Развитие менеджмента предприятия на основе системного подхода

Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБУ ВПО Российский государственный социально-экономический университет

Кафедра менеджмента

Курсовая работа Развитие менеджмента предприятия на основе системного подхода

Выполнила студентка 1 курса

Факультета магистратуры

Смирнова С.Е.

Направление подготовки 8 020 068

менеджмент

Магистерская программа

" маркетинг"

Проверил:

д.э.н., профессор Матушкин М.А.

Саратов 2013 г.

Содержание Введение

1. Теория системного подхода

1.1 Системное управление как объект исследования

1.2 Системная методология в управлении организацией

1.3 Методология мягкого подхода

2. Анализ системы управления организацией

3. Проект, развитие системы управления организации Заключение Список литературы Введение Быстрый рост современных организаций и уровня их сложности, разнообразие выполняемых операций привели к тому, что рациональное осуществление функций руководства стало исключительно трудным делом, но в тоже время еще более важным для успешной работы предприятия. Чтобы справится с неизбежным ростом числа операций и их усложнением, крупная организация должна основывать свою деятельность на системном подходе. В рамках этого подхода руководитель может более эффективно интегрировать свои действия по управлению организацией. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Решение же этих проблем невозможно без системного подхода к ним, что делает тему курсовой работы актуальной.

Актуальность выбранной темы курсовой работы «Развитие управления организацией на основе системного подхода» состоит в том, что управление организации должно базироваться на определенных методах, позволяющих более эффективно управлять ею. Знание методов управления и практика их применения позволяет быстрее адаптироваться к изменениям, происходящим в социально-политическом и экономическом развитии страны, тем самым, позволяет организации сохранить целостную структуру и добиться поставленных перед нею задач.

Предметом изучения являются методы управления в рамках учреждений государственной службы.

Объект исследования — комитет социальной защиты населения г. Саратова министерства социального развития Саратовской области Задачи курсовой работы:

— дать представление о теории системного подхода в управлении организацией в системных исследованиях;

— проанализировать систему управления в органах государственной гражданской службы;

— сформулировать предложения по усовершенствованию системы управления организации.

Цель работы: исследовать систему управления в органе государственной гражданской службы — комитете социальной защиты населения г. Саратова и возможность применения методов системного подхода к управлению, как методов повышения качества и совершенствования управления организацией.

1. Теория системного подхода По мере развертывания системных исследований становилось все более очевидным, что речь идет не об утверждении какой-то единственной концепции, претендующей на общенаучное значение, а о новом направлении исследовательской деятельности, о выработке новой системы принципов научного мышления, о формировании нового подхода к объектам исследования.

Растущее осознание использования «многослойных» уровней анализа становится характерной чертой современного этапа развития системных исследований.

В этих исследованиях выделяются три основные линии:

1) разработка теоретических оснований системного подхода;

2) построение адекватного системному подходу исследовательского аппарата (формальная сфера);

3) приложение системных идей и методов (прикладная сфера).

Собственно теоретическая часть системного подхода и общей теории систем (ОТС) включает в себя, прежде всего, разработку проблемы источников, целей и задач системных исследований. Данный круг проблем требует одновременной разработки в философской, логико-методологической и специально научной плоскостях анализа. Во многих случаях ОТС представляет собой особый вид взаимодействия субъекта и объекта, специфику которого можно уяснить, лишь детально разработав соответствующий категорийный аппарат.

К философским основаниям системного подхода тесно примыкает его логико-методологическая проблематика. Сейчас эта задача решается путем логического анализа той или иной частной проблемы системных исследований, подобно, например, композиции и декомпозиции систем.

Логику систем следует понимать более широко, т. е. включать в себя логические формализмы, описывающие способы рассуждения в системных исследованиях, а также логику систем связи, логику изменений и развития, логику целостностей и т. д.

Общую теорию систем в ее нынешнем состоянии рассматривают: как совокупность различных моделей и способов описания систем разного рода. Среди них выделяются, прежде всего, качественные системные концепции. Их общая сторона состоит в выделении и фиксации самой «системной действительности» в ее первоначальном расчленении.

Строить на этой основе концепции можно различными путями:

1) выявлением изоморфизмов (сходных по форме) законов в разных научных областях и построении на этой основе обобщенных научных моделей;

2) разбиением изучаемой научной действительности на ряд связанных друг с другом (по горизонтали или вертикали) системных сфер, которые иногда называют структурными уровнями.

Более перспективными на нынешнем уровне развития представляются попытки построения теоретических моделей отдельных типов системных объектов. Весомый вклад в решении этой задачи внесли: Л. фон Берталанфи — модель открытой системы; У. Росс Эшби — методы и принципиальные возможности исследования, основанные на подходе к объекту как черному ящику; Р. Акофф — модели организации; И. Клир — способы кибернетического исследования систем; модели многоуровневых многоцелевых систем — М. Месарович.

