Система самоменеджмента и ее основные элементы

Основные составляющие самоменеджмент

Наглядно можно представить систему самоменеджмента в виде пирамиды (Приложение 1).

Управление временем.

Время — это жизнь, нерационально потраченное время невозможно восполнить и невозможно вернуть.

В практике самоменеджмента существует два способа решить проблему дефицита времени:

• 1. Время можно «создать», работая более сосредоточено и эффективней: делать частые мини-перерывы, отталкиваться от естественных биоритмов, достаточное количество времени отдыхать, правильно питаться, бороться со стрессом и волнениями.
• 2. Время можно создать, если более практично планировать свои действия: составлять и использовать списки дел, учиться обходиться без «раскачки» и сразу браться за дело, научиться различать важные и срочные дела, использовать методы планирования времени, жить по своему распорядку дня.

Джулия Моргенстерн предлагает осуществить ряд шагов на пути к овладению искусством управления временем:

первый шаг -необходимо изменить свое восприятие времени, сделав его более осязаемым. Для этого надо научиться воспринимать время в более наглядных и измеряемых образах. Планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Для подтверждения сравним беспорядок на рабочем столе с беспорядком в графике работы. (Приложение № 2)

Из данного сравнения, очевидно, что также как рабочий стол является ограниченным пространством, на котором необходимо разместить определенное количество предметов, график работы — это ограниченное пространство, в котором необходимо разместить определенное количество задач.

второй шаг— научиться управлять временем по принципу «изнутри наружу». Это значит строить индивидуальное расписание дня, график жизни, согласно личностным особенностям человека.

Известно, что нет одинаковых людей, каждый из нас личность. Пройдя процесс самопознания и раскрытия естественных склонностей, потребностей и желаний, возможно заложить фундамент личной системы управления временем (тайм — менеджмент).

третий шаг — диагностика проблем, связанных с организацией планирования.

Самые распространенные причины, заставляющие человека нерационально использовать свое время следующие:

• 1. Телефонные звонки.
• 2. Часто заглядывающие в кабинет люди.
• 3. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями организации.
• 4. Проблемы с компьютерным оборудованием.
• 5. Изменение намеченной очередности выполнения задач, навязываемое коллегами или руководителями.
• 6. Недостаток организационного планирования.
• 7. Неумение слушать и слышать людей.
• 8. Неудовлетворительная организационная структура организации.
• 9. Неразбериха в почте.
• 10. Исправление ошибок, которых зачастую можно было бы избежать.
• 11. Нерешительность в деловых вопросах.
• 12. Плохо организованные совещания, собрания, планерки.
• 13. Отвлекающие факторы на рабочем месте.
• 14. Чрезмерная офисная бюрократия.
• 15. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других людей. Огромное количество людей не умеют структурировать время и пространство. Соответственно одна из задач изучения самоменеджмента заключается в осознании данной потребности и формировании соответствующих навыков в рамках профессиональной деятельности.

Управление коммуникациями Методические правила искусства общения:

• · не уходите от ответственности за общение. Помните, в общении участвуют как минимум двое: один — говорит, другой — слушает, причем в роли слушающего каждый должен выступать попеременно;
• · проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Это означает, что вам необходимо выработать привычку систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы, решения, которые вы хотите сделать объектами передачи;
• · Разговаривайте с партнером на «одном языке». Помните о необходимости учета общности «поля опыта»;
• · следите за языком собственных поз, жестов, выражения лица и интонациями. Это необходимо, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Чаще старайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник;
• · учитесь распознавать чувства партнера, наблюдая прежде всего за выражением глаз, поскольку мимика связана с психическими качествами личности. Следует обращать внимание на движения рук, особенно кистей рук (жестикуляция), на движения и положения тела (пантомимика);
• · излучайте эмпатию (пристальное внимание к чувствам других людей, умение поставить себя на их место) и открытость. Создавайте в организации климат уважительного отношения и доверия к сотрудникам, в том числе за счет неформальных контактов и структур.
• · бережно обращайтесь со словом. Слово было и остается главным средством коммуникации. Доброе слово руководителя может окрылить подчиненного, пробудить в нем самоуважение, стать важным катализатором социального творчества, в то время как плохое слово — на долгое время травмирует, выбивает из нормальной колеи;
• · помните, что главное в культуре общения — уважение к человеку, потребность и способность понять другого.

