Принятие управленческого решения по учету, анализу и оценке материалов

№_п/п

Этапы и шаги разработки управленческого решения.

Реализация шага для разрабатываемого управленческого решения.

1.

Идентификация проблемной ситуации.

1.1.

Определить тип решаемой проблемы.

1.1.1.

Рассматриваемая проблема относится по типу к проблеме функционирования.

Увеличение показателя материалоёмкости.

Рассматриваемая проблема относится по типу к проблеме функционирования. Поскольку увеличение показателя материалоёмкости является скорее несоответствием желаемого и действительного, чем потенциальной возможностью.

1.1.2.

Рассматриваемая проблема относится по типу к проблеме развития.

1.2.

Определить симптомы проблемы.

1.2.1.

Высокая стоимость выпускаемой продукции.

В рассматриваемом периоде себестоимость выпускаемой продукции выросла с 850 тыс. руб. в 2008 г. до 1250 тыс. руб. в 2011 г.

1.2.2.

Высокий удельный вес материальных затрат.

Удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции в этом же периоде увеличился с 0,33 в 2008 г. до 0,9 в 2011 г.

1.2.3.

Высокий коэффициент использования материалов.

Коэффициент использования материалов увеличился с 1,08 в 2008 г. до 1,15 в 2011 г.

1.2.4.

Высокий показателя материалоемкости.

В период с 2008 г. по 2011 г. показатель материалоёмкости увеличился с 0,5 до 0,63 соответственно.

1.3.

Построить дерево причин.

1.3.1.

Причины первого уровня:

• 1. Неэкономный расход материальных ресурсов.
• 2. Устаревшее производственное оборудование.

1.3.2.

Причины второго уровня, сгруппированные по отношению к причинам первого уровня.

• 1.1 Низкая квалификация персонала.
• 1.2 Отсутствие ресурсосберегающих технологий.
• 1.3 Недостоверный учёт материалов.
• 2.1 Снижение инвестиций в оборудование для производства.
• 2.2 Увеличение износа оборудования.
• 2.3 Низкая квалификация персонала.

1.3.3.

Причины третьего уровня.

• 1.1.1 Средний возраст сотрудников 20−25 лет.
• 1.1.2 Небольшой стаж работы на предприятии.
• 1.1.3 Отсутствие системы поощрений за экономию.
• 1.2.1 Устаревшее оборудование.
• 1.2.2 Устаревшие нормы расхода материалов.
• 1.2.3 Низкое качество сырья.
• 1.3.1 Неточность контрольно-измерительных приборов
• 1.3.2 Недостаточный уровень автоматизации учёта.
• 1.3.3 Несовершенство методов учета материалов.
• 2.1.1 Невысокая прибыль предприятия.
• 2.1.2 Увеличение финансирование оборотных активов.
• 2.1.3 Высокая стоимость современного оборудования.
• 2.2.1 Большой срок службы оборудования на предприятии.
• 2.2.2 Увеличение объемов выпускаемой продукции.
• 2.2.3 Отсутствие инвестиций на модернизацию оборудования.
• 2.3.1 Недостаточное информационное обеспечение персонала.
• 2.3.2 Отсутствие мотивации на повышение квалификации.
• 2.3.3 Отсутствие материальной заинтересованности в повышения уровня профессионализма.

1.4.

Выделить управляемые факторы.

1.4.1.

Изменение кадровой политики предприятия.

Привлечение специалистов более высокого уровня, разработка системы стимулирование и поощрений за экономию, формирование устойчивой мотивации на повышение квалификации.

1.4.2.

Усовершенствование технологии производства.

Внедрение прогрессивных норм расхода материалов и ресурсосберегающих технологий производства, обновление программного и технического обеспечения.

1.4.3.

Пересмотр финансового планирования.

Повышение доли инвестирования прибыли предприятия в приобретение современного оборудования и вложение средств в модернизацию уже имеющегося.

1.5.

Выделить факторы внешней среды решения.

1.5.1.

Конкуренция.

Повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции.

1.5.2.

Инфляция.

Рост цен на производственное оборудование превышает уровень инфляции.

1.5.3.

Технологическое развитие.

Постоянный рост наукоёмкого производства.

1.6.

Определить тип внешней среды.

1.6.1.

Условия определенности.

В данном случае условий определенности есть, поскольку можно дать гарантию получения желаемого результата.

1.6.2.

Условия неопределенности.

К условиям неопределенности можно отнести инфляцию, так как она зависит от множества других внешних неуправляемых и разнонаправленных факторов.

1.6.3.

Условия риска.

