Описание входной информации

Входная информация вводится пользователем с компьютера в виде баз данных. Базы данного раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки и использования в производстве, либо для хозяйственных нужд, средств труда, которые в соответствии с установленным порядком в включаются в состав средств в обороте, а также операций, связанных с их изготовлением (приобретением). К входной информации можно отнести:

Информация о ТМЦ;

Информация о материально — ответственных лицах;

Информация о видах валют в которых ведется учет ТМЦ;

Информация о местах хранения ТМЦ.

1. Информация о ТМЦ хранится в справочнике материалы, который имеет следующий вид:

Данный справочник имеет иерархическую структуру и может содержать вложенную информацию, т. е. возможно деление в данном справочнике на группы и подгруппы.

Данный справочник пополняются при приобретении нового, что оформлено в накладных и счетах фактур. Более же детальная информация о ТМЦ хранится в карточке (Приложение 1).

2. Информация о материально — ответственных лицах хранится и редактируется при необходимости в Справочнике сотрудники, который имеет следующий вид:

Справочник пополняется при приеме нового сотрудника на работу, либо уменьшается при его увольнении. В данном справочнике в разрезе каждого конкретного сотрудника ведется карточка которая содержит следующую информацию:

Информация о видах валют в которых ведется учет ТМЦ (наименование, курс, кратность) содержится в Справочнике валюта. Он имеет следующий вид:

В данном справочнике также реализована возможность ведения Характеристики валюты, которое включает: полное, краткое наименование валюты, кратность, текущий курс.

4. Информация о местах хранения ТМЦ находит свое отражение в Справочнике места хранения МЗП:

Также необходимыми справочниками при работе с ТМЦ является Справочник статьи затрат, который имеет следующий вид:

Справочники издержки обращения, договора, контрагенты, виды деятельности и т. д. также необходимы при работе с материалами.

Описываемый программный комплекс позволяет пользователю получать следующие документы:

Поступление ТМЦ;

Списание (перемещение) ТМЦ;

Отгрузка материалов на сторону;

Для получения необходимого документа пользователь выбирает Пункт Меню — Документы — Учет Материалов далее, тот вид движения на основании которого формируется документ.

Поступление ТМЦ. При формировании данного документа будут задействованы такие справочники как Контрагенты, Материалы, Договора, Места хранения МЗП. Документ имеет вид:

При вводе нового ранее несуществующего на предприятии материала необходимо прежде всего заполнить его карточку используя справочник Материалов. Приходный документ можно вывести на печать (Приложение 2).

Списание (перемещение) оформляется на основании справочников материалы, Место хранения МЗП. Так при перемещении необходимо будет заполнить следующие реквизиты:

На основании данного движения будет сформирован документ требование накладная на внутреннее перемещение (Приложение 3).

При списании необходимо заполнить также и счет списания материалов:

В данном случае документ акт на списание материалов будет иметь вид (Приложение 4).

Отгрузка материалов на сторону будет сформировано на основании справочников материалы, Места хранения, Контрагент, Договор, Сотрудники:

На основании данного движения можно сформировать выходной документ Накладная на отпуск материалов на сторону (Приложение № 5) и ТН-2 (Приложение № 6).

Описание выходной информации. Как известно, бухгалтерские документы и проводки по ним фиксируются в журнале операций. В программе 1С: Бухгалтерия версия 7.7 есть полный аналог такого журнала. Он также называется журналом операций. В программе журналов несколько. Кроме уже названного журнала, это журнал проводок, журнал кассы, журнал банка, журнал учета товаров и т. д. доступ к этим объектам осуществляется через меню Журналы или щелчком на панели инструментов окна программы. Журналы разные, но правила работы во всех журналах похожи.

В журнале операций отражается информация о первичных документах и бухгалтерских операциях. Настройки типовой конфигурации выполнены таким образом, что в этот журнал попадают данные обо всех документах, даже таких, как приказы о приеме на работу, доверенности. Иногда главным бухгалтерам такая настройка не нравиться. Изменить ее можно на вкладке Режим работы окна Общая настройка конфигурации. Это окно открывается командой Сервис — Общая настройка Для операции в Типовой конфигурации используются стандартные реквизиты «Содержание операции» и «Сумма операции». Способ автоматического заполнения суммы операции пользователь может определить самостоятельно в режиме «Сервис — Параметры — Операции» .

В состав данных проводок, помимо основных данных проводки (счетов, субконто, валюты, количества, суммы и суммы в валюте) включен реквизит «Содержание Проводки». Он предназначен для указания дополнительной текстовой информации кратко характеризующей конкретную проводку операции. В поле «Содержание» операции следует указывать информацию, характеризующую всю операцию в целом [5, с. 114].

Кроме того, в состав данных проводок включен реквизит «Номер Журнала». Он используется для ввода в каждой проводке некоторого двухзначного номера. Номер может содержать цифры и буквы. Номер журнала в основном используется для отбора проводок по этому признаку. Отбор проводок может производиться в журнале проводок и в отчете по проводкам. Данный реквизит проводки может заполняться пользователем произвольно. Рекомендуется выработать некоторый принцип, по которому проводки будут разделяться по номерам журналов и в дальнейшем его придерживаться. Целесообразно использовать небольшое количество номеров журналов.

