Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом из кассы денежные средства на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Выдачу наличных денег осуществляют по расходному кассовому ордеру на основании заявления работника, приказа руководителя, командировочного удостоверения; деньги расходуются строго по целевому назначению. Сумма аванса на командировочные расходы определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы, хозяйственно-операционные нужды, представительские расходы, бензин, покупку сырья в пределах установленного лимита и т. д. Руководитель предприятия ежегодно подтверждает список лиц, имеющих право получать деньги под отчет.

При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

запретить выдачу подотчетных денежных сумм от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать денежные средства под отчет.

Для правильного отображения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель командировки, кто направляется в командировку, место командировки, срок командировки, какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке, порядок оформления командировки, порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Командировки подразделяют на служебные и непроизводственные.

Служебной командировкой признается поездка работника, совершаемая по распоряжению руководителя организации в другую местность, на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В служебную командировку могут быть направлены работники, работающие постоянно и по совместительству.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списывают за счет целевых источников и относят на финансовые результаты. К таким командировкам относятся1 поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т. п.

За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Кроме того, ему возмещают командировочные расходы. Размер суммы, выдаваемой на эти расходы, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс. Сумму аванса обычно рассчитывают сотрудники бухгалтерии.

Командированному работнику за время командировки возмещаются расходы:

суточные;

на телефонные разговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами;

по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

найму жилого помещения;

бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

провозу багажа.

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.07.2001 № 49 с 1 января 2002 г. установлены нормы оплаты суточных расходов — 100 р. за каждый день нахождения в командировке.

Все эти затраты списываются на себестоимость продукции (счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Издержки обращения»). Руководители организации могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Эти дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Ведется раздельный учет затрат, включаемых в себестоимость продукции по установленным нормам, и затрат, выплачиваемых сверх установленных норм. В конце отчетного периода при подсчете налогооблагаемой прибыли на суммы, превышающие установленные нормы, увеличивается налогооблагаемая прибыль.

Командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению единым налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Порядок учета расходов по служебным командировкам для целей налогообложения имеет следующие особенности:

расходы на проживание и проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (при наличии документов);

суточные, выданные командировочному в пределах норм, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации, а суточные, выданные сверх установленных норм, не уменьшают налогооблагаемую прибыль и облагаются налогом на доходы физических лиц, а также взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль не уменьшают;

суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере и др.), принимаются к вычету. В этом случае необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль организации;

сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации.

На основании приказа руководителя перед командировкой оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются цель командировки и сроки ее проведения.

В нем также делаются отметки предприятий о прибытии и убытии командированного лица. По этим отметкам бухгалтер рассчитывает дни оплаты командировочных. Вернувшись из командировки, работник в трехдневный срок обязан предоставить авансовый отчет с приложенными к нему документами.

Авансовый отчет составляют и в том случае, когда аванс не выдавался. Тогда в отчете указывают только расходы. Бухгалтер должен проверить авансовый отчет в сравнении с представленными документами, утвердить у руководителя организации, проставить в нем проводки и выписать командировочные в зависимости от сальдо по авансовому отчету приходный или расходный ордера. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды обычно предусмотрена сметой организации. Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату ими канцелярских и хозяйственных принадлежностей, и др.

Подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», схема которого приведена ниже.

Таблица. Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Сумма денежных средств, выданных из кассы работникам организации, оформляется расходным кассовым ордером и бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; кредит счета 50 «Касса».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм учитывают на основе приходного кассового ордера следующей проводкой:

дебет счета 50 «Касса»; кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовые отчеты об израсходованных подотчетных суммах, такие суммы списывают:

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы в учете делают следующую запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При невозможности взыскания неизрасходованной подотчетной суммы с заработной платы ее относят на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» следующим образом:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности суммы не возмещенного материального ущерба списывают на убытки организации:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы»;

кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».