Управляемые факторы относятся к условиям риска, т.к. результат управления ими можно предсказать.

2.

Целевая ориентация решения.

2.1.

Сформулировать цель решения.

Снижение показателя материалоемкости до уровня 2008 г.

2.2.

Построить дерево целей.

2.2.1.

Цель 1:

Снижение удельного веса материальных затрат.

2.2.1.1.

Показатель 1.1:

Материальные затраты.

2.2.1.2.

Показатель 1.2:

Себестоимость продукции.

2.2.2.

Цель 2:

Снижение удельной материалоемкости изделия.

2.2.2.1.

Показатель 2.1:

Стоимость потребленных на изделие материалов.

2.2.2.2.

Показатель 2.2:

Цена изделия.

2.3.

Определить сравнительную значимость целей и показателей.

2.3.1.

Определение сравнительной значимости (веса) целей, в долях единицы.

Цели Оценки целей Нормированные оценки Сумма Вес Цель 1.

Цель 2.

Цель 1.

Цель 2.

Цель 1.

• 1
• 2/3
• 0,4
• 0,4
• 0,8
• 0,4

Цель 2.

• 3/2
• 1
• 0,6
• 0,6
• 1,2
• 0,6

Сумма.

• 2,5
• 1,67
• 1
• 1
• 2
• 1

2.3.2.

Определение сравнительной значимости (веса) показателей, характеризующих степень достижения 1-й цели, в долях единицы.

Цели Оценки целей Нормированные оценки Сумма Вес П 1.1.

П 1.2.

П 1.1.

П 1.2.

П 1.1.

• 1
• 9/2
• 0,82
• 0,82
• 1,64
• 0,82

П 1.2.

• 2/9
• 1
• 0,18
• 0,18
• 0,36
• 0,18

Сумма.

• 1,22
• 5,5
• 1
• 1
• 2
• 1

2.3.3.

Определение сравнительной значимости (веса) показателей, характеризующих степень достижения 2-й цели, в долях единицы.

Цели Оценки целей Нормированные оценки Сумма Вес П 2.1.

П 2.2.

П 2.1.

П 2.2.

П 2.1.

• 1
• 5/2
• 0,71
• 0,71
• 1,42
• 0,71

П 2.2.

• 2/5
• 1
• 0,29
• 0,29
• 0,58
• 0,29

Сумма.

• 1,4
• 3,5
• 1
• 1
• 2
• 1

2.3.5.

Определение сравнительной значимости (веса) показателей в общей системе оценки решения, в процентах.

№ _п/п

Показатель Результат расчета веса в п. 2.3.2−2.3.6.

Результат расчета соответ-ствующей цели в п. 2.3.1.

Сравнительная значимость показателя (3×4×100%).

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 1.

П 1.1.

• 0,82
• 0,4
• 0,33
• 2.

П 1.2.

• 0,18
• 0,4
• 0,07
• 4.

П 2.1.

• 0,71
• 0,6
• 0,43
• 5.

П 2.2.

• 0,29
• 0,6
• 0,17

Итого.

• 2
• 2
• 1

3.

Разработка альтернатив.

3.1.

Формулировка исходного множества альтернатив.

3.1.1.

Альтернатива 1.

Подписание дополнительного соглашения с поставщиком материалов о предоставлении 5%-ной скидки на приобретение крупных партий сырья.

3.1.2.

Альтернатива 2.

Модернизация производственного оборудования.

3.2.

Выбор допустимых решений.

Любая из описанных альтернатив имеет все шансы на реализацию в ООО «РОСТ».

3.2.1.

Исключенная альтернатива 1.

3.2.2.

Исключенная альтернатива 2.

3.3.

Определение прогнозных значений ключевых показателей, характеризующих реализацию каждой альтернативы.

3.3.1.

Показатель 1.

Себестоимость выпускаемой продукции.

3.3.1.1.

Значение для альтернативы 1.

При подписании дополнительного соглашения с поставщиком материалов о предоставлении 5%-ной скидки на приобретение крупных партий сырья, показатель себестоимости снизится на 5%, поскольку уменьшится стоимость сырья.

3.3.1.2.

Значение для альтернативы 2.

При вложении средств в модернизацию производственного оборудования показатель себестоимости также может незначительно снизится за счет более совершенных технологий, сокращения отходов производства.

3.3.2.

Показатель 2.

Коэффициент использования материалов.

3.3.2.1.

Значение для альтернативы 1.

В случае подписания дополнительного соглашения с поставщиком материалов о предоставлении 5%-ной скидки на приобретение крупных партий сырья, коэффициент использования материалов теоретически уменьшится на 5%, поскольку на эту величину уменьшится сумма фактических материальных затрат.

