Альбом форм документов

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатывается табель форм документов.

Табель — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов[35].

Актуальность и неизбежность разработки табеля становятся очевидны, когда организация осуществляет комплексную автоматизацию управленческой деятельности.

Разработка табеля состоит из следующих этапов:

• 1) предпроектное обследование;
• 2) выбор формы табеля (сбор и анализ материала);
• 3) формирование структуры табеля;
• 4) отбор форм документов для включения в табель;
• 5) составление табеля;
• 6) согласование табеля.
• 7) утверждение табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

• — определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
• — формирование структуры (выбор классификационной схемы) табеля;
• — выбор наиболее целесообразной формы табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками табеля.

На первом этапе изучаются:

• — нормативные правовые акты государственных органов исполнительной власти, органов местного управления и самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации;
• — организационная документация организации (положения о структурных подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.);
• — распорядительная документация организации (приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации, главным образом направленные на выявление форм документов, введенных в действие распорядительными документами);
• — комплекс документов, составляющих правовую и методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации (инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.).

Документация организации изучается как минимум за последний год ее деятельности.

Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор сведений проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности, в т. ч. по выявлению форм документов. Сведения о каждом документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

• — полное наименование формы документа, включая заголовок, если он имеется;
• — код формы;
• — имя файла (если имеется электронный вариант документа);
• — функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);
• — сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в табель.

В карту вносятся реквизиты документа (название вида документа, автор, корреспондент) и аннотация текста (краткое содержание, цель создания и структура) (см. Приложение А).

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля — классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Форма табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:

• — оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
• — классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• — унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
• — упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.

Форма табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками табеля.

Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие[36].

Если разработка табеля преследует более широкие цели — регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, — табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.

Табель составляется в табличной форме.

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации (см. рисунок 3.3).

Рисунок 3.3. — Табель форм документов

Предложенная форма при необходимости может быть конкретизирована. Например, графу 2 «Код формы документа» можно разбить на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по внутреннему (локальному) классификатору», табель дополнить графами «Регистрация документа» (имея в виду место регистрации), «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и срока исполнения в том случае, если имеется типовой срок исполнения), «Место хранения 1-го экземпляра документа», «Место хранения копии документа».

Подготовленный проект табеля согласовывается со всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

Для установления последовательности расположения форм документов в табеле необходимо определить его внутреннюю структуру. Структура табеля — это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления.

Структура табеля может быть предельно простой, если разделами Табеля являются структурные подразделения организации. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Табель, построенный по структурному принципу, прост в разработке, но у него есть существенные недостатки: он не позволяет связать документы, создаваемые в разных подразделениях, не по одной функции или виду деятельности в единую взаимосвязанную цепочку документов и, следовательно, исключает возможность выделения комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи, что бывает чрезвычайно важно при решении задач автоматизации управленческой деятельности.

Наиболее эффективной, но в то же время и наиболее трудоемкой, является функциональная схема построения табеля. В этом случае разделами Табеля являются отдельные функции и задачи, решаемые организацией в процессе своей деятельности. Фактически построение Табеля по функциональному принципу означает одновременную разработку классификатора функций организации.

Построение табеля по функциональному принципу предпочтительнее по ряду причин. Во-первых, такая структура табеля исключает необходимость его корректировки при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Во-вторых, функциональная структура табеля позволяет выделить комплексы документов, создаваемых в процессе одного вида деятельности. Например, раздел табеля по функции «Управление перевозками» на предприятии, позволяет выявить все формы документов, относящиеся к перевозкам, — от аренды транспортных средств до учета перевозок, что, безусловно, очень важно, особенно в условиях автоматизации деятельности организации. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет попутно с оптимизацией документационного обеспечения сделать выводы о целесообразности распределения функциональных обязанностей между подразделениями и отдельными исполнителями и некоторые другие, касающиеся организационных аспектов деятельности.

Примерный перечень разделов табеля форм документов, построенного по функциональному принципу.

• 1 Организация системы и процессов управления.
• 1.1 Организационно-правовое обеспечение деятельности организации.
• 1.2 Обеспечение законности деятельности.
• 2 Прогнозирование и планирование деятельности.
• 2.1 Прогнозирование деятельности организации.
• 2.2 Планирование деятельности организации.
• 3 Регулирование деятельности.
• 3.1 Информационное обеспечение деятельности организации.
• 3.2 Оперативное управление деятельностью организации.
• 4Контроль за деятельностью.
• 4.1 Статистическая отчетность.
• 4.2 Ведомственная отчетность.
• 4.3 Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников).
• 5 Финансовое обеспечение.
• 5.1 Бухгалтерский учет.
• 5.2 Бухгалтерская отчетность.
• 6 Материально-техническое обеспечение.
• 6.1 Обеспечение помещением, сырьем, материалами, оборудованием, транспортом.
• 6.2 Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта.
• 6.3 Обеспечение сбыта продукции (услуг).
• 7 Научно-техническое обеспечение.
• 7.1 Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность.
• 7.2 Внедрение и эксплуатация технических средств.
• 7.3 Охрана окружающей среды.
• 7.4 Обеспечение научно-технической информацией.
• 8Обеспечение кадрами (персоналом).
• 8.1 Подбор, расстановка и использование кадров.
• 8.2 Учет личного состава.
• 8.3 Аттестация работников.
• 8.4 Повышение квалификации работников.
• 8.5 Командирование сотрудников.
• 8.6 Нормирование труда.
• 8.7 Охрана труда.
• 9Документационное обеспечение.
• 9.1 Организация работы с документами.
• 9.2 Учет и контроль исполнения документов.
• 9.3 Хранение и использование документов.
• 10 Административно-хозяйственное обслуживание.
• 11 Обеспечение безопасности (режима охраны) организации.

Приведенный выше перечень разделов табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности.

В табель включаются:

• — формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;
• — применяемые в организации формы документов, включенные в «Унифицированные документы» (ОКУД);
• — внутренние формы документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами (актами данной организации);
• — формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля.

В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее важных к менее важным. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

Разработка и последующее ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой документационного обеспечения управления организации, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр табеля. В связи с необходимостью периодического обновления табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) целесообразным является параллельное ведение табеля в электронном формате. В этом случае обновленные версии табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения в него изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в альбом форм документов. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Кроме того, установление в табеле годовой потребности каждой формы позволяет определить потребность в количестве заказываемых организацией бланков.

Табель является превосходным инструментом оптимизации и «инвентаризации» форм документов организации именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Альбом форм документов организации разрабатывается параллельно с табелем.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются образцы форм документов, которые формируются в самостоятельный массив, используемый для разработки альбома форм документов.

Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации[37].

Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки Альбома форм документов — регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

• — определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
• — установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
• — унификацию текста документа.

При разработке унифицированных форм документов проводятся следующие виды работ:

• — формирование объекта унификации — исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем);
• — анализ документов и обобщение результатов анализа;
• — разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления.

Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля.

Для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3−5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать табелю форм документов.

Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений альбом форм, как и табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в канцелярии, электронная копия — в подразделении, отвечающем за разработку и применение табеля и альбома форм документов.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная — индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть связный текст (трафарет), таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например, текст в форме трафарета и таблицы.

Применение табеля и альбома форм документов обеспечивает:

• — соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
• — юридическую силу документов, подготавливаемым в организации;
• — оперативность реализации управленческих функций организации;
• — сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов[38].

В процессе ведения табеля и альбома в них включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов. Структурные подразделения, предлагающие формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности, должны представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя организации.

Развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудиоили видеозаписью).

Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Главное — у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.