Каждая такая проблема требует для своего решения соответствующих методов — не только содержательных, но и формальных. К содержательным концепциям ОТС примыкают формальные варианты этой теории.

В этом проявляется наибольшее многообразие подходов и позиций:

М. Месарович (США) стремится построить математическое основание ОТС; М. Тод и Э. Шуфорд — теоретико-вероятностный анализ структуры систем; У. Росс Эшби — теоретико-множественную концепцию гомеостазиса (совокупность сложных приспособлений, направленных на поддержание равновесия).

В результате определился ряд перспективных направлений, которые решают основные задачи теории систем:

1) кибернетика, базирующаяся на принципе обратной связи и вскрывающая механизмы целенаправленного и самоконтролируемого поведения;

2) теория информации, вводящая понятие информации как некоторого количества и развивающая принципы передачи информации;

3) теория игр, анализирующая в рамках особого математического аппарата рациональную конкуренцию двух или более противодействующих сил с целью достижения максимального выигрыша и минимального проигрыша;

4) теория решений, анализирующая аналогично теории игр рациональные выборы внутри человеческих организаций, на основе рассмотрения данной ситуации и ее возможных исходов;

5) топология, или реляционная математика, включающая неметрические области, такие, как теория сетей и теория графов;

6) факторный анализ, т. е. процедуры изоляции посредством использования математического анализа факторов в многопеременных явлениях в различных областях знания;

7) общая теория систем в узком смысле, пытающаяся вывести из общего определения понятия «система» — комплекса взаимодействующих компонентов — ряд понятий, характерных для организованных объектов: взаимодействие, сумма, централизация, конкуренция и другие.

Поскольку теория систем в широком смысле является по своему характеру фундаментальной междисциплинарной наукой, она имеет прикладную сферу, включающую ряд областей:

— системотехнику (Systems Engineering), т. е. научное планирование, проектирование, оценку и конструирование систем человек — машина.

— исследование операций (Opeeations research), т. е. научное управление существующими системами людей, машин, материалов, финансов и т. д.

— инженерную психологию (Human Engineering), т. е. анализ приспособления систем, и, прежде всего, машинных систем, для достижения максимума эффективности при минимуме денежных и иных затрат:

Перечисленные теории имеют определенные общие черты:

— во-первых, они сходны в том, что необходимо как-то решать проблемы, характерные для многих наук;

— во-вторых, эти теории вводят новые понятия и модели, например, обобщенное понятие системы, понятие информации (сравнимой по значению с понятием энергии в физике);

— в-третьих, эти теории, как указывалось выше, имеют дело преимущественно со многими переменным;

— в-четвертых, вводимые этими теориями модели являются междисциплинарными по своему характеру и далеко выходят за пределы сложившихся областей научного знания;

— в-пятых, (может быть, самое важное) вводятся такие понятия, как целостность, организация, направленность движения или функционирования, за которыми в механистической науке закрепилось представление как о ненаучных или метафизических. Ныне эти понятия прочно вошли в научный оборот и рассматриваются как чрезвычайно важные средства научного анализа.

Одной из наиболее веских причин разработки общей теории систем является проблема связи между различными научными дисциплинами. Хотя и существует аналогия между основными методами исследований, каждый из которых является научным методом, результаты исследований в одной области не так часто пересекают Системный подход — это есть не набор каких-то руководств или принципов для управляющих, это способ мышления по отношению к организации и управлению.

Системный подход используется в тех случаях, когда стремятся исследовать объект с разных сторон, комплексно. Наиболее распространенным направлением системных исследований считается системный анализ, под которым понимают методологию решения сложных задач и проблем, основанную на концепциях, разработанных в рамках теории систем. Системный анализ определяется и как «приложение системных концепций к функциям управления, связанным с планированием», или даже со стратегическим планированием и целевой стадией планирования.

Исследовалось, как при расчленении на части не утратить целого.

Понимая недостаточность и необходимость разработки средств декомпозиции и сохранения целостности, в последнее время часто возвращаются к определению системного анализа как формализованного здравого смысла, к пониманию системного анализа как искусства.

Системный подход основывается на принципах:

1) единства — совместное рассмотрение системы как единого целого и как совокупности частей;

2) развития — учет изменяемости системы, ее способности к развитию, накапливанию информации с учетом динамики окружающей среды;

3) глобальной цели — ответственность за выбор глобальной! цели. Оптимум подсистем не является оптимумом всей системы;

4) функциональности — совместное рассмотрение структуры системы и функций с приоритетом функций над структурой;

5) децентрализации — сочетание децентрализации и централизацни;

6) иерархии — учет соподчинения п ранжирования частей;

7) неопределенности — учет вероятностного наступления события;

8) организованности — степень выполнения решений и выводов.