3.3.2.2.

Значение для альтернативы 2.

При вложении средств в модернизацию производственного оборудования коэффициент использования материалов останется неизменным.

3.3.3.

Показатель 3.

Удельная материалоемкость изделия.

3.3.3.1.

Значение для альтернативы 1.

При подписании дополнительного соглашения с поставщиком материалов о предоставлении 5%-ной скидки на приобретение крупных партий сырья, удельная материалоемкость изделия также уменьшится на 5%, так как стоимость всех потребленных на изделие материалов станет меньше.

3.3.3.2.

Значение для альтернативы 2.

При вложении средств в модернизацию производственного оборудования коэффициент использования материалов останется неизменным.

4.

Принятие решения.

4.1.

Расчет интегрального показателя для каждой альтернативы.

4.1.1.

Таблица для перевода показателя 1 в баллы.

Диапазон изменения показателя 1 (от «худших» к «лучшим»).

Качественная оценка Балльная оценка До 1%.

плохо.

От 1% до 2%.

удовлетворительно.

От 2% до 3%.

хорошо.

От 3% до 5%.

очень хорошо.

• 8
• 6% и более

отлично.

4.1.2.

Таблица для перевода показателя 2 в баллы.

Диапазон изменения показателя 2 (от «худших» к «лучшим»).

Качественная оценка Балльная оценка До 1%.

плохо.

От 1% до 2%.

удовлетворительно.

От 2% до 3%.

хорошо.

От 3% до 5%.

очень хорошо.

• 8
• 6% и более

отлично.

4.1.3.

Таблица для перевода показателя 3 в баллы.

Диапазон изменения показателя 3 (от «худших» к «лучшим»).

Качественная оценка Балльная оценка До 1%.

плохо.

От 1% до 2%.

удовлетворительно.

От 2% до 3%.

хорошо.

От 3% до 5%.

очень хорошо.

• 8
• 6% и более

отлично.

4.1.5.

Получение интегральной оценки альтернативы на основе суммирования с учетом весов.

Альтернативы Показатель.

• ?B_ijq_i
• 1
• 2

Альтернатива 1.

• 8
• 2
• 1

Альтернатива 2.

• 8
• 2
• 0,2

Вес показателя (q_i).

• 40%
• 60%

4.2.

Сравнение альтернатив и выбор наилучшей.

Таким образом, наиболее эффективной из предложенных альтернатив является альтернатива1: Подписание дополнительного соглашения с поставщиком материалов о предоставлении 5%-ной скидки на приобретение крупных партий сырья.

5.

Организация и контроль выполнения решения.

5.1.

Утверждение и согласование решения.

5.1.1.

Форма утверждения решения у руководства (приказ, распоряжение и т. п.).

Приказ по ООО «РОСТ»: Договорному отделу выступить с предложением к ООО «Альтернатива» (поставщику сырья о рассмотрении возможности предоставления 5%-ной скидки на закупку оптовых партий материалов для производства…

Шестой принцип, компетентность. Сотрудники и группы сотрудников должны решать вопросы обеспечения безопасности на профессиональном уровне, а в необходимых случаях специализироваться по основным его направлениям. Седьмой принцип, экономическая целесообразность. Стоимость финансовых затрат на обеспечение безопасности не должна превышать тот оптимальный уровень, при котором теряется экономический смысл их применения.

Восьмой принцип, плановая основа деятельности. Деятельность по обеспечению безопасности должна строиться на основе комплексной программы обеспечения безопасности фирмы, подпрограмм обеспечения безопасности по основным его видам и разрабатываемых для их исполнения планов работы подразделений фирмы и отдельных сотрудников.

Девятый принцип, системность. Этот принцип предполагает учет всех факторов, оказывающих влияние на безопасность фирмы, включение в деятельность по его обеспечению всех сотрудников подразделений, использование в этой деятельности всех сил и средств. Обеспечением безопасности фирмы занимаются две группы субъектов, которые отображены на рисунке 5.1.

Рис. 5.1. Субъекты безопасности фирмы.

Первая группа занимается этой деятельностью непосредственно на предприятии и подчинена его руководству. Среди этой группы можно выделить специализированные субъекты: совет или комитет безопасности фирмы, служба безопасности, пожарная часть, спасательная служба и т. д.), основным предназначением которых является постоянная профессиональная деятельность по обеспечению безопасности фирмы (в рамках своей компетенции). Другую часть субъектов этой группы условно можно назвать полуспециализированной, т.к. часть функций этих субъектов предназначена для обеспечения безопасности фирмы (медицинская часть, юридический отдел и т. д.). Наконец, к третьей части этой группы субъектов относится весь остальной персонал и подразделения фирмы, которые в рамках своих должностных инструкций и положений о подразделениях обязаны принимать меры к обеспечению безопасности.

