Перечень и содержание справочной документации

Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита документа (в широком смысле слова «документ»).

Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. [2, с.85].

Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

Система «1С: Предприятие 7.7» позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект будем называться элементом справочника.

В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет код и наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым.

Система «1С: Предприятие 7.7» предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

Список элементов справочника в системе «1С: Предприятие 7.7» может быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника.

Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Помимо кода и наименования, в справочниках системы «1С: Предприятие 7.7» может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для хранения такой информации в справочнике может быть создан список реквизитов.

Используя механизм реквизитов справочника, легко организовать, например, картотеку сотрудников. Для этого достаточно для справочника «Сотрудники» создать реквизиты для хранения сведений об образовании, паспортных данных и прочей кадровой информации. Используя встроенные средства поиска в справочнике, при использовании конфигурации нужная информация о сотруднике может быть легко найдена.

Для удобства работы пользователей со справочником на этапе конфигурирования можно создать несколько видов экранных форм для показа справочника. В зависимости от контекста вызова справочника можно задать использование определенного диалога для работы с ним.

Следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

Ниже в настоящем Руководстве будет использоваться термин «справочник», под которым будет пониматься описание структуры, формы и поведения справочника.

Рассмотрим перечень некоторых справочников, используемых системой «1С: Предприятие 7.7» и сведем в таблицу 2.3.1.

Сформируем справочники «Виды договоров» и «Контрагенты» с помощью программы «1С: Предприятие 7.7», которые рассмотрены в таблице 2.3.1.

Таблица 2.3.1.

Перечень справочников, используемых системой «1С: Предприятие».

" 1С: Бухгалтерия 7.7″ - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией. Компонента «Бухгалтерский учет» позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

В комплект поставки входит конфигурация, предназначенная для учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно конфигурация «Для бюджетных организаций». «1С:Бухгалтерия 7.7» может также использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями.

" 1С: Бухгалтерия 7.7″ включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Отчеты по синтетическому учету:

• — оборотно-сальдовая ведомость;
• — шахматка;
• — главная книга;
• — журнал-ордер и ведомость по счету;
• — анализ счета за период и по датам;
• — карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

• — оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета
• — анализ счета в разрезе объектов аналитики
• — анализ объекта аналитики по счетам
• — карточки операций по объекту аналитики

В организации ООО «АСПЭК-Строй» «1С: Предприятие 7.7» позволяет формировать результатные документы, представленные в таблице 2.5.1.

Таблица 2.5.1.

Отчетные документы.

Сформируем с помощью программы «1С: Бухгалтерия 7.7» такие результатные документы, как «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» и «Журнал-ордер по счету 60», которые описаны в таблице 2.5.1 и представим их в Приложениях 4 и 5.

Опишем реквизиты данных отчетных документов «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» и «Журнал-ордер по счету 60» в таблицах 2.5.2 и 2.5.3 соответственно.

Оборотно-сальдовая ведомость — один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счета, cубсчета.

Из оборотно-сальдовой ведомости формируется бухгалтерский баланс путем расчета сальдо по бухгалтерским счетам и перенесения их в сам баланс. Оборотно-сальдовые ведомости используются для проверки бухгалтерских записей на наличие арифметических ошибок. [4, с.155].

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (меню «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету») показывает начальные и конечные остатки, а так же обороты за период для выбранного счета. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить остатки и обороты раздельно по объектам аналитического учета (субконто).

Для формирования «Оборотно-сальдовой ведомости по счету» достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку «Сформировать» на командной панели формы отчета.

Для получения данных в любых необходимых разрезах выбранного счета в программе предусмотрено большое количество вариантов настройки отчета. С помощью кнопки «Настройка…» командной панели формы отчета в специальном диалоговом окне можно задавать различные условия детализации и отбора. Причем, настройка отбора и детализации возможна не только по субконто, но и по реквизитам субконто.

Таблица 2.5.2.

Описание реквизитов отчетного документа «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

Т=3 х (81 + 7) + 0,5×6 + 2,2×2 + 16 + 8 = 295,4 мм Д = 20 + 8 + 8 + 6×2 + 9×16 + 0,5×14 + 2,2×5= 210 мм Таким образом, «Оборотно-сальдовая» ведомость будет иметь бланк документа А4, ориентация «Альбомная».

Бухгалтерский учет на основе журнально-ордерной формы учета осуществляется следующим образом. Полученные бухгалтером первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их поступления. При этом проверяется подлинность документов, их соответствие законодательству и наличие обязательных реквизитов. При обработке документов сведения из их данных включаются в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости, а также кодировании хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. Информация по ряду операций поступает сразу же в соответствующие журналы-ордера. Расчеты по кассе оформляются в кассовой книге, а потом переносятся из нее в журналы-ордера.

Журнально-ордерная форма отличается от других форм бухгалтерского учета в журналах-ордерах и главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Информация из журналов-ордеров переносится в главную книгу, где подсчитываются обороты по дебетам счетов, и определяется конечное сальдо по всем счетам. 8, с. 88].

Отчет «Журнал-ордер по счету» (меню «Отчеты» — «Журнал-ордер по счету») показывает кредитовые обороты счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетуемыми счетами, начальные и конечные остатки, а так же обороты за период для выбранного счета. Для формирования «Журнала-ордера по счету» достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку «Сформировать» на командной панели формы отчета.

Представим описание реквизитов отчетного документа «Журнал-ордер по счету 60» в таблице 2.5.3.

Таблица 2.5.3.

Описание реквизитов отчетного документа.

«Журнал-ордер по счету 60».

Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

Т=3 х (75+ 12) + 0,5×15 + 2,2×2 + 16 + 8 = 296,9 мм Д = 20 + 8 + 8 + 6×2. + 9×16 + 0,5×18 + 2,2×2 = 208,6 мм Таким образом, «Журнал-ордер» будет иметь формат бланка А4, ориентация «Альбомная».