Выполнение данных правил общения поможет человеку, как в профессиональной, так и личной жизни.

Общение по телефону — особый раздел коммуникации, так как говорящий с менеджером получает информацию о нем только посредством разговора, поэтому все недостатки речи заметны вдвойне. Кроме того, телефон — это обычно первый шаг к сотрудничеству, первый этап сложного экзамена под названием «общение».

При проведении телефонных переговоров следует учитывать следующие основные принципы:

• · регистрация в специальном журнале в течение одной недели времени, которое было потрачено на разговоры по телефону;
• · использование секундомера, чтобы получить точную картину длительности телефонных звонков;
• · резервирование времени в течение каждого дня для телефонных звонков;
• · планирование каждого телефонного разговора, намеченного на конкретный день, используя систему сокращенных записей;
• · краткое, ясное, дружелюбное общение по телефону.

Управление рабочим пространством Функциональное планирование офиса Рабочее пространство должно быть максимально удобным. Для правильной организации рабочего пространства необходимо определить функции, которые выполняет рабочее место. В случае, когда работа связана с большим количеством документации, надо организовать рабочее пространство таким образом, чтобы не было необходимости часто совершать ненужные движения для обращения к документам (все необходимые документы должны быть под рукой). В случае, когда рабочее место организовано нерационально происходит незаметное растрачивание времени попусту.

Офисное помещение должно быть правильно освещено, оборудование и материалы, которыми наиболее часто приходится пользоваться должны быть под рукой, что способствует комфортной и эффективной профессиональной деятельности. Комфортность и эстетичность являются неотъемлемыми составляющими рационально организованного пространства офисного помещения.

С целью рациональной организации труда необходимо также продумать планировку офисного помещения. Пространство кабинета, в котором проводятся совещания должно быть функционально организовано. Особое внимание следует уделить расстановке мебели, так как посетители должны иметь возможность свободного и удобного размещения. Следует хорошо продумать обстановку в офисе и расположить мебель так, чтобы всё имеющееся пространство было максимально задействовано. В идеальном варианте нагрузка должна быть распределена по всему помещению. Рабочий стол следует расположить таким образом, чтобы была видна входящая дверь, часы должны располагаться на видном месте (Приложение № 3).На данной модели рабочего пространства представлена структура рациональной организации пространства.

В условиях отсутствия отдельного кабинета, когда приходится делить рабочее пространство с коллегами, человек также может рационально организовать своё рабочее место. Стол следует расположить так, чтобы была возможность видеть входящих в помещение людей. Не следует сидеть спиной к двери, такое расположение не способствует продуктивной работе, так как вызывает чувство уязвимости и беспокойства. Монитор компьютера может служить разделительным барьером относительно посетителей.

Искусство использования письменного стола Улучшение эффективности труда, прежде всего, следует начинать с организации рабочего места. Качество профессиональной деятельности напрямую зависит от качества организации рабочего пространства. С целью рациональной организации профессиональной деятельности следует поддерживать порядок на рабочем столе. Это означает, что на письменном столе не должно быть никаких лишних предметов и документов за исключением тех, с которыми необходимо работать в данный момент, что позволяет сосредоточению именно на той работе, которая выполняется в существующий момент. А умение концентрироваться способствует значительной экономии времени. Хаос на рабочем столе мешает продуктивному выполнению задач и держит человека в напряжении, что не способствует самоорганизации.

