Синтетический и аналитический учет денежных средств

Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка. [33].

Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. [21].

При приеме на работу с кассиром ЗАО «Ленточные пилы» заключается договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191).

В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется Обязательство кассира.

Руководителем ЗАО «Ленточные пилы» должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру ЗАО «Ленточные пилы» предоставляется автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

В соответствии с указанными нормативными актами руководитель ЗАО «Ленточные пилы» должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости — транспортное средство. [3, 21].

При транспортировке денежных средств кассиру ЗАО «Ленточные пилы», сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

• · разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• · допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;
• · *следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;
• · посещать магазины, рынки и другие тому подобные места;
• · выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

После окончания рабочего дня кассир ЗАО «Ленточные пилы» должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключе ЗАО «Ленточные пилы». Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т. е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.

Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна …

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12).

Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Остаток средств в кассе отражают в ведомости на обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.

При осуществлении записей в кассовой книге за 3- 5 дней журнал-ордер № 1 можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый месяц.

В ЗАО «Ленточные пилы» учет денежных средств ведется на счете 50 «Касса», к которому открыты 2 субсчета: 50−1 «Касса организации»; 50−3 «Денежные документы».

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты («Касса организации в долларах США», «Касса организации в евро» и т. д.). [15].

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы. [15].

Счет 50 «Касса» по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье «Касса». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — их расходование и списание.

Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему ведутся в электронном виде, открываются по субсчетам, записи производятся в течение месяца.

Для отражения в учете полученной выручки от реализации материалов по обычным видам деятельности делаются бухгалтерские проводки, отражающие движение наличных денег:

— дебет счета 50 «Касса» кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — на сумму полученной выручки.

ЗАО «Ленточные пилы» реализовало ленточное полотно по фактической себестоимости 2000 руб. за наличный расчет по цене 3000 руб. (без учета НДС). В бухгалтерском учете бухгалтером оформлены проводки, представленные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 — Бухгалтерские проводки при продаже за наличный расчет.

К счетам 43 «Готовая продукция», 50 «Касса», 99 «Прибыли и убытки» на предприятии субсчета не открываются.

Если ЗАО «Ленточные пилы» приобрело ГСМ для легкового транспорта за наличный расчет по цене 960 руб. (в т.ч. НДС 146 руб.), то в бухгалтерском учете оформляются проводки, представленные в таблице 2.3.

К счетам 44 «Расходы на продажу» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на предприятии субсчета не открываются.

В ЗАО «Ленточные пилы» с дебета счета 50 «Касса» в кредит счета 51 «Расчетные счета» бухгалтер списывает сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе. Субсчета к этим счетам на предприятии не предусмотрены.

Таблица 2.3 — Бухгалтерские проводки при приобретении за наличный расчет.

Работник ЗАО «Ленточные пилы» оказал услуги сторонней организации по сварке швов. Стоимость одного шва составляет 100 руб., в т. ч. НДС 15,25 руб. Было сварено 12 швов. В бухгалтерском учете оформляются проводки в таблице 2.4.

Таблица 2.4 — Бухгалтерские проводки при оказании услуг за наличный расчет.

При выплате заработной платы персоналу также осуществляется движение денежных средств, которое отражается в бухгалтерском учете соответствующими проводками. ЗАО «Ленточные пилы» получено 5 февраля 2007 г. в банке на выплату заработной платы 210 тыс. руб. Фактически выплачено 189 тыс. руб. Зачислено на депонент 21 тыс. руб. Остаток денежных средств по состоянию на 8 февраля- 25 тыс. руб. Лимит кассы — 20 тыс. руб. Следует сдать в банк — 5 тыс. руб. В бухгалтерском учете были оформлены проводки, отраженные в таблице 2.5.

Таблица 2.5 — Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы.

Так как у предприятия нет работников-совместителей, то к счету 70 «Заработная плата» субсчета не открываются.

Операции выдачи денег из кассы в бухгалтерском учете ЗАО «Ленточные пилы» отражаются одной из следующих проводок, представленных в таблице 2.6.

Таблица 2.6 — Бухгалтерские проводки при выдаче денег из кассы.

Кассой ЗАО «Ленточные пилы» были выданы денежные средства работнику наличными деньгами под оказание услуги сторонней организацией на сумму 50 000 руб. Фактическая стоимость указанной услуги (с учетом НДС) составила 42 000 руб. Остаток неиспользованного аванса сдан в кассу организации подотчетным лицом предприятия, оказавшего услугу. В бухгалтерском учете оформлены проводки, представленные в таблице 2.7.