Форма операции в Типовой конфигурации содержит данные операции и всех ее проводок. Значения субконто дебета и кредита располагаются после колонок счетов (соответственно дебета и кредита) вертикально (первое, второе и третье субконто).

Кнопка «ОК» формы операции вызывает запись операции и закрытие окна формы. Для выполнения тех же действий можно воспользоваться нажатием клавиши Ctrl + Enter.

Если необходимо записать операцию без закрытия окна, то можно воспользоваться кнопкой «Записать». Кнопка «Закрыть» вызывает закрытие окна. Если вводится новая операция или изменена уже существующая операция, то при нажатии кнопки «Закрыть» предлагается записать операцию.

В типовой конфигурации не допускается редактирование операций, сформированных документами вручную. Для изменения операции сформированной документом, следует изменить документ и перепровести его.

Журнал операций и журнал проводок в Типовой конфигурации содержат основные данные соответственно операций и проводок. На основании данных задачи были сформированы журнал операций (Приложение 7), журнал проводок (Приложение 8) и журнал документов (Приложение 9). Журнал операций в Типовой конфигурации 1С: Бухгалтерии включает, помимо операций введенных вручную, все вводимые документы, включая и те документы, которые не формируют проводки. Это позволяет просматривать все документы и операции в единой последовательности.

Вместе с тем, документы различных видов можно просматривать и в журналах документов. В журнале проводок предусмотрена возможность просмотра списка проводок разделенных по номерам журналов операций. Для включения этого режима в форме журнала используется флажок «Разделять по номерам журналов». При включении данного режима в верхней части окна появляются закладки с номерами журналов. Для просмотра проводок по номеру журнала нужно щелкнуть мышью по закладке с нужным номером, или использовать клавиши Ctrl+Alt+F, Ctrl+Alt+B для переключения между номерами журналов. Кроме того, отбор по номерам журналов может включаться использованием стандартного режима отбора в журнале проводок.

В Типовой конфигурации установлено несколько режимов отборов для журнала операций и журнала проводок. Их набор можно просмотреть в списке видов отбора, вызвав режим «Отбор по значению» в журнале операций и журнале проводок. Кроме того, о возможности отбора по некоторому значению операции или проводки можно судить по доступности команды «Отобрать по колонке» в колонке журнала операций и журнала проводок. В журнале операций и в общем журнале документов предусмотрена возможность отбора документов по организации-контрагенту [5, с. 118].

Данные в журнале расположены в виде таблицы с несколькими полями. Запись в журнале — это строка таблицы.

Выбранной считается та запись, в которой находится синее световое поле (курсор), причем курсор может находиться в любом поле записи. Под заголовком окна журнала находятся кнопки панели инструментов, они дублируют строку меню программы и ускоряют работу с открытыми окном.

Записи в журнале размещаются в соответствии с датой ввода информации в журнал. Сначала идут записи с более ранней датой, затем — с более поздней.

Следует отметить, что 1С: Бухгалтерия позволяет также: вводить несколько проводок (часто операция состоит из нескольких проводок), редактировать уже введенную запись, помечать на удаление, выводить на печать журнал, производить отбор в журнале операций, копировать записи и т. д.

Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные выходные документы, в частности:

• — журнал хозяйственных операций (Приложение 10);
• — оборотно — сальдовые ведомости по счетам и/или субсчетам (Приложение 11);
• — анализы счетов, содержащих итоги по корреспонденциям конкретных счетов со всеми счетами;

сводные проводки — итоги по всем используемым корреспонденциям;

анализы счета по датам — остатки, обороты и корреспонденции с другими счетами за каждую дату отчетного периода;

журналы ордера — выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам (Приложение 12);

карточки счетов — все проводки с данным счетом (Приложение 13, 14, 15, 16);

шахматка (Приложение 17);

отчеты произвольной формы разработанные пользователем для детального изучения хозяйственных процессов [6, с. 323].

Описание алгоритмов и технологии обработки данных. Для настройки программного комплекса на решение поставленных задач служит Главное Меню — Документы — Учет Материалов и Главное Меню — Справочники. Постановка же задачи осуществляется выбором необходимого пункта меню.

Ведение карточки по Материалам. В процессе решения данной задачи в Справочнике Материалы формируется списком по всем материалам, выбрав материал пользователь имеет возможность просмотра и редактирования карточки. Алгоритм решения этой задачи следующий:

Справочник Материалы Выделение Материала Выбор карточки Вывод информации на экран Выход в главное меню Поступление Материалов. Алгоритм поступления материалов выглядит следующим образом:

Выбор Документа.

Выбор поступившего материала (ов) и количества Выбор поставщика Выбор места хранения Получение печатного документа Сохранение документа Проведение документа в журнале проводок Отгрузка материалов. Для ввода операций, связанных с передачей материалов в производство, в типовой конфигурации предусмотрен документ «Передача материалов в производство» (меню: Документы — Учет материалов — Передача материалов в производство). Алгоритм выглядит следующим образом:

Выбор Материала Установление флажка перемещение Выбор склада Выбор склада перемещения Подтверждение выбора ОК Вывод на печать Автоматическое формирование проводок.