Работа с документами в офисе Управление потоком документов — это своего рода искусство, овладев которым можно экономить много времени. Один из самых надежных способов работы с документами заключается в том, чтобы брать каждый документ в руки только один раз. Это можно осуществить, если не откладывать на завтрашний день необходимую реакцию на полученный документ (сразу приступить к ответу на письмо или предпринять меры, согласно полученной информации). Практика показывает, что при использовании данного метода появляется возможность сохранять один час в день, что равно 220 часам в год. Однако случаются ситуации, при которых требуется время для обдумывания полученной информации прежде, чем на неё отреагировать.

Полученную информацию, оформленную в письменном виде, следует классифицировать согласно расставленных приоритетов следующим образом:

«К исполнению» — при возможности немедленного реагирования на полученную информацию следует сделать это сразу.

«Принять к сведению» — после прочтения информации необходимо принять решение о дальнейших действиях, которые могут выражаться в отсрочке работы с данной информацией или избавлении от неё с помощью корзины для мусора.

«Прочитать» — данную категорию документов не следует читать дважды, поэтому сохранять их следует в редких случаях.

«Для бумаг, тратящих попусту драгоценное время» — в эту категорию должна отправляться та информация, которая не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий.

Не менее важной задачей является не только правильное распределение, но и хранение документации. Вся деловая документация должна быть систематизирована, это дает возможность не только экономить время, но и улучшить условия хранения информации (Приложение № 4).

Однако существуют универсальные рекомендации, соблюдение которых значительно рационализирует труд:

• -распределение документов по основным категориям, определяющим общие параметры задач;
• -крупные категории разбиваются на более мелкие, а мелкие распределяются по персоналиям.
• -файлы распределяются по степени востребованности, те с которыми приходится работать чаще, на первом плане, за ними следуют остальные.-новую информацию следует сразу распределять, отдельную отправлять в архив, а ненужную — удалять.

Для усовершенствования работы с деловой информацией рекомендуется использовать цветовой код. Использование цветового кода также значительно сокращает время на поиск необходимой в данный момент информации, что, безусловно, увеличит эффективность работы. Цветовой код определяется индивидуально, согласно личным предпочтениям. При помощи цветового кода можно визуально определить тип каждого файла.

Значительным моментом при работе с документацией является правильность определения значимости и целесообразности хранения информации. Так как большая часть информации достаточно быстро устаревает и теряет свою актуальность, следует хорошо обдумать целесообразность хранения каждого документа. Обработка ненужных сведений занимает большое количество времени.

Рациональная обработка исходящей корреспонденции Деловые письма, независимо от их типа, должны быть краткими и четко составленными, включающими только необходимую информацию в лаконичной форме.

Для рациональной работы с деловой информацией следует учитывать следующие рекомендации:

— Постоянно поступающая новая информация не должна нарушать рабочий ритм.

• -При поступлении информации следует производить её первоначальную сортировку, ознакомившись с содержанием.
• -При необходимости осуществления действий по итогам полученной

информации следует внести соответствующую запись в список дел.

— Отработанную документацию целесообразно удалять.

Форму общения с информацией определяет её тип:

• 1. Внутренние отчеты и служебные записки — работу с такого рода информацией можно частично делегировать, определив, кому она предназначена и какие действия необходимы для работы с ней.
• 2. Входящая почта и факсы — диапазон содержимого и степень важности данного типа информации довольно большой, также разнообразно и время её поступления. Определив степень важности и характер последующих действий, актуальную информацию следует сохранить, а ненужную, соответственно, ликвидировать.
• 3. Электронная почта, Интернет — форма общения для срочной передачи сообщений. Не следует открывать сообщения не представляющие заведомо интереса. Прочитанные сообщения необходимо оценить на предмет их важности, внести в список дел и удалить.

Существует большая разница между высокоэффективной работой слаженной группы и деятельностью неорганизованного коллектива. В первом случае показательно стремление каждого члена группы использовать свое время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего результата. Таким образом, офис становится некой платформой для эффективных действий.

Управление финансами Сущность управления финансами в самоменеджменте состоит в анализе входящих и выходящих личных финансовых потоков менеджера, поддержании положительного сальдо по денежным потокам в любой момент времени.