Сущность системного подхода формулировалась многими авторами. Сущность системного подхода формулировалась многими авторами. В развернутом виде она сформулирована В. Г. Афанасьевым, определившим ряд взаимосвязанных аспектов, которые в совокупности и единстве составляют системный подход J1]:

• системно-элементный, отвечающий на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

• системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее компонентов;

• системно-функциональный, показывающий, какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;

• системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы с другими как по горизонтали, так и по вертикали;

• системно-интегративный, показывающий механизмы, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

• системно-исторический, отвечающий на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.

1.1 Системное управление как объект исследования

Для принятия решения необходимо тесно связать цель со средствами ее достижения.

Игнорирование общесистемного подхода может быть преднамеренным из-за того, что руководители подчас склонны преувеличивать значение своих собственных действий для достижения результатов общего дела. Более вероятно, однако, что такое игнорирование возникает не преднамеренно, а в результате неспособности человека, принимающего решение по отдельным вопросам, представить себе последствия принятых им решений в других направлениях деятельности предприятия. Главное в системном подходе к управлению заключается в получении более целостной картины сети подсистем и взаимосвязанных частей, которые образуют единое целое.

Понятие управление не формализовано настолько, чтобы можно было дать его точное и при этом достаточно широкое определение. Более того, всякое определение управления оперирует понятиями, которые также строго не определены (система, среда, цель, программа и др.).

Термины «управление» и «руководство» в экономических и социальных системах практически являются синонимами. Тем не менее руководство можно рассматривать как одну из функций управления.

Системный анализ — одно из направлений системного подхода. Современное состояние системного анализа характеризуется тем, что он:

• применяется для решения таких проблем, которые не могут быть поставлены и решены отдельными формальными методами;

• использует не только формальные методы, но и методы качественного анализа, направленные на активизацию использования интуиции и опыта специалистов различных областей знаний;

• объединяет разные методы с помощью единой методики.

В число основных направлений применения методов системного анализа входят:

1) совершенствование методов управления;

2) разработка организационных структур управления;

3) совершенствование методов оценки социальноэкономической эффективности мероприятий;

4) повышение адекватности формализованного описания социально-экономических систем;

5) расширение возможности более широкого использования многокритериальных и других человеко-машинных процедур при подготовке и принятии перспективных и оперативных решений.

В будущем системный подход как «образ мышления» будет все более и более распространяться на все процессы управления.

В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научнопроизводственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т. д. Следовательно, управленческая деятельность — это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

системный менеджмент управление государственный

1.2 Системная методология в управлении организацией Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях.

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материальнотехнического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками:

Состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления.

Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления. например, есть отдел, действия которого не влияют на Другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т. е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т. д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т. е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т. е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

1. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

2. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

3. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

4. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

5. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы управления является управленческое решение.

Системный подход представляет собой широкую основу, дающую возможность рассматривать организацию как единую систему и позволяющую облегчить процесс достижения целей функционирования этой системы с помощью ясного понимания работы подсистем и интеграции их в единое целое. Системный подход необходим в практике применения в управлении организации.

Системный подход в менеджменте — быстро развивающаяся совокупность теоретических представлений и созданных на их основе методических рекомендаций для решения организационных проблем. Системный подход не только быстро адаптируется к новым вызовам теории и практики менеджмента, но и служит эвристикой и методологией, оценивающей теоретический и практический потенциал новых подходов в менеджменте.

1.3 Методология мягкого подхода Историю развития системных идей в менеджменте можно разделить на три этапа, различающихся с точки зрения лежащих в их основе философско-методологических принципов:

1-й этап. Становление и развитие жесткого системного подхода (середина 1950;х-середина 1970;х годов);

2-й этап. Становление и развитие мягкого системного подхода (середина 1970 годов — настоящее время);

3-й этап. Комплементаризм в менеджменте (вторая половина 1980;х гг. — настоящее время).

Раньше бытовало мнение о том, что системные методы вместе с развивающимися новыми возможностями ЭВМ, претворят в жизнь автоматизацию управленческих бизнес процессов.

Так, в конце 1960;х годов нобелевский лауреат по экономике Г. Саймон заявил, что в скором времени большинство организационных решений станут «запрограммированными» .

Свою мысль он подтверждал тем, что увеличивалась скорость появления и развития новых технологий в сфере ЭВМ. При таком подходе к изменениям — жестком системном подходе — предполагалось, что в машину необходимо заложить исходные данные и параметры желаемых результатов. Затем машина обрабатывает заложенную в нее информацию и выдает наиболее оптимальный план последовательных действий.