Таблица 2.7 — Бухгалтерские проводки расчетов с подотчетными лицами.

Командированному работнику ЗАО «Ленточные пилы» выдана подотчетная сумма в размере 10 000 руб. По возвращению из командировки работником представлен авансовый отчет на сумму 9600 руб. (в том числе НДС, подлежащий зачету — 834 руб., НДС по командировочным расходам рассчитывается по ставке 20% с сумм командировочных расходов, исключая суточные и некоторые другие виды расходов. Остаток аванса внесен в кассу организации. В бухгалтерском учете будут оформлены проводки, представленные в таблице 2.8.

Таблица 2.8 — Бухгалтерские проводки расчетов по командировочным.

К счету 44 «Коммерческие расходы» на предприятии субсчета не открываются.

По условиям коллективного договора в ЗАО «Ленточные пилы» работникам оплачиваются путевки в дом отдыха; при этом предприятием оплачивается 50 процентов стоимости путевки за счет прибыли, а 50 процентов оплачивает работник за счет личных средств, приобретенные путевки должны быть оприходованы в кассу, а затем только выданы работникам. Работнику ЗАО «Ленточные пилы» Иванову С.В.было выдано 12 тыс. руб. из кассы предприятия для приобретения путевки. В бухгалтерском учете оформляются проводки в таблице 2.9.

Таблица 2.9 — Бухгалтерские проводки при оплате путевки.

При выдаче заработной платы с Иванова С. В. будет удержан налог на доходы физических лиц с предоставленной суммы.

В компьютерной бухгалтерии ЗАО «Ленточные пилы» (программа «1С. Бухгалтерия») синтетический учет операций по счету 50 «Касса» ведется в разрезе двух субсчетов — субсчет 50.1. «Касса в рублях» и субсчет 50.11 «Касса в валюте». Для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок авиабилетов и прочих денежных документов в рублях выделен субсчет 50.3, а для денежных документов в кассе организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, субсчет 50.33. В целом по счету аналитический учет не ведется.

На субсчетах 50.1 и 50.11 аналитический учет ведется по субконто «Движение денежных средств». Субконто вида «Движение денежных средств» соответствует одноименный справочник (меню: Справочники — Прочие — Движения денежных средств). Каждый элемент справочника представляет собой описание одного вида движения денежных средств при помощи трех реквизитов «Наименование», «Вид движения» и «Разрез деятельности». Данный справочник используется для ведения учета денежных средств в разрезе определенного списка видов движения, что необходимо для того, чтобы программа могла автоматически сформировать форму № 4 регламентированной отчетности.

Данный отчет о движении денежных средств содержит сведения о потоках денежных средств (поступление, направление денежных средств) с учетом остатков денежных средств на начало и конец отчетного периода, в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

В графу «Наименование» бухгалтер ЗАО «Ленточные пилы» может вводить неограниченное число различных наименований, которые в процессе работы будут выбираться для включения в кассовые и платежные документы.

В реквизитах «Вид движения» и «Разрез деятельности» выбираются соответствующие определенному виду движения характеристики согласно требованиям регламентированной отчетности. Набор этих характеристик предопределен и представлен в компьютерной системе в виде перечислений «Виды движения денежных средств» и «Разрезе деятельности».

Вид субконто «Движение денежных средств» используется на субсчетах счета 50 «Касса» как «оборотный». Благодаря этому, система накапливает лишь обороты по данному субконто и не формирует итоги. Соответственно это позволяет, используя стандартную отчетность, получать развернутые аналитические отчеты видам движения денежных средств в кассе только по оборотам.

Учетными регистрами ЗАО «Ленточные пилы» по счету 50 «Касса» являются «Карточка счета» и «Журнал — ордер и Ведомость по счету 50», по которым составляется «Оборотно — сальдовая ведомость по счету» и проводится «Анализ счета», «Анализ счета 50 по датам» (табл. 2.10).

Таблица 2.10 — Анализ счета 50 за 4 квартал 2011 г. в тыс. руб.

Счет 51 «Расчетные счета» в учете ЗАО «Ленточные пилы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях. Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете ЗАО «Ленточные пилы» на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно — расчетных документов.

Сдача наличных на расчетный счет производится по приказу руководителя ЗАО «Ленточные пилы». В бухгалтерии ЗАО «Ленточные пилы» на основании приказа выписывается кассовый ордер, в котором указывается сумма наличных, сдаваемая на расчетный счет.

