Функциональная структура АИС

Функциональная структура в основном соответствует организационной структуре, представленной на рис. 1.1.

Целью существующей АИС в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» является автоматизация экономических и бухгалтерских операций и связанных с ними процессов, среди которых основное место составляют поступление и реализация товаров.

Перед службой инженера-программиста АИС в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» поставлены задачи на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения научных, прикладных экономических и других задач обеспечивать возможность выполнения алгоритмом и соответственно поставленных задач вычислительной техники, проводить её отладку и тестирование.

Степень охвата автоматизированной информационной системой «1С: Предприятие 7.7» в организация ЧУП «Гомельская универсальная база» является полной. Все подразделения организации и склады соединены в единую систему при помощи локальной вычислительной сети, вся информация организации как текущая, так и архивная хранится на сервере.

Автоматизация ЧУП «Гомельская универсальная база» началась в 1993 году, когда начался эксплуатироваться программный комплекс, включающий в себя «АРМ экономиста по ценам», «АРМ товароведа» и «АРМ бухгалтера». Однако из-за отсутствия возможности доработки «АРМ бухгалтера», данное приложение морально устарело и не может обеспечивать современный необходимый уровень обработки экономической и бухгалтерской информации и получение отчётов.

Использовавшиеся ранее в организации АРМы не создавались непосредственно в организации, а предоставлялись уже готовые и протестированные Гомельским облпотребсоюзом и вычислительным центром Белкообсоюза.

Для решения задач сегодняшнего дня было принято решение о приобретении программного комплекса «1С: Предприятие» версия 7.7. В настоящий момент данное программное обеспечение внедрено.

Система программ «1С: Предприятие 7.7» — это универсальное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации хозяйственной деятельности коммерческих и бюджетных организаций и организаций различных форм собственности и видов деятельности. Ее потенциальные возможности значительно выходят за рамки любого другого программного комплекса в этом ценовом диапазоне. И в силу своей универсальности, эта система удовлетворяет требованиям ведения учета в организации, имеет возможность адаптации под конкретный вид бизнеса, более того, даже и под конкретную организацию. «1С: Предприятие 7.7» предназначено для автоматизации бухгалтерского учёта с полным расчётом налогов и выходом на баланс для предприятий, осуществляющие любые виды деятельности на территории Республики Беларусь. В организации ЧУП «Гомельская универсальная база» установлена и применяется сетевая версия, которая позволяет нескольким пользователем одновременно работать с одной информационной базой. Реализованная в клиент-серверном варианте «1С: Предприятия 7.7» трехуровневая архитектура существенно улучшает эксплуатационные характеристики системы с точки зрения администратора. В этом варианте пользователи взаимодействуют только с сервером «1С: Предприятия 7.7» и не обращаются напрямую ни к файловым ресурсам, ни к серверу баз данных. Это улучшает защищенность системы от неправомерного доступа пользователей к конфигурации и базе данных.

Все изменения, вносимые одним из пользователей, сразу доступны другим пользователям системы. Система поддерживает блокировку объектов, редактируемых пользователем, от изменения другими пользователями. Для каждого из пользователей, работающих с сетевой версией, обозначен набор прав на доступ к информации, обрабатываемой системой, и настроен индивидуальный интерфейс для быстрого доступа к часто используемым функциям и режимам.

Система «1С: Предприятие 7.7» является достаточно гибкой и открытой для дальнейших действий, что позволяет быстро и оперативно дорабатывать программу (например, изменять и дополнять бухгалтерские проводки, формировать новые отчёты и т. д.).

Автоматизация учета в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» при помощи «1С:Предприятие 7.7» выполняет следующие функции:

• — учет основных средств;
• — учет материалов;
• — учет взаиморасчетов с головной организацией (Облпотребсоюз, Белкоопсоюз);
• — расчет и выплата заработной платы (расчет отпускных, оплаты листков нетрудоспособности, доплат к листкам нетрудоспособности, выплат договорникам, переносы отпусков, отзывы из отпусков, учет компенсаций за использование автомобиля, материальной помощи, премий, добровольного медицинского страхования сотрудников и членов их семей, формирование табеля отработанного времени и т. д.);
• — печать расчетных листков, лицевых счетов, расчетной ведомости, свода по заработной плате, справки о доходах;
• — по договорам подряда: подготовка справок о доходах и реестра сведений о доходах физических лиц;
• — кадровый учет (формирование и печать приказов о приеме/увольнении, отпусках, переводах, изменении окладов, предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, об окончании испытательного срока и т. д.);
• — учет командировок с возможностью печати командировочных удостоверений;
• — учет взаиморасчетов с подотчетными лицами, в т. ч. оформление авансовых отчетов;
• — учет взаиморасчетов с контрагентами;
• — подготовка банковских документов;
• — выписка доверенностей;
• — рублевая/валютная касса (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров);
• — учет услуг сторонних организаций;
• — учет взаиморасчетов с арендаторами;
• — учет взаиморасчетов с поставщиками, автоматическое формирование книги покупок;
• — учет поступления импортного (с распределением таможенных платежей) белорусского товара;
• — учет наличия и движения товаров на складах.

Значительным преимуществом программного комплекса является возможность взаимодействовать с другими системами. В результате этого, был реализован импорт электронных накладных из райпо, из магазинов и от поставщиков по средствам электронной почты. Такая возможность исключает необходимость ручного ввода приходных накладных, что экономит значительную часть рабочего времени.