Совершенствование контроля товаров на складе

Пройдя первичный этап автоматизации торговой деятельности, ООО «Восток-АгроСтрой» все чаще сталкивается с проблемой упорядочивания складских остатков и проведения инвентаризации товаров. Грамотное ведение учета, приема и расхода товара со склада и торгового зала должны исключать саму вероятность неправильной информации по остаткам. Но все не так просто: в силу вступает человеческий фактор — элементарные ошибки могут привести в дальнейшем к значительному искажению реальности.

Технология штрихового кодирования призвана решить эту проблему — она уже широко применима в розничной торговле, когда продажа практически всех продуктов производится при сканировании штрих-кода.

Штриховое кодирование — это технология автоматической идентификации. Другими словами это совокупность средств и методов автоматизированного учета движения товаров и финансовых потоков, хранения, обработки, передачи и использования информации, закодированной с помощью штрих-кодов. Штрих-код состоит из серии параллельных, расположенных рядом штрихов и промежутков между ними. Существует несколько видов штрих-кодов, все они различаются по типу находящейся в них информации и размеру.

Технология проста в применении, а за счет своей широкой распространенности не требует затрат на дорогостоящее программное обеспечение и оборудование. В зависимости от типа символики, в штрих-код можно закодировать цифровую или буквенно-цифровую символики. Например, код EAN-128 может содержать информацию о дате производства данного продукта, поставщике, получателе товара и прочее — данный тип штрих-кода специально разработан для сферы отслеживания грузопотоков. Для маркировки продуктов используется штрих-код EAN-13, причем цифровые данные, которые в него закодированы, являются всего лишь ключом к общей базе данных, из которой можно почерпнуть информацию. Не имея информации по данному коду товара, невозможно понять название, цену, поставщика по 13 цифрам. Поэтому здесь возникают определенного рода сложности — кроме правильного учета товара на складе, необходимо заранее получать информацию о планируемых новых поставках, для быстрого поиска нужного наименования в базе данных необходимо, чтобы товар имел штрих-код со всей необходимой информацией.

Когда потребитель ставит условие поставщику начать маркировать продукцию штриховым кодом или прекратить поставки, в преимуществах штрихового кодирования убеждать не приходиться. Иначе говоря, некоторые выгоды от применения штрихового кодирований определить достаточно просто. Некоторые же выгоды подсчитать очень трудно.

Практика показывает, что ручной сбор и ввод данных (когда первичные записи делаются вручную на бумажных носителях, а затем собранные данные вводятся в компьютер с помощью клавиатуры) обходится дорого по трем причинам.

Ручной сбор данных продолжителен во времени и порождает значительное количество ошибок. Штриховое кодирование позволяет значительно повысить скорость (примерно в 15 раз) и точность (примерно в 10 тысяч раз) сбора и ввода информации, по сравнению с ручным способом.

Ручной сбор данных настолько дорогостоящ и неточен, что часто предприятия отказываются от сбора важной информации. Используя ручной метод сбора и ввода информации, многие не собирают ту информацию, которая им нужна. Следствием этих проблем является значительное увеличение себестоимости, что сказывается на всей организации, а иногда — на целой отрасли.

Любое использование штрихового кодирования может быть проанализировано с точки зрений его влияния на объем продаж, прибыль и накладные расходы.

В качестве вывода приведем перечень преимуществ от использования штрихового кодирования:

• 1) увеличивается доля информации, вводимая в реальном масштабе времени;
• 2) повышается точность данных о товарных запасах;
• 3) уменьшаются затраты на проведение инвентаризаций;
• 4) уменьшаются расходы на ввод данных;
• 5) повышается точность и актуальность данных, снимаемых с контрольно-кассовых узлов;
• 6) уменьшается количество ошибок при подборе товаров и их отгрузке;
• 7) увеличивается объем продаж;
• 8) выявляется дефицит товаров;
• 9) уменьшаются резервные запасы.

Так, в результате применения системы штрихового кодирования у ООО «Восток-АгроСтрой» отпадает необходимость в одной штатной единице — кладовщика.

Определяем затраты труда при штатной численности 2 человек.

То = Чо Ч 24 Ч 8 (3.1).

где-То — затраты труда при исходной численности, чел.-ч;

Чо — численность основных исполнителей по ведению бухгалтерского учета, чел.;

24 Ч 8 — месячный фонд рабочего времени, ч;

То = 2 Ч 24 Ч 8 = 384 чел.-ч.

Определяем стоимостные затраты при ведении учета вручную по формуле:

Со = С оп Ч (1+ К н) + С Эл, (3.2).

где Со — стоимостные затрат ведения учета при базисном варианте, руб.

С оп — сумма основной заработной платы работникам учета, руб.;

С Эл — стоимость электроэнергии, руб.;

С оп = О о Ч Чо, (3.3).

где Оо — среднемесячная заработная плата учетных работников, руб.;

Чо — численность основных исполнителей по ведению бухгалтерского учета, чел.; К н — коэффициент накладных расходов по предприятию. К н = 0,3;

С оп = 8000 Ч 2 = 16 000 руб.

Со = 16 000 Ч (1 + 0,3) = 20 800 руб.

Произведем расчет затрат труда и стоимости при внедрении автоматизированного рабочего места бухгалтера.

Т1 = 1 Ч 24 Ч 8 = 192чел.-ч.

Определяем общую сумму затрат после внедрения программы по формуле:

С1 = С оп + С, а + С м +С нр + С эл (3.4).

