Организация работы с документами

Формы бухгалтерского учета В организациях могут применяться разнообразные учетные регистры и порядок записей в них и, следовательно, разные формы бухгалтерского учета. В настоящее время наиболее распространены следующие формы.

В условиях мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета все хозяйственные операции, оформленные первичными учетными документами, в течение отчетного месяца группируются в зависимости от содержания хозяйственных операций и корреспондирующих счетов по ним.

Учетные данные, содержащиеся в такой совокупности первичных документов, заносятся в накопительные и группировочные ведомости. Эти ведомости наряду с первичными учетными документами (по которым не производилось обобщение содержащихся в них сведений о хозяйственных операциях) служат основанием для бухгалтерских записей с указанием корреспонденции счетов в мемориальных ордерах.

Мемориальные ордера по сути представляют бухгалтерские проводки по группе одинаковых хозяйственных операций, произошедших в организации в течение отчетного месяца. К ним обязательно прилагаются первичные учетные документы либо накопительные и группировочные ведомости с прикрепленными первичными документами. На их основании в мемориальных ордерах выполняются бухгалтерские проводки.

В условиях мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета все хозяйственные операции, оформленные первичными учетными документами, в течение отчетного месяца группируются в зависимости от содержания хозяйственных операций и корреспондирующих счетов по ним.

Журнально-ордерной форме бухгалтерского учета присущи следующие признаки, отличающие ее от других форм:

• — отсутствие мемориальных ордеров и хронологических регистров в связи с более широким использованием или заменой их накопительными и вспомогательными учетными регистрами;
• — сочетание аналитических и синтетических записей в отдельных регистрах бухгалтерского учета по объектам, количество которых ограничено;
• — уменьшение количества регистров аналитического учета из-за сочетания в учетных регистрах синтетических и аналитических записей;
• — построение учетных регистров в соответствии с показателями форм бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Журнально-ордерная форма основана на использовании принципа накапливания данных первичных учетных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет имущества, обязательств организации и хозяйственных операций. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету хозяйственные операции за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для принятия управленческих решений, контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Принципы построения журнал-главной формы бухгалтерского учета положены в основу упрощенной формы бухгалтерского учета, предложенной Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.1998 № 64н. Такие малые предприятия должны быть юридическими лицами и использовать незначительное число синтетических счетов.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может осуществляться двумя различными способами:

• — путем ведения простой формы бухгалтерского учета;
• — путем заполнения формы бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простая форма бухгалтерского учета применяется на предприятиях, где совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц) и не осуществляется производство продукции и выполнение работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов.

Простая форма предполагает ведение учета всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1. Форма Книги (журнала) является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и их источников на определенную дату, а также составить бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Книга должна содержать все применяемые бухгалтерские счета и позволять вести учет хозяйственных операций в каждом из них. Она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания показателей в формах бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия может применяться малыми предприятиями, осуществляющими производство продукции (работ, услуг).

Автоматизированная форма бухгалтерского учета в организации создается и функционирует на базе использования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и локальных сетей, посредством которых объединены персональные ЭВМ, представляющие рабочие места учетного персонала. Учетная информация, сформированная в электронном виде на каждом рабочем месте, может быть использована любым сотрудником бухгалтерской службы.

В условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:

• — формирование первичного учетного документа на основе ввода в ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или его составление ручным способом;
• — перенос необходимых сведений на машинные носители информации;
• — создание в автоматическом режиме стандартной выходной информации в виде машинограмм регистров аналитического и синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• — создание по запросу в автоматическом режиме детальных, обобщенных или сгруппированных по определенным признакам бухгалтерских данных в виде машинограмм или видеограмм для проведения контрольных мероприятий, аналитической работы, управленческих и других нужд.

Принципом автоматизированной формы бухгалтерского учета является однократный ввод первичных данных и многократное их использование не только в учетных целях, но и в любой экономической деятельности организации, связанное с возможностью накапливания значительного объема информации на жестком диске ЭВМ. Содержание выходных учетных данных, порядок обработки первичной учетной информации, проведение логических бухгалтерских процедур определяются видом программного продукта для целей бухгалтерского учета, выбранного самой организацией.