Этапы процесса закупок сырья, материалов, оборудования

Целью процесса Закупки сырья, материалов, оборудования является обеспечение производства продукции качественным сырьем, материалами и оборудованием в необходимом количестве и в установленные сроки.

Выделим основные этапы процесса:

• 1. Планирование закупок. Выбор поставщиков.
• 2. Бизнес-процесс закупок.
• 3. Верификация закупаемой продукции. Оценка поставщиков.
• 4. Порядок закупок на основании норм потребления.
• 5. Порядок закупок на основании внеплановых заявок.

Входами процесса Закупки сырья, материалов, оборудования являются:

• 1. плановая потребность сырья и материалов на производственную программу;
• 2. перечень сырья и материалов, применяемых в производстве;
• 3. сводка остатков сырья и материалов;
• 4. реестр производителей.

Выполнение процесса:

1. Определение требований к сырью и материалам.

Требования к сырью и материалам определяются при разработке перечня сырья и материалов, применяемых в производстве, в соответствии со стандартом предприятия системы менеджмента качества.

• 2. Планирование закупок сырья и материалов осуществляется на основании:
  • — перечня сырья и материалов, применяемых в производстве продукции;
  • — реестра производителей;
  • — плановой потребности сырья и материалов на производственную программу на следующий месяц;
  • — сводки остатков сырья и материалов на складах на определенное число каждого текущего месяца экономист службы снабжения составляет предварительный баланс сырья и материалов на планируемый месяц и размещает его в базе данных.
• 3. Планирование поступления сырья и материалов.

На основании заключенных контрактов на закупку сырья и материалов экономисты службы снабжения составляют полный баланс сырья и материалов с целью:

• — отслеживания поступления сырья и материалов;
• — проведения своевременной оплаты согласно условиям заключенных контрактов.
• 4. Выбор поставщика.
• 5.

  Заключение

  контрактов на поставку сырья, материалов, оборудования.

• 6. Подготовка документов на отгрузку сырья и материалов.

Экономист службы снабжения на основании заключенного контракта готовит письмо-заявку на отгрузку сырья или материалов на бланке предприятия на имя руководителя организации-поставщика. Письмо-заявка должна содержать следующую информацию:

• · полное и точное описание закупаемых сырья и материалов;
• · наличие ссылки на документы, подтверждающие соответствие закупаемых сырья и материалов и дополнительные требования;
• · ссылка на контракт, на условиях которого будет проведена закупка;
• · перечень заказываемой продукции по номенклатуре и количеству;
• · этапы и сроки поставки продукции;
• · просьбу о выставлении счет-фактуры.

Экономист службы снабжения в зависимости от условий платежа, оговоренных в контракте на оплату продукции, составляет заявку на оплату, которая должна содержать следующую информацию:

• · номер контракта;
• · цель оплаты;
• · сумма оплаты;
• · реквизиты для оплаты.

К заявке прилагается счет-фактура и реестр контрактов.

Если условиями контракта оговорена последующая оплата сырья и материалов, то она проводится в том же порядке после получения положительных результатов анализа проб материалов.

На основании заявки начальник финансовой службы дает указание на проведение оплаты закупаемых сырья или материалов. После проведения оплаты копия платежного поручения передается экономисту службы снабжения. Экономист проводит уведомление поставщика об оплате отправкой в его адрес копии платежного поручения.

• 7. Получение сырья и материалов.
• 7.1. Импортного.

Транспортный отдел поступившее импортное сырье и материалы, подлежащие таможенной обработке, направляет на склад временного хранения для прохождения таможенного оформления согласно процедуре стандарт предприятия системы менеджмента качества. После прохождения таможенного оформления сырье и материалы выгружают на склады.

7.2. Отечественного.

Сырье, поступающее из Беларуси, (без проведения таможенного оформления) выгружают на склады.

8. Приемка сырья и материалов на склады.

Приемка на склады сырья и материалов производится в следующем порядке:

Кладовщик:

• — производит приемку сырья и материалов в соответствии с грузосопроводительными документами;
• — передает товаросопроводительные документы на принятый груз бухгалтеру;
• — заполняет журнал регистрации поступления продукции на склады;
• — при наличии замечаний приостанавливает приемку, составляет акт в произвольной форме и уведомляет об этом экономиста службы снабжения для письменного сообщения поставщику.

Бухгалтер:

• — оформляет приходный ордер на сырье и/или материалы;
• — приходный ордер и товаросопроводительные документы передает экономисту.
• 9. Составление отчета по выполнению плановой потребности сырья и материалов (фактическом исполнении баланса).

После поступления сырья и материалов на 1 число каждого текущего месяца экономист службы снабжения составляет отчет по выполнению плановой потребности (фактическом исполнении баланса).