где С нр — сумма накладных расходов, составляющая 30% от суммы основной оплаты труда (С оп), руб.,.

С оп = 8000 Ч 1 = 8000 руб.

Снр = 8000 Ч 0,3 = 2400 руб С, а = С к Ч П, а Ч 1/12.

где С, а — сумма ежемесячных амортизационных отчислений по компьютерам, руб.;

С кстоимость одного компьютера, руб.;

П, а — процент амортизационных отчислений;

С, а = 20 000 Ч 02 Ч 1/12 = 480 руб С м — стоимость вспомогательных материалов (бумага, дискеты, диски, картриджи и порошок для заправки). Предположим, они равны 500 руб.

С эл — стоимость израсходованной электроэнергии, равна произведению рабочего времени ПВЭМ на потребляемую мощность и на стоимость 1 кВт/ч;

С эл = 0,2 кВт Ч 5 ч. Ч 1,10 руб. Ч 24 дн. = 26,40 руб.

С1 = 8000 + 480 + 500 + 2400 + 26,40 = 11 406,4 руб.

Исходя из проведенных расчетов затрат по двум способам ведения учета определяем экономию в стоимостном выражении и в трудозатратах.

Т = Т о — Т1 = 384 чел./ч — 192 чел/ч = 192 чел/ч.

Прямая экономия в стоимостном выражении за месяц составит:

Эс = Со — С 1 = 20 800 руб. — 11 406,4 руб. = 9393,6 руб.

Прямая экономия в стоимостном выражении за год составит:

Э сг = Э с Ч 12 = 9393,6 Ч 12 = 112 723,2 руб.

Кроме того, определим индексы и коэффициенты снижения трудозатрат и стоимости обработки при переводе на автоматизированную обработку бухгалтерской информации.

Индекс снижения трудовых затрат И тз = Т о: Т1 = 384/192 = 2,0.

Коэффициент снижения трудовых затрат.

К тз = (То — Т1): Т о Ч100 = (384 — 192): 384 Ч100 = 50%.

Индекс снижения стоимости затрат И с = Со: С 1 = 20 800 :11 406,4 = 1,82.

Коэффициент снижения стоимости затрат Кс = (Со — С 1): Со Ч100 = (20 800 — 11 406,4): 20 800Ч100 = 45,16%.

Таким образом, при внедрении автоматизированной информационной системы для обработки информации в целях управленческого учета, трудовые затраты снизились в 2 раза, или на 50%, при этом экономия составит 192 чел.-ч. в месяц. Снижение стоимости затрат произошло в 1,82 раза или на 45,16%, при этом экономия затрат за месяц составляет 9393,6 руб., 112 723,2 руб. в год.

При этом стоимость одной единицы оборудования составляет 45 000 рублей.

В результате внедрения системы штрих-кодирования на складе ООО «Восток-АгроСтрой» получит экономию в размере 67 723,2 рублей в 2010 году.

Совокупность системы штрих-кодирования и новой системы аналитического учета товаров на складе обуславливает необходимость внедрения системы идентификации поступающих товаров.

Однако к выбору метода идентификации следует подходить, тщательно взвесив задачи, стоящие перед складом, его технико-технологические и финансовые возможности, природу товарного ассортимента и многое другое. В ООО «Восток-АгроСтрой» идентификация практически не проводилась вообще, а точнее, к периодически присутствующим ярлыкам производителя на коробах и паллетах грузчики подручными средствами «дорисовывали» им одним понятные символы и обозначения, что, естественно, в дальнейшем приводило к путанице. Резкое введение системы штрихового кодирования может быть неэффективным без внедрения системы идентификации товаров.

Индивидуальное кодирование — это наиболее простой метод идентификации, предполагающий минимальные затраты на его внедрение и использование. Сущность индивидуального кодирования заключается в следующем: каждой товарной позиции присваивается индивидуальный код, который может содержать в себе информацию («смысловой» код), а может не нести никакой информации («не смысловое» кодирование). При разработке «смыслового» кода необходимо определить, какая информация является важнейшей и требует сохранения в коде. Например, создается девятизначный код, содержащий информацию о поставщике (первые три цифры), информацию о товарной группе (две цифры) и товарной позиции (три цифры), о статусе данного товара (например, о его ценности, порядке хранения и проч.).

Абсолютно не обязательно знать структуру кода оперативным работникам — грузчикам, комплектовщикам и др. Важно, чтобы структура кода и значение каждой цифры были зафиксированы в нормативном документе предприятия и руководитель склада, его заместители или другие лица при необходимости всегда могли расшифровать информацию по конкретной грузовой единице. Основной целью данного вида идентификации является возможность учета продукции на складе, ее индивидуализации при комплектации заказов. Аналогичную функцию носит и «не смысловое» кодирование, когда каждой товарной позиции присваивается свой номер, что позволяет индивидуализировать ее среди другой продукции при однородном внешнем виде.

Стоимость внедрения и использования этого метода не высока. Как правило, в затраты на введение индивидуального кодирования включается только закупка этикеточной ленты и печать на ней кода товаров, а также закупка нескольких этикет-пистолетов. Ярлык (этикетку) с напечатанным на ней кодом товарной позиции наклеивают с помощью этикет-пистолета на каждую грузовую единицу по завершении операций приемки продукции и ее сортировки.

Так, в результате предложенных мероприятий в ООО «Восток-АгроСтрой» произойдет совершенствование системы учета и контроля поступающих товаров.