Организация работы и хранение документов в архиве БТИ

Не считая инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, раздельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и совместно с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т. д.

Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку. Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.

Хранение инвентарных дел делается вертикально в папках-блоках. Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу лиц:

• — по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;
• — по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией управляющего;
• — по устному указанию управления БТИ;
• — основному инженеру на прием гостей.

Подбор и выдача делается техником архива, выдача оформляется с наполнением журнальчика учета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду воспринимает его на хранение, а в журнальчике проставляется дата возврата дела.

Инвентарные дела, утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарной книге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная и статистическая карточки изымаются с собственных мест хранения и помещаются в специально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. Стихийного бедствия, в случае прекращения права использования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока главные характеристики инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалы прилагается акт Государственного архива о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в государственный архив. При выполнении данных условий на материалы составляется акт комиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия описывает метод ликвидированный документации либо передачи её в государственный архив при получении согласия последнего.

Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжению управления делается инвентаризация архива, в итоге выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

Для размещения сохранности документов помещение архива должно быть изолированное, сухое, пожаробезопасное. Оконные просветы зарешечены, окна занавешены. Входные двери выполнены из сплава с устройством запоров. Для размещения документов, помещение оборудовано стеллажами с ячейками, высота которых обеспечивает вертикальное хранение дел. Само помещение отлично освещено и оборудовано системой противопожарной сигнализации.