Таблица 1.

Ответственность в рамках процесса.

Наименование участника.	Степень участия.	Роль и ответственность.
Начальник службы снабжения.	О.
Начальник службы снабжения.	У.	Составление предварительного и полного баланса сырья и материалов; отчета по выполнению плановой потребности.
Экономист службы снабжения.	У.	Заключение контракта с поставщиком с соблюдением установленных требований контроль исполнения контрактов.
Начальник ОТ.	У.	Таможенное оформление поступивших грузов.
Начальник Бюро Входного Контроля.	У.	Проведение входного контроля сырья и материалов.
Начальник диспетчерской службы.	П.	Сводка остатков сырья и материалов.
Начальник экономической службы.	П.	Предоставление плановой потребности сырья и материалов на производственную программу.

Примечание — Источник: [3, с. 29].

В таблице 1 в столбце «Степень участия»: О — ответственный, отвечает за проведение работы и конечный результат процесса; У — участвует в проведении работы, П — предоставление необходимой информации и ресурсов; И — использует конечный результат выполнения процесса.

Выходами процесса Закупки сырья, материалов, оборудования являются:

• 1. отчет о выполнении плановой потребности сырья и материалов;
• 2. сырье и материалы;
• 3. документ, удостоверяющий качество (паспорт);
• 4. отчет по результативности процесса [3].

Для успешной работы, предприятие ОАО «Красный пищевик» закупает ТМЦ. Расчеты с поставщиками, как правило, осуществляются в безналичной форме с помощью различных банковских операций.

Обычно требуется оплатить счета за полученные ТМЦ или провести окончательный расчет между поставщиком, подрядчиком, с одной стороны, и покупателем, заказчиком — с другой.

Взаимоотношения с поставщиками строятся на договорной основе. При отправке продукции с сопроводительными документами является товарно-транспортная накладная и товарные накладные. Учет расчетов ведется на счете 60 «Расчет с поставщиками и подрядчиками». Счет активно-пассивный.

Оправдательным документом для такого рода платежей являются счета, на основании которых выписывается платежное поручение. Реквизиты документа-основания отражаются в платежном поручении. Поступление материалов от поставщика отражается в бухгалтерском учете записью в дебет счета 10 «Материалы», с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Начислен. Оплата и окончательный расчет за полученные ТМЦ оформляются проводкой в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», с кредита счета 51 «Счета в банках» .

Также в хозяйственной практике часто используется предварительная оплата за еще не полученные ТМЦ или авансовые платежи за еще не выполненные работы. Оправдательным документом для выплаты авансов служит договор. В договоре должен быть оговорен процент авансового платежа от договорной цены. Предприятие выплачивает в бюджет с суммы аванса НДС, поскольку авансовые платежи включаются в облагаемый оборот. Выданный аванс отражается в бухгалтерском учете одной записью в дебет счета 71 «Расчеты по выданным авансам», с кредита счета 51 «Счета в банках» .

Для учета расчетов по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням, неустойкам используется счет 74 «Расчеты по претензиям» .

Наиболее распространенной формой безналичных расчетов в нашей стране являются расчеты с помощью платежных поручений.

Платежное поручение — это указание банку, обслуживающему предприятие, перечислить указанную сумму указанному адресату для предписанных целей.

Выписка платежного поручения не сопровождается формированием проводок, поскольку оно представляет собой лишь намерение осуществить платеж. И только после того, как с расчетного счета предприятия банком списана указанная сумма, что подтверждается выпиской с расчетного счета, производится отражение данного факта на счетах бухгалтерского учета.

К выписке с банковского счета прилагаются приходные и расходные документы, что позволяет бухгалтеру предприятия сверить суммы, указанные в выписке банка, с документами [4].

Концепция информационной системы

Разработанная информационная система процесса закупок сырья, материалов, оборудования до уровня расхода в производство основана на принципах стандарта MRP II.

Основные задачи, которые выполняет разработанная информационная система:

• — планирование закупок;
• — управление закупками;
• — заказы поставщикам;
• — управление запасами;
• — управление оборудованием.

Для реализации данных задач были созданы следующие объекты:

1. Константы:

a. Название организации;

b. Адрес организации;

c. Телефон.

2. Справочники:

a. Склады;

b. Номенклатура;

c. Контрагенты;

d. Договоры контрагентов.

3. Перечисления:

a. Категория закупок.

4. Документы:

a. План закупок;

b. Договор;

c. Поступление заказа.

5. Регистр накопления:

a. Покупки.

6. Отчеты:

a. Поступление сырья;

b. Закупка по контрагенту.

Также для удобства пользователя и быстрой навигации по объектам системы нужно разработать интерфейс.

Далее каждый тип объекта конфигурации будет описан более детально.