Организация делопроизводства. 
Сельскохозяйственное производство в Республике Беларусь

Важнейшей отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошное документирование отражаемых в нем хозяйственных операций.

Бухгалтерские документы представляют собой письменной свидетельство на право совершения хозяйственных операций и доказательство действительного их совершения.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот.

Корреспонденция счетов в бухгалтерском учёте — система непрерывной и взаимосвязанной записи бухгалтерских проводок на счета бухгалтерского сопровождения хозяйственных средств, их источников и операций.

Взаимосвязанность достигается путём двойной записи каждой хозяйственной операции на дебете одного счёта и на кредите другого. Между двумя счетами возникает взаимосвязь, которая и называется корреспонденцией, а сами счета — корреспондирующими.

Документ — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Для того, чтобы на основе документа можно было сделать соответствующие записи в бухгалтерском учете, он должен содержать сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной хозяйственной операции. Сведения, отраженные в документах, называются реквизитами. В каждом документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для большинства бухгалтерских документов. К ним относятся:

• — наименование документа;
• — дата и место составления документа;
• — основание и содержание хозяйственной операции;
• — количественной измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• -наименование должностей, фамилия и личные подписи или иные сведения, идентифицирующие личность участников хозяйственной операции.

Чтобы документы могли служить основанием для бухгалтерских записей и иметь доказательную юридическую силу, они должны заполняться на бланках установленной формы своевременно; содержать полное и четкое заполнение всех реквизитов, предусмотренных формой документа; точно и ясно излагать содержание операции, отраженной документом; иметь необходимые, разборчиво сделанные подписи с указанием занимаемых должностей лиц, подписавших документ.

Все документы могут быть классифицированы по различным признакам:

• — по назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные;
• — по порядку составления документы делятся на первичные и сводные;
• — по способу охвата хозяйственных операций документы бывают разовые и накопительные;
• — по сложности содержания документы делятся на простые и сложные.

Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного назначения, например, приказ, акт, записка. Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, документированной данным видом, например, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка.

Приказ — важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

Приказы подразделяются на:

• — приказы по основной деятельности;
• — приказы по личному составу.

Обязательными реквизитами приказов являются:

• -дата;
• — регистрационный номер;
• — место издания;
• — заголовок к тексту;
• — текст;
• — подпись;
• — визы.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и принципы издания приказа.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля без кавычек. В конце слова ставится двоеточие [11, с.172].

Каждый пункт приказа строится по следующей схеме:

• — полное наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия или наименование структурного подразделения;
• — предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• — срок исполнения

В последнем пункте приказа указываются фамилия и инициалы сотрудника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть ознакомлены с его содержанием с использованием визы ознакомления.

Протокол — это распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.

В формуляр протокола совещания в обязательном порядке должны быть включены следующие реквизиты:

• — наименование учреждения, автора;
• — название вида документа (протокол);
• — дата проведения совещания;
• — гриф утверждения;
• — место проведения;
• — заголовок — содержит указание на вид совещания и название коллегиального органа, который его проводит;
• — повестка дня — в ней указываются вопросы, предлагаемые к обсуждению;
• — председатель, секретарь заседания;
• — текст;
• — СЛУШАЛИ;
• — ВЫСТУПИЛИ;
• — ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ;
• — подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной [11, с.165].

Вводная часть включает следующие сведения: Председатель, Секретарь, Присутствовали, Приглашенные, Повестка дня.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет три части:

• — СЛУШАЛИ — указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления;
• — ВЫСТУПАЛИ — записываются вопросы к докладчику и ответы на них;
• — ПОСТАНОВИЛИ — записываются принятые решения по вопросу.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания.

В хозяйственной деятельности предприятий используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности: договор поставки, договор выполнения услуг и работ, договор аренды и так далее.

В каждом договоре должны быть отражены следующие положения и реквизиты:

• — название документа (договор, контракт, соглашение);
• — номер;
• — дата;
• — место составления;
• — наименование сторон;
• — предмет сделки или соглашения с указанием вида, сорта, категории, объемов и качества выполнения работ, услуг, производства или поставки товаров;
• — условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
• — условия поставки, перевоза, хранения, упаковки, реализации продукции;
• — порядок сдачи-приема выполненных работ или отгружаемой продукции;
• — виды сопроводительных услуг;
• — ответственность сторон;
• — страхование и форс-мажорные обстоятельства;
• — обращение в судебные органы, арбитраж;
• — передача прав и обязанностей;
• — посреднические и иные услуги;
• — юридические адреса сторон, номера их расчетных счетов в банках;
• — подписи должностных лиц, печати предприятий, даты подписания документов;
• — визы юристов на предмет правовой обоснованности документа.

Форма договора обязательно согласовывается с юридической службой или юрисконсультом организации [11, с.281].

Предварительное рассмотрение входящей документации осуществляется, как правило, в день поступления. Оно проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность упаковки.

Регистрация документов — это фиксация факта создания (для исходящих и внутренних) или поступления (для входящих) документа в организацию путем присвоения ему регистрационного индекса с последующей записью о них в регистрационном журнале. Цель регистрации — обеспечение сохранности документов, а также их учета, поиска и контроля переписки.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Подготовка исходящего документа начинается с составления его проекта. Подготовленные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.

Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов (фальцевании) и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту.

Документы передаются в канцелярию полностью оформленными и имеют пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку [11, с.324].

Внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов, что позволит наладить и упорядочить рабочий процесс. Для этого составляется график документооборота (Приложение В). Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации. Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.