В бухгалтерии ЗАО «Ленточные пилы» делается запись в кассовую книгу, включающая содержание операции по ордеру, с указанием корреспондирующего счета — 51 «Расчетные счета» и сумму расхода. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации. Сумма наличных, сданная на расчетный счет, отражается бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 51 «Расчетный счет» и кредит счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету. Банк «Европейский», ведущий расчетно-кассовое обслуживание ЗАО «Ленточные пилы», выплачивает предприятию вознаграждение за использование средств, которые остаются на расчетных счетах предприятия. Поступившая сумма отражается как прочие доходы. Сумма вознаграждения — 2,5% годовых от среднего остатка по счету.

Средний остаток по расчетному счету за декабрь 2011 г. составил 758,4 тыс. руб. Тогда сумма вознаграждения, причитающего «Ленточные пилыу», составит:

758,4 тыс. руб.* 31 дней / 360 дней = 6,997 тыс. руб.

В последний день месяца банк зачислил эту сумму на расчетный счет организации. Бухгалтер ЗАО «Ленточные пилы» делает проводку в таблице 2.11.

Таблица 2.11 — Бухгалтерские проводки при зачислении вознаграждения банка на расчетный счет.

Так как обслуживание предприятия ведется в одном банке, то субсчета к счету 51 «Расчетные счета» не открываются.

Суммы, которые предприятие платит банку за расчетно-кассовое обслуживание, за выдачу наличных денег и за проведение других операций, учитывают как прочие расходы:

Дебет 91 — 2 Кредит 51 — учтены расходы на оплату услуг банка согласно договору на расчетно-кассовое обслуживание.

ЗАО «Ленточные пилы» зачислило на депозитный счет 100 тыс. руб. на 3 месяца. Депозит был размещен под 16% годовых. Сумма начисленных процентов 4999 руб.(100 тыс. руб.*20%/12 мес.*3 мес.) Бухгалтер ЗАО «Ленточные пилы» делает проводки в таблице 2.12.

Таблица 2.12 — Бухгалтерские проводки по операциям по специальным счетам.

При сдаче денег инкассатору в бухгалтерском учете ЗАО «Ленточные пилы» используется счет 57 «Переводы в пути» и делается следующая проводка (табл. 2.13).

Таблица 2.13 — Бухгалтерские проводки при сдаче денег инкассатору.

К счету 57 на предприятии субсчета не открываются.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах в банках на территории страны и за рубежом в бухгалтерском учете ЗАО «Ленточные пилы» используется счет 52 «Валютные счета».

По дебету счета 52 «Валютные счета» отражается поступление денежных средств на валютные счета предприятия. По кредиту счета 52 «Валютные счета» отражается списание денежных средств с валютных счетов предприятия. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет валютных счетов предприятия и обнаруженные при проверке выписок банка, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском учете ЗАО «Ленточные пилы» на основании выписок банка и приложенных к ним денежно — расчетных документов.

У ЗАО «Ленточные пилы» к счету 52 «Валютные счета» открыты субсчета: 52−1 «Валютные счета внутри страны», 52−2 «Валютные счета за рубежом». Внутри каждого субсчета открыты субсчета «Транзитные валютные счета», «Текущие валютные счета».

Транзитный валютный счет открывается ЗАО «Ленточные пилы» для зачисления в полном объеме поступлений в иностранной валюте. Исключение составляют следующие поступления иностранной валюты, зачисляемые сразу на текущий валютный счет.

По дебету счета 52 (текущие валютные счета) отражаются суммы в иностранной валюте, перечисленные с кредита счета 52 (транзитные валютные счета), а также указанные ранее суммы, которые зачисляются сразу на текущий валютный счет, минуя транзитный счет. С кредита счета 52 (текущие валютные счета), валюта списывается в безналичном и наличном порядке.

На транзитный счет ЗАО «Ленточные пилы» 26 декабря 2011 года поступила валютная выручка за отгруженный товар в размере 7085 Евро. Курс ЦБ РФ 38,9 руб. ЗАО «Ленточные пилы» подал в банк поручение на продажу валюты в размере 7085 Евро по курсу банка 38,85 руб. Тогда бухгалтер ЗАО «Ленточные пилы» сделает следующие проводки по счету 52 (табл. 2.14):

Таблица 2.14 — Бухгалтерские проводки при получении валюты.