Хранение бухгалтерской документации
Хранить документы можно различными способами: так, внеофисное хранение подразумевает использование услуг специализированных архивных компаний, также можно создать и свой архив. Федеральный закон № 125 «Об архивном деле РФ», подписанный 22.10.2004 года, устанавливает для организаций право на создание архива.
В тех случаях, когда организация хранит документы у себя, ей следует выделить отдельное помещение, которое должно быть оборудовано стеллажами и специальными полками. Когда в архиве имеются окна, на них устанавливаются жалюзи или они зашториваются. Если этого не сделать, тогда документы будут выцветать. Для этой же цели можно вместо стеллажей использовать глухие шкафы.
На окна рекомендуется устанавливать металлические решетки, особенно это касается случаев, когда хранилище находится в цокольном или на первом этаже здания. По возможностям установите в архиве стальную дверь. Эти меры позволяет защитить помещения от несанкционированного доступа. документооборот бухгалтерский информация Чтобы сократить время на поиски нужных документов, можно разработать номенклатуру дел, а в помещении архива разместить ее копию. Также важно учесть, что чаще всего выдача бухгалтерских документов и документации из архива организации сотрудникам иных структурных подразделений фирмы не допускается. Если документ выдать необходимо, для этого потребуется разрешение главного бухгалтера.
Эффективным методом организации архива считается внеофисное хранение документации, при котором бухгалтерские документы передаются в профессиональный архив на хранение. Это помещение оснащается современным оборудованием: специальными коробами, архивными стеллажами, системами пожарной безопасности и контроля доступа.
Внеофисное хранение документации обладает определенными преимуществами:
- · защищает конфиденциальные сведения от несанкционированного доступа;
- · освобождает офисные площади;
- · сохраняет важные документы;
- · снижает непрофильную нагрузку на бухгалтера;
- · сокращает затраты, связанные с оборудованием своего архива и его обслуживанием.
Чаще всего выбор метода хранения бухгалтерской документации зависит от финансовых возможностей компании, объема документов и темпов их образования, а также от отраслевых особенностей предприятия и требований службы безопасности.