Следует иметь в виду, что эффективно обеспечивать безопасность фирмы эти субъекты могут только в том случае, если цели, задачи, функции, права и обязанности будут распределены между ними таким образом, чтобы они не пересекались друг с другом.

Ко второй группе субъектов относятся внешние органы и организации, которые функционируют самостоятельно и не подчиняются руководству фирмы, но при этом их деятельность оказывает существенное (положительное или отрицательное) влияние на безопасность фирмы. Субъектами этой группы являются: законодательные органы. Принятые на уровне Российской Федерации и субъектов Федерации законы составляют правовую основу деятельности по обеспечению безопасности фирмы; органы исполнительной власти. Принятые на уровне этих органов подзаконные акты во многом дополняют, уточняют, детализируют требования законов; суды. Судебные органы обеспечивают соблюдение законных прав и интересов фирмы, в т. ч. в сфере безопасности; правоохранительные органы. Такие органы осуществляют борьбу с правонарушениями, которые отрицательным образом влияют на состояние безопасности фирмы; научно-образовательные учреждения. Последние (особенно негосударственные образовательные учреждения для подготовки частных охранников и детективов) призваны обеспечить научно-методическую проработку проблем безопасности фирмы и подготовку соответствующих специалистов в сфере безопасности фирм.

Совершенно очевидно, что субъекты второй группы по своей инициативе подключаются эпизодически (или никогда) к деятельности фирмы по обеспечению своей безопасности. Организационной формой такого подключения может стать комплексная программа безопасности фирмы, в которой необходимо предусмотреть формы и методы этой работы. Кроме того, можно рекомендовать разработку планов структурных подразделений и всего фирмы в целом по организации взаимодействия с вышеуказанными органами и организациями.

Среди существующих средств обеспечения безопасности можно выделить следующие: технические средства. К ним относятся охранно-пожарные системы, видео-, радиоаппаратура, средства обнаружения взрывных устройств, бронежилеты, заграждения и т. д.

Организационные средства. Создание специализированных организационно-структурных формирований, обеспечивающих безопасность фирмы.

Информационные средства. Прежде всего, это печатная и видеопродукция по вопросам сохранения конфиденциальной информации. Кроме этого, важнейшая информация для принятия решений по вопросам безопасности сохраняется в компьютерах.

Финансовые средства. Совершенно очевидно, что без достаточных финансовых средств невозможно функционирование системы безопасности, вопрос лишь в том, чтобы использовать их целенаправленно и с высокой отдачей.

Правовые средства. Здесь имеется ввиду использование не только изданных вышестоящими органами власти законов и подзаконных актов, но также разработка собственных, так называемых локальных правовых актов по вопросам обеспечения безопасности.

Кадровые средства. Имеется ввиду прежде всего достаточность кадров, занимающихся вопросами обеспечения безопасности. Одновременно с этим решают задачи повышения их профессионального мастерства в этой сфере деятельности.

Интеллектуальные средства. Привлечение к работе высококлассных специалистов, научных работников (иногда целесообразно привлекать их со стороны) позволяет внедрять новые системы безопасности.

Следует заметить, что применение каждого из вышеуказанных средств в отдельности не дает необходимого эффекта, он возможен только на комплексной основе. В то же время необходимо отметить, что одновременное внедрение всех вышеуказанных средств, в принципе невозможно. Оно проходит обычно ряд этапов:

• 1 этап. Выделение финансовых средств.
• 2 этап. Формирование кадровых и организационных средств.
• 3 этап. Разработка системы правовых средств.
• 4 этап. Привлечение технических, информационных и интеллектуальных средств.

Переведенные из статичного в динамичное состояние, вышеуказанные средства становятся методами, т. е. приемами, способами действия. Соответственно, можно говорить о технических, организационных, информационных, финансовых, правовых, кадровых и интеллектуальных методах.

Зарубежный и отечественный опыт обеспечения безопасности свидетельствуют, что для борьбы со всей совокупностью потенциально возможных угроз необходима стройная и целенаправленная организация процесса противодействия. Причем в организации этого процесса должны участвовать не только люди ответственные за это направление, а также: профессиональные специалисты, руководство организации, ведущие сотрудники организации. Для этого необходимо разрабатывать под каждую конкретную организацию свою концепцию безопасности.

