Современное состояние деллоприозводства в федеральных органах государственной власти

Важной задачей правительственных организаций, министерств и ведомств является повышение эффективности рабочих процессов, связанных с основной деятельностью. Значительная часть этих процессов связана с обработкой разнообразной документации и совместной работой сотрудников по подготовке и согласованию документов. В целях совершенствования организации деятельности, государственного санитарно-эпидемиологического надзора и системы управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, ее органов и организаций Приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека постоянно разрабатываются планы и методические указания по оптимизации деятельности. Без внимания не остается и внутренний документооборот.¹

Система обработки обращений граждан и пути ее оптимизации в органах Роспотребнадзора по Тульской области.

В настоящее время в условиях современной России граждане все большее внимание уделяют своим законным интересам. Правовая грамотность населения с каждым днем растет, а значит, граждане узнают о способах защиты своих нарушенных прав, и соответственно, обращаются в государственные органы с целью их восстановления. Санитарное благосостояние окружающей среды, качество потребляемой продукции остается ключевым аспектом нормальной жизнедеятельности каждого человека.

В Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области ежедневно поступают обращения и жалобы, связанные с нарушением различными субъектами установленных и охраняемых государством и законом требований касаемо санитарной безопасности. В связи с этим проводится колоссальная работа, следствием которой является постоянно регистрируемое улучшение по всех сферах, отнесенных законодательными актами к ведению Управления Роспотребнадзора по Тульской области. Однако, внешне положительный результат невозможен без четко определенной и достаточной регламентации внутренней деятельности, что, несомненно, включает в себя документооборот². Это обусловливается необходимостью осуществления полного контроля за количеством, направленностью и эффективностью реакции на поступающие обращения, анализом тенденций динамики обращений по категориям с целью распределения более пристального внимания на стагнирующие показатели, возможностью быстрого обращения к архивным сведениям, и прочими причинами, которые могут оказать значительное влияние на быстроту устранения нарушений действующего законодательства по охране окружающей среды и здоровья населения.

В этой связи Управление Федеральной службы Роспотребназдора по Тульской области осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с требованиями законодательства о порядке работы с обращениями граждан.

Все поступающие письменные обращения подлежат обязательной внутренней регистрации в журнале входящей документации с присвоением входящего номера в Приемной Управления Роспотребназдора по Тульской области. После соответствующей регистрации обращения предаются должностным лицам, специализация которых соответствует существу обозначенных в обращении вопросов, претензий, жалоб, заявлений, либо направляется в территориальные отделы Управления с целью проведения соответствующих мероприятий. На обращения после принятия по ним решений и мер подавшему их гражданину направляется мотивированный и аргументированный ответ на бланке Управления с указанием всех необходимых реквизитов. Указанные письменные ответы подлежат внутренней регистрации в журнале исходящей документации с присвоением исходящего номера в Приемной Управления Роспотребназдора по Тульской области. Это позволяет своевременно проводить реакционные мероприятия на обращения и полностью отслеживать движение документации.

Отдельным вопросом принятия поступающих обращений является их фиксация на личном приеме. Запись на прием осуществляется также в Приемной Федеральной службы Роспотребнадзора по Тульской области. На личном приеме должностное лицо осуществляет письменное протоколирование поступающих сведений, после чего уже задокументированные обращения предаются на регистрацию в Приемную. Обращения могут быть переданы лицу, осуществлявшему прием, либо специалисту, непосредственно осуществляющему трудовую деятельность по вопросам, указанным в обращении.

Для таких способов передачи информации, как факсимильное сообщение, телефонограмма, телеграмма и прочих доступные в настоящее время средств, также предусмотрена обязательная регистрация.

Во всех случаях принимающим лицом оценивается характер поступивших обращений, уясняется их содержащие по существу, о чем сообщается руководству с целью дальнейшего принятия решений по ним.

Однако, с целью наиболее точной идентификации в любой момент времени искомого документа, его регистрация также осуществляется в отделах Управления и, безусловно, при направлении в районы Тульской области, в районных отделах. К примеру, Отдел юридического обеспечения деятельности Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области осуществляет регистрацию в своих внутренних журналах и электронных базах все поступающие к ним дела об административных правонарушениях, и также определения, выносимые по ним. Это в значительной мере облегчает поиск каждого конкретного дела с возможностью отслеживания их состояния. Кроме того, имеется возможность контроля за перепиской по каждому конкретному делу, соотнесения результатов реакции и анализа правомерности проведенных мероприятий.

Безусловно, любая исходящая документации оформляется на бланке Управления Роспотребназдора по Тульской области, что позволяет сторонних лицам и организациям идентифицировать отправителя, а равно, и принадлежность документа. При оформлении всегда проверяется наличие правильность оформления и расположения всех необходимых реквизитов.

При этом ко входящей документации также могут предъявляться определенные требования при ее принятии. Обязательным является указание наименования и местонахождения адресата и отправителя, поскольку отсутствие данных сведений препятствует идентификации получателя обращения (письма, жалобы и прочее) и направлению аргументированного ответа по результатам его рассмотрения¹. Само содержание текста документа не должно содержать идиоматических выражений и оскорблений в адрес конкретных должностных лиц либо Управления Роспотребназдора как государственной структуры. Такие обращения не подлежат рассмотрению.

Следуя объективно формирующейся необходимости постоянного саморазвития в условиях неустанно изменяющегося общества и научно-технического процесса, Управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области в настоящее время широко используются возможности информационной сети Internet. Еще в 2006 году был создан сайт Управления, однако широкое использование его возможностей укоренилось в сознании граждан не так давно. На сайте у потребителей имеется возможность не выходя из дома обратиться за защитой своих нарушенных прав и законных интересов. Имеется определенная форма, заполнив которую заявитель может изложить все доступные ему сведения, способствующие устранению обнаруженных нарушений санитарного законодательства и восстановлению своих прав. Для удобства передачи сведений используется также электронная почта Управления. Порядок работы с документами, получаемыми по электронной почте и посредством официального сайта идентичен порядку работы непосредственно с письменными обращениями. Указанные обращения также подлежат внутренней регистрации в соответствующих журналах после их распечатывания.