Организация бухгалтерской службы на предприятии
Изъятие учетных документов у организаций производится только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляют протоколом, копию которого вручают соответствующему должностному лицу организации. НСИ имеет… Читать ещё >
Организация бухгалтерской службы на предприятии (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Поскольку предприятие ООО «Вальдиватское» не является крупным предприятием, в штате бухгалтерии находится всего 1 человек. Основные обязанности бухгалтера отражены в должностной инструкции, утвержденной генеральным директором. Должностная инструкция в приложении 4.
Система бухгалтерского учета «ООО „Вальдиватское“» обеспечивает:
- — отражение в учете всех без исключения факторов хозяйственной деятельности;
- — однозначную идентификацию хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании;
- — правильность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении (валюте РФ),
- — отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которых они имели место, и определение точного времени совершения хозяйственных операций;
- — своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчетности.
Документы, формируемые системой бухгалтерского учета «ООО „Вальдиватское“», дают третьим сторонам, управленческому звену и сотрудникам «ООО „Вальдиватское“» информацию о совершенных хозяйственных операциях.
В системе бухгалтерского учета предприятия ООО «ООО «Вальдиватское» используется два основных типа данных:
- — нормативно-справочная информация (НСИ);
- — данные по хозяйственным операциям.
НСИ имеет постоянный или почти постоянный характер и периодически используется при обработке прочей информации. Например, тарифная сетка используется для расчета заработной платы рабочих ООО «ООО «Вальдиватское», а предельные размеры кредита для покупателя — для принятия решения о приеме заказов или об отказе от них.
Данные по хозяйственным операциям носят в каждом конкретном случае индивидуальный характер. Так, например, сведения о числе часов, которые данный сотрудник отработал за конкретную неделю, используются для расчета его заработной платы. Ошибки в НСИ имеют более серьезные последствия по сравнению с ошибками в данных по хозяйственным операциям, поскольку повлияют на эти данные прежде, чем будут исправлены. Особенно часто это проявляется в компьютеризированных системах, в которых НСИ формируется обычно в самом начале создания системы.
Ручная система бухгалтерского учета в «ООО «Вальдиватское» используется, если:
- — все счета-фактуры и документы на отгрузку были предварительно пронумерованы;
- — отсутствующие или неподходящие документы были выявлены и откорректированы лицами, не занимающимися отгрузкой или составлением счетов-фактур;
- — персонал службы контроля провел проверку и утвердил вышеуказанные процедуры.
В компьютеризированной системе соответствующая процедура контроля обычно включает в себя:
- — проверку совместимости заказов на отгрузку с файлом заказа и файлом хозяйственной операции по реализации;
- — выдачу компьютером отчета;
- — управление программами защиты файлов данных;
- — осуществление контроля и руководства со стороны персонала, имеющего соответствующие полномочия.
В каждом случае состав процедур контроля определяется составными элементами системы бухгалтерского учета.
Система же бухгалтерского учета сама является предметом, для которого необходим строгий внутренний контроль. Но поскольку система бухгалтерского учета является неотъемлемой частью всех функциональных областей, то нет необходимости представлять ее в виде отдельной схемы. Цели системы внутреннего контроля и примеры средств контроля на ООО «Вальдиватское», используемых для их достижения, приводятся ниже.
Таблица 2.1. Система внутреннего контроля в ООО «Вальдиватское».
Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета. | Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей. |
1. Система бухгалтерского учета должна отражать все санкционированные, и только санкционированные операции. | Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры): — исключительный доступ для ограниченного круга пользователей контроль за взаимосвязанными операциями документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета. |
2. Точная входящая информация. | Внутренняя проверка на начальной стадии: выборочные проверки суммирования расчетов использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор регулярные проверки качества выполненного анализа анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования. |
3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета. | Регулярная сверка счетов: регулярное составление пробного баланса использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами сверка выписок банка и кассовой книги контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами. |
4. Сохранность учетных документов. | Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации: ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных дублируемое электропитание на случай сбоев в сети. |
5. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия. | Разделение обязанностей: ротация обязанностей обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников своевременная регистрация документов, активов регулярная сверка счетов бухгалтерского учета достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды. |
6. Обеспечение оперативной управленческой информации. | Использование предельных сроков представления внутренней отчетности Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации. |
7. Выявление необычных или аномальных фактов. | Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени Регулярный анализ существенных отклонений. |
Итак, система внутреннего контроля на исследуемом предприятии предполагает точную проверку входящей информации, сохранности документов, оперативной управленческой информации.
Наиболее общими функциональными областями контроля в ООО «Вальдиватское» являются:
реализация и дебиторская задолженность снабжение и кредиторская задолженность платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу расчеты с персоналом по зарплате инвестиции основные средства запасы и готовая продукция В нижеприведенной таблице дано описание каждой из указанных функциональных областей Таблица 2.2. Функциональные области внутреннего контроля в ООО «Вальдиватское».
Организация контроля. | Функциональные области. |
1. Основные цели внутреннего контроля в конкретной функциональной области. | Реализация и дебиторская задолженность Поступление денежных средств Снабжение и кредиторская задолженность. |
2. Основные направления контроля в определенной функциональной области. | Погашение кредиторской задолженности Денежные средства в кассе Запасы Расчеты заработной платы Инвестиции. |
3. Процедуры внутреннего контроля, которые могут быть применены в функциональных областях. | Основные средства Нематериальные активы. |
Правильная организация документооборота — неотъемлемое условие успешной работы ООО «Вальдиватское».
Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.
Первичные и сводные учетные документы на предприятии ООО «Вальдиватское» составляются на бумажных и машинных носителях информации.
Все первичные учетные документы ООО «Вальдиватское» составляются по формам и содержат следующие обязательные реквизиты:
- а) наименование документа;
- б) дата составления документа;
- в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
- г) содержание хозяйственной операции;
- д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
- е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- ж) личные подписи указанных лиц.
Многие документы регистрируются в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Бухгалтерская служба регистрирует выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т. п.
Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с 1 января каждого года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные письма и т. п.), присваивают регистрационный индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости указывается число и месяц составления документа.
Документ в рамках одной организации регистрируют один раз.
График документооборота ООО «Вальдиватское» увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы взаимодополняют друг друга. График документооборота предприятия приведен в приложениях к отчету о практике (прил. 5).
Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии ООО «Вальдиватское» в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.
В соответствии с правилами архивного дела документы прошлого года хранятся в бухгалтерии ООО «Вальдиватское» на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Изъятие учетных документов у организаций производится только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляют протоколом, копию которого вручают соответствующему должностному лицу организации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.