Особенности документального оформления расчётов с поставщиками и заказчиками

Отгрузив материальные ценности покупателям, заказчики одновременно высылают им платежные требования-поручения вместе с отгрузочными и другими сопроводительными документами. Полученные от заказчиков документы направляются в отдел материально-технического снабжения, где проверяется соответствие отгрузки договорным условиям поставки и ассортименту, количеству, цене, срокам поставки и т. п. Затем делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках или на копиях договоров. После этого производятся записи в журнале учета поступающих грузов, который ведется отделом материально-технического снабжения. Одновременно здесь же решается вопрос об оплате платежных документов за приобретаемые ценности.

При предварительной оплате за приобретаемые материалы покупатель сначала производит их оплату путем перечисления денежных средств платежными поручениями либо платежными требованиями-поручениями, а затем заказчик отгружает ценности в адрес получателя.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу по окончании операции. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться по типовым формам или формам, утверждённым руководителем организации.

Основанием для осуществления расчетов с покупателями и заказчиками является договор, в котором определяется обязанности сторон по выполнению условий договора и ответственность сторон в случаи нарушения принятых обязательств.

В договоре на поставку продукции указываются следующие реквизиты:

• — наименование договора;
• — обозначение договаривающихся сторон;
• — характеристика предмета договора;
• — цены и условия платежа;
• — сроки использования обязательств и возможность одностороннего отказа от договора;
• — условия упаковки, транспортировки и страхования продукции;
• — принципы перехода права собственности;
• — порядок возмещения убытков и т. д.

В договоре обязательно должно быть отражено за чей счет производится оплата расходов по доставке продукции от заказчика до покупателя.

Франко — станция назначение означает, что расходы по доставке оплачивает заказчик и включает их в отпускную цену.

Франко — станция отправление означает, что заказчик оплачивает расходы только по погрузке готовой продукции в вагоны, а остальные расходы по перевозке несет покупатель. Покупатель обязан предъявить доверенность на право получения груза.

Кроме договора обязательным условием отражения операций в бухгалтерском учете является наличие первичных документов.

На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги предприятие — покупатель обязано получить от поставщика расчетные документы.

Первичные документы по расчетам с покупателями и заказчиками…

Счета фактуры.

Счет-фактура предназначен для ведения налогового учета и формирования книги продаж.

Счет-фактура формируется в 2 экземплярах на каждую отгрузку товара или выполнения работы, оказания услуг. Счет-фактура должен быть доставлен не позднее 5 дней со дня отгрузки. Подписывается счет-фактура руководителем. Отгрузка и отпуск готовой продукции осуществляется на основании товарно-транспортных накладных и счетов — фактур, которые заносятся в книгу регистрации выданных счетов — фактур, а по мере оплаты данные из счетов — фактур заносятся в книгу продаж.

Товарные накладные.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими материальные ценности, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и завода.

Карточка счёта, акт сверки.

Документом, в котором отражаются взаиморасчеты между покупателями и заказчиками является акт сверки. Акт сверки составляется по согласованию сторон в оговоренный период времени.

Оборотно-сальдовая ведомость.

Для получения итоговых и детальных сведений по учету товаров можно использовать стандартные отчеты. Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» позволяет просмотреть состояние расчетов с покупателями товаров.

Платёжное поручение (ПКО).

Бухгалтерский учет ведется по отгрузке продукции, а исчисление всех налогов производится исходя из оплаченной покупателями продукции.

Все это является основанием для разработки оборотных ведомостей по счету 62, по итоговым данным которых делаются записи в Главную книгу. Расчеты с поставщиками и заказчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации. Заказчикам может быть выдан в соответствии с хозяйственным договором аванс. Организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги.

Расчеты наличными производятся в пределах 60 000 рублей по одной сделке. Расчеты с участием граждан, когда последние не связаны с предпринимательской деятельностью, могут производиться наличными деньгами без ограничения суммы.

Большинство расчётов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей.

Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачётов взаимных требований через расчётные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Расчёты платёжными поручениями — требованиями. При данной форме расчётов, получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчётный документ, содержащий требования к плательщику об уплате получателю через банк определённой суммы за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платёжных поручений — требований может осуществляться с их акцептом и без акцепта. Акцепт в расчётах означает согласие плательщика на оплату.

Расчёты чеками. Расчётный чек содержит письменное поручение владельца счёта (чекодателя) обслуживающему его банку по перечислению указанной в чеке суммы денег с его счёта на счёт получателя средств (чекодержателя).

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы поставщиков, по кредиту счета 62 отражается стоимость ценностей, исходя из цены и других условий, предусмотренных договором, либо по цене, которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет цену в отношении аналогичных ценностей.