Концепция безопасности организации выражает систему взглядов на проблему безопасности на различных этапах и уровнях предпринимательской деятельности, а также основные принципы, направления и этапы реализации мер безопасности.

При построении концепции безопасности руководитель организации и начальник службы безопасности должны очень тщательно анализировать полный набор угроз, глубокое знание и своевременное выявление которых позволит службе безопасности превентивно их блокировать. Накопленный в мире опыт в области безопасности показывает, что:

анализ угроз и разработка концепции безопасности не должны быть одноразовыми актами. Это непрерывный процесс, заключающийся в обосновании и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей создания, совершенствования и развития системы безопасности, непрерывном управлении ею, контроле, выявлении ее слабых мест и ликвидации недостатков;

безопасность может быть обеспечена лишь при комплексном использовании всего арсенала сил и средств во всех структурных элементах системы, то есть использования ИСБ;

никакая ИСБ не может обеспечить требуемый уровень безопасности без надлежащей подготовки персонала организации и пользователей и соблюдения ими всех установленных правил, направленных на обеспечение безопасности;

основной целью системы безопасности является предупреждение.

Безопасность деятельности организации осуществляется на двух уровнях:

первый уровень, всеми сотрудниками организации посредством выполнения режима безопасности;

второй уровень, службой безопасности организации путем проведения защитных мероприятий.

Служба безопасности предназначена, прежде всего, для организации защиты от всех видов угроз.

Детализация тех угроз, устранение, пресечение или нейтрализация которых входит в компетенцию службы безопасности, должна найти отражение в ее уставе применительно к основным видам безопасности. Приведем краткий перечень возможных действий службы безопасности по пресечению, устранению или нейтрализации угроз в рамках основных видов безопасности, который отображен на рисунке 5.2.

Рис. 5.2. Виды безопасности фирмы.

Физическая безопасность — охрана персонала от насильственных преступлений, предупреждение таких преступлений и т. д.

Информационная безопасность — сохранение коммерческой тайны, борьба с хакерами и т. д.

Экономическая безопасность — охрана имущества фирмы, борьба с экономическим шпионажем и т. д.

Экологическая безопасность — документирование экологических правонарушений, выставление экологических постов и т. д.

Пожарная безопасность — проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание пожарной сигнализации, выставление постов в местах возможного загорания и пожаров и т. д.

Техногенная безопасность — охрана наиболее опасных участков фирмы от террористов, участие в расследовании техногенных катастроф и т. д.

Психологическая безопасность — информирование персонала фирмы об отсутствии реальных угроз, адекватное реагирование на дезинформационные мероприятия и т. д.

Научно-техническая безопасность — охрана ноу-хау, организация охраны научных лабораторий и т. д.

Саму же службу безопасности, призванную обеспечить безопасность фирмы, можно определить как его структурное формирование, осуществляющее в рамках законодательства и собственного устава меры по предотвращению и пресечению угроз интересам своего учредителя.

Под Уставом понимается правовой акт, определяющий свод правил, регулирующих деятельность организации, её взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере её деятельности.

Сложность в разработке устава заключается в том, что в нем должны быть изложены в краткой, но емкой форме, основы жизнедеятельности службы безопасности. Прежде всего, в него целесообразно включить следующие разделы:

общие положения; основные задачи, функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; охрана и детективная деятельность; имущество и средства; контроль; проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Как правило выделяют следующие функции службы безопасности:

реализация мер противодействия всех видов шпионажа (промышленного, научно-технического, экономического и т. д.);

своевременное информирование руководства фирмы о фактах нарушения законодательства со стороны государственных и муниципальных органов, коммерческих и некоммерческих организаций, затрагивающих интересы фирмы;

предупреждение переманивания сотрудников фирмы, обладающих конфиденциальной информацией;

всестороннее изучение деловых партнеров;

своевременное выявление и адекватное реагирование на дезинформационные мероприятия;

разработка и совершенствование локальных правовых актов, направленных на обеспечение безопасности фирмы;

реализация мер по защите коммерческой и иной информации;

организация мероприятий по противодействию недобросовестной конкуренции;

обеспечение защиты всех видов ресурсов фирмы;

реализация мер по защите интеллектуальной собственности;

организация и проведение мер по предотвращению чрезвычайных ситуаций;

выявление негативных тенденций среди персонала фирмы, информирование о них руководства фирмы и разработка соответствующих рекомендаций;

организация взаимодействия с правоохранительными и контрольными органами в целях предупреждения и пресечения правонарушений, направленных против интересов фирмы;

разработка и реализация мер по предупреждению угроз физической безопасности имуществу фирмы и его персоналу.