Учет денежных средств в кассе

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Для осуществления расчетов наличными деньгами учреждения имеют кассу.

Касса должна быть укреплена в соответствии с утвержденными требованиями: помещение изолировано, оборудовано средствами охранно-пожарной сигнализации, металлической дверью, дополнительной решетчатой металлической дверью. Стена оборудована окошком для проведения операций с клиентами. Для обеспечения сохранности денежных средств в помещении кассы находится сейф.

Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Ведение кассовых операций возлагается на специалиста с заключением договора о полной материальной ответственности. При заключении договоров о полной материальной ответственности используются типовые формы договоров, приведенные в постановлении Минтруда России от 31.12.2002 г. № 85. Данный специалист под расписку должен ознакомиться с должностной инструкцией и порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Специалист, выполняющий обязанности кассира, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, ведения Кассовой книги, хранения денег, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Лимит остатка наличных средств в кассе устанавливается банком ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе учреждение представляет в банк, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по ф. № 408 020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Учреждение хранит в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для выдачи на заработную плату, выплат социального характера не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Выдача денежной наличности учреждению на заработную плату, компенсации, выплаты социального характера производится в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Суммы заработной платы, компенсаций и выплат социального характера, не выданные в установленный срок, подлежат сдаче в банк.

Кассовые операции оформляются следующими первичными документами:

приходный кассовый ордер КО-1 ф. 310 001;

расходный кассовый ордер КО-2 ф. 310 002;

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых до;

кументов КО-3 ф. 310 003;

кассовая книга ф. 504 514.

При осуществлении операций с наличными денежными средствами в учреждении также используются:

кассовая заявка (ф. 408 027), утвержденная Положением ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П;

заявление на выдачу чековых книжек;

денежный чек;

ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам, (ф. 504 501), утвержденная Инструкцией по бюджетному учету;

объявление на взнос наличными (ф. 402 001), утвержденное Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 г. № 199-П.

Первичные документы в учреждении составляются в момент совершения хозяйственной операции. Ошибки, подчистки и исправления не допускаются. Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписывают руководитель и главный бухгалтер.

При автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых ордеров, листы кассовой книги и отчет кассира формируются в программе автоматически. По окончании календарного года вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и Кассовая книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18.

Инвентаризация кассы производится ежемесячно, а также при смене кассиров внезапно с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой денежных документов, находящихся в кассе.

Для производства инвентаризации кассы издается приказ, в котором руководитель назначает срок проведения инвентаризации и состав комиссии.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и Денежных документов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, отчет кассира.

Кассир дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию и все денежные средства и денежные документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Инвентаризационная комиссия проверяет достоверность данных бюджетного учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полого пересчета.

Во время проведения инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не производятся.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге. Если Кассовая книга ведется в условиях автоматизированного режима, то производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов Результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе учреждения, отражаются в Инвентаризационной описи наличных денежных средств ф. 504 088.

Результаты инвентаризации фактического наличия денежных документов, находящихся в кассе учреждения, отражаются в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 504 086.

Учет операций по движению наличных денежных средств ведется в Журнале регистрации операций по счету «Касса».

Журнал содержит обязательные реквизиты:

наименование учреждения;

наименование документа (отчет кассира);

номер, дата;

корреспонденция счетов, сумма, итоговые суммы по дебету и кредиту счетов с входящими и исходящими остатками;

подписи главного бухгалтера и исполнителя.

Операции по движению денежных средств в кассе представлены в табл. 1.3.1.

Таблица 1.3.1 Журнал регистрации хозяйственных операций по движению наличных денежных средств.

Порядок оформления в учете операций по получению наличных денег со счета в кредитной организации и их сдаче на счет установлен п. 170 Инструкции по бюджетному учету (в характеристике сч. 210 03 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств») (табл. 1.3.2).

Таблица 1.3.2 Операции по счету 210 03 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

Порядок отражения в учете операций по получению наличных денежных средств в кассу установлен через сч.210 03 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» с 01.01.2006 г.

При обслуживании учреждений через органы Федерального казначейства поступление наличных денежных средств в кассу не отражают в корреспонденции со счетом средств федерального бюджета на расходы учреждения, а относят на расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов (табл. 1.3.3).

Нередко в своей деятельности бюджетные учреждения используют денежные документы, которые также относятся к финансовым активам:

Таблица 1.3.3 Операции по счету 304 05 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов».

оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. п.;

оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

марки государственной пошлины;

почтовые марки.

Денежные документы должны храниться в кассе. Учет операций по движению денежных документов ведется в Журнале по прочим операциям ф. 504 071.

Денежные документы учитываются на счете 201 05 «Денежные документы» в сумме фактических расходов на их приобретение.

Движение денежных документов представлено в табл. 1.3.4.

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются кассовыми ордерами, которые регистрируются отдельно от кассовых ордеров, оформляемых по поступлению или выбытий денежных средств.

Не относятся к денежным документам и учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, бланки ценных бумаг, квитанционные книжки, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений и т. п.

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности.

Учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки с вкладышами в нее ведется в приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Не полученные работниками трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. В соответствии с российским законодательством срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.

Таблица 1.3.4 Операции по движению денежных документов.