свыше одного года) и краткосрочные (до одного года). В бухгалтерском балансе по некоторым статьям за агрегированным показателем дается его разукрупнение на составные части через перечисление «в том числе» (например, запасы, кредиторская задолженность, а по другим статьям расшифровка показателей дается в приложении к бухгалтерскому балансу. Таким образом, из бухгалтерского баланса и приложения к нему можно получить как обобщенную, так и детальную информацию о финансовом положении организации.

Рассмотрим содержание бухгалтерского баланса по его разделам.

В разделе I актива баланса отражаются внеоборотные активы, к которым относятся нематериальные активы, основные средства, незавершенное строительство, доходные вложения в материальные ценности, долгосрочные финансовые вложения, отложенные налоговые активы и прочие внеоборотные активы. По статьям нематериальных активов, основных средств и доходных вложений в материальные ценности показывается остаточная стоимость их (за исключением тех объектов, по которым в соответствии с установленным порядком амортизация не начисляется). Расшифровка состава нематериальных активов на начало и конец года приводится в приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

В разделе II актива баланса отражаются оборотные активы, к которым относятся запасы, налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, дебиторская задолженность, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства и прочие оборотные активы.

Особыми статьями в разделе II актива баланса отражается дебиторская задолженность, а в разделах IV и V пассива баланса кредиторская задолженность. Таким образом, остатки по счетам учета расчетов организации с другими организациями и лицами в балансе показываются в развернутом виде: остатки по счетам аналитического учета расчетов, по которым имеется дебетовое сальдо, — в активе, а по счетам, по которым имеется кредитовое сальдо, — в пассиве.

В разделе III пассива баланса показываются капитал и резервы организации: уставный капитал, собственные акции, выкупленные у акционеров, добавочный капитал, резервный капитал, нераспределенная прибыль (непокрытый убыток).

В разделе IV пассива баланса «Долгосрочные обязательства» показываются долгосрочные заемные средства, отложенные налоговые обязательства и прочие долгосрочные обязательства. По статье «Займы и кредиты» показываются непогашенные суммы полученных займов и кредитов, подлежащие погашению в соответствии с договором более, чем через 12 месяцев после отчетной даты по данным счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». В бухгалтерском учете и в балансе задолженность по полученным кредитам и займам отражается с учетом процентов, причитающихся к уплате. Из общей долгосрочной задолженности по кредитам и займам на начало и на конец отчетного года в приложении к балансу выделяются, в том числе, задолженность по кредитам и по займам.

В разделе V пассива баланса показываются краткосрочные обязательства, к которым относятся займы и кредиты, кредиторская задолженность, задолженность перед участниками (учредителями) по выплате доходов, доходы будущих периодов, резервы предстоящих расходов, прочие краткосрочные обязательства. В этом разделе отражаются суммы кредиторской задолженности, подлежащей погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты. В случае, если суммы кредиторской задолженности подлежат погашению более чем через 12 месяцев после отчетной даты, они отражаются по статье «Прочие долгосрочные обязательства» в IV разделе пассива баланса. В справке к балансу приводятся данные о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах. Данные по ним заполняются на основе указаний в Плане счетов бухгалтерского учета, а также с учетом конкретного перечня забалансовых счетов, применяемых организацией. Бухгалтерский баланс составляется на основе данных об остатках по счетам синтетического и аналитического учета на начало отчетного года и на конец отчетного периода. Информация, содержащаяся в бухгалтерском балансе, используется в анализе хозяйственной деятельности, прежде всего в анализе финансовых результатов деятельности, финансового положения организации, ее ликвидности.