Характеристика структуры службы маркетинга

Особенности маркетинга компании, которые представлены на рисунке 3, обусловлены, прежде всего, спецификой продукции на предприятии, поэтому система организации службы представлена следующим образом:

Рис. 3 Система организации службы маркетинга

Отдел продаж Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением. Его основными задачами являются:

• — Заключение договоров на поставку строительных материалов и оборудования и полное обеспечение заказами на выполнение услуг
• — Разработка договоров на предоплату, ведение переписки и переговоров по поставкам и урегулированию всех спорных вопросов, отслеживание соблюдения сроков оплаты отгруженной продукции, принятие заказов на выпускаемую продукцию, своевременное оформление документов.
• — Изучение и внедрение передового опыта работы других предприятий по заключению и ведению договоров и заказов.
• — Ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынка сбыта предлагаемых видов продукции и услуг.

В структуру отдела продаж входят:

группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -1чел,).

группа помощников (оператор- 1 чел).

В связи с изменения в организационной структуре, необходимо произвести следующие изменения в штате сотрудников. На должность начальником отдела необходимо принять дополнительно человека, ведущим менеджером оставить старшего менеджера, а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функции по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК, для начальника отдела и оператора. Ниже приведена Таблица 1, в которой представлено новое распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж.

Таблица 1.

Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками отдела продаж.

реклама продвижение сегмент маркетинговый Взаимоотношение отдела продаж с другими подразделениями.

1. С отделом сбыта:

Получает: оперативную информацию, связанную с отгрузкой продукции; оформленные заказы на поставку продукции, рассмотрение предложений.

Представляет: заказы на поставку продукции, оперативную информацию по изменению грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию.

2. С финансовым директором:

Совместно составляет план продаж и факт продаж по выполненным работам.

3. С генеральным директором:

Совместно разрабатывают тексты и формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству.

Получает: руководящие материалы по вопросам организации труда и заработной платы, согласованное штатное расписание, положения о формах организации и оплаты труда.

4. С производственным отделом:

Получает: информацию о изменениях в производимой продукции, производстве новых видов продукции, об использовании новых видов строительных материалов.

Представляет: заявки от заказчиков на необходимые виды работ.

5. С коммерческим директором:

Получает: подписанные договора на отгруженную продукцию, справку об отгрузке с отклонением по качеству.

Представляет: помощь для решения конфликтных ситуаций с потребителями при поставке некачественной продукции; сертификаты качества на отгруженную продукцию.

Бюро маркетинга Основными функциями данного подразделения службы маркетинга являются:

• — Изучение рынка, прогнозирование спроса и реализации продукции.
• — Анализ эффективности принятия маркетинговых решений.
• — Изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией данного предприятия;
• — Создание информационностатистического банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа Turbo, 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;
• — Планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;
• — Осуществление непосредственных контактов с заказчиками услуг
• — Разработка стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие в них рекламных агентств;
• — Обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;
• — Изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;
• — Разработка предложений по изучению технических условий, фирменного дизайнерского стиля ООО «Сода-хлорат»;
• — Проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность — маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Отдел сбыта Основными задачами отдела сбыта являются:

• — Организация сбыта товаров и услуг ООО «Сода-хлорат» в соответствии с заключенными договорами, сдача заказчикам объектов в установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А также организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов.
• — Контроль за выполнением подразделениями ООО «Сода-хлорат» заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой товаров и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.
• — Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат и ускорению сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и срокам строительства объектов.

В состав отдела входят:

Начальник отдела;

Зам. Директора по строительству и производству;

Менеджер отдела сбыта;

Необходимо дополнительно принять двух человекна должность начальника отдела и менеджера данного отдела, а также включить в состав отдела заместителя директора по производству. Дополнительно необходимо организовать 2 рабочих места. На которых закрепить начальника отдела сбыта и менеджера по сбыту продукции и услуг ООО «Сода-хлорат».

Ниже представлена матрица, таблица 2, которая заключает в себе распределение функций нового отдела и их исполнителей.

Таблица 2.

Разделение функций отдела сбыта между работниками.

Взаимоотношение отдела сбыта с другими подразделениями (Подразделения в установленном порядке предоставляют в отдел сбыта):

1. Отдел продаж, производственный отдел Заказы на готовую продукцию и выполнение услуг, результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта, планы и графики производства продукции, информацию о предъявленных потребителями претензиях по заключенным договоров.

2. Склад готовой продукции Сведения о наличии готовой продукции.

3. Бухгалтерия Сведения о наличии денежных средств у покупателей продукции.

Отдел сбыта предоставляет подразделениям:

1. Бухгалтерия:

Приказы на отгрузку готовой продукции.

2. Производственно — финансовому управлению Данные о выполнение заказов.

3. Отделу продаж:

Информацию о сбыте продукции в соответствии с оговоренными договорами сроками, о произведенных отгрузках.

4. Генеральному директору: Данные о выполнении заказов.