Однако уже в 1970;х годах стало понятно, что препятствием для использования жесткого подхода служат люди в организациях, которые принимают решения, планируют и осуществляют контроль, руководствуясь, как правило, чисто собственническими интересами и корыстными целями.

Именно такое отношение к организационным изменениям стало отправной точкой для формирования мягкого системного подхода, который отрицает существование некого оптимального плана реализации изменений.

Любой организации важно установить взаимосвязь между структурой и поведением, которая поможет понять, как изменить поведение, чтобы достичь лучших результатов. Подобный подход позволяет устанавливать настоящие причины проблем, а затем разделить проблемы по принципу «жесткие — мягкие» для того, чтобы найти оптимальную стратегию их разрешения.

Отметим, что эффективность организационной перестройки напрямую зависит от правильной идентификации проблем и выбора оптимальной стратегии их решения.

Поэтому исследователи стали все больше внимания уделять субъективной стороне при изучении процесса реализации изменений. «Мягкий» системный подход в организационной теории разрабатывался П. Чекландом, Р. Акоффом, С. Черчманом, Д. Кацем, С. Биром и др.

Впоследствии их размышления сформировали новое направление системного подхода, а именно мягкий системный подход. В его основе лежит концепция организационного развития, которая в современных условиях представляется наиболее эффективным методом управления изменениями.

Мягкий системный подход рассматривает организацию как сложную систему, обладающую свойством целостности и состоящей из множества элементов, каждый из которых, в свою очередь, также является отдельной сложной системой. Если изменить количество элементов системы, то автоматически изменится количество и качество ее связей.

Мягкий системный подход дает структуру для решения проблемных ситуаций, где присутствует большой социальный и человеческий компонент. Данный подход предполагает, что процесс важен, как и результат, и заставляет искать решение, которое не будет сугубо техническим. Еще одной отличительной особенностью мягкого системного мышления является поддержка различных точек зрения. Это совмещение при решении проблемы, как предлагал Хабермас в своих трудах, «трех миров»: личного, социального и технического. Мягкий системный подход начинается, когда вы смотрите на проблему глазами другого. Отличие мягкого системного подхода от жесткого в том, что он имеет дело с человеком, его мировоззрением.

В основе рассматриваемого подхода лежат понятия «мировоззрение» и «ценности» .

В рамках процесса управления изменениями под мировоззрением подразумеваются различные представления лиц принимающих решения (ЛПР): инвесторов, топ-менеджмента, собственников, членов совета директоров — относительно всего, что касается организации.

К. Черчман заостряет свое внимание на том, что мировоззрение ЛПР ограниченно их собственными интересами. Поэтому при проектировании системы необходимо ориентироваться на запросы «клиентов» организации, которыми являются ее ключевые стейкхолдеры (инвесторы, поставщики, потребители, дилеры и т. д.), и стараться создать с ними долгосрочные взаимовыгодные связи.

П. Чекланд в своей монографии «Системное мышление, системная практика», которая была издана в 1981 году, рассматривая в основном крупномасштабные компании, выделяет следующие принципы:

1) мягкий системный подход предполагает многосторонний анализ возникшей проблемы и наиболее точную ее идентификацию;

2) из-за того, что после определения проблемы, как правило, непонятно, какую подсистему компании целесообразнее всего подвергнуть изменению, следует составить список альтернативных вариантов и спрогнозировать, какие результаты будут достигнуты, при реализации каждого из них;

3) системное видение организации включает понятие «эмерджентности». Эмерджентность — это «системный эффект», а именно наличие у системы таких свойств, которые не присущи ее элементам в отдельности.

4) мягкий системный подход — более широкое понятие и включает в себя в частных случаях применение жесткого системного подхода. Таким образом, при управлении организационными изменениями субъектам управления важно правильно выбрать метод реализации изменения в той или иной подсистеме организации;

5) мягкий системный подход подразумевает, что процесс реализации изменений состоит из взаимосвязанных действий субъектов этого процесса, которые в совокупности направлены на достижение установленного результата. Действия субъектов связаны между собой организационной структурой, системой внутренних коммуникаций и контролем руководства;

6) так как сотрудники с разных сторон смотрят на проблему, возникшую в организации, и, соответственно, по-разному видят пути ее разрешения, на практике возникает необходимость создания сразу нескольких ситуационных моделей, которые позволят описать возникшую ситуацию более полно.

Решение проблем в управленческой деятельности П. Чекланд рассматривает как никогда не заканчивающийся процесс познания. В каждом отдельном случае для формирования управляющего воздействия необходимо всестороннее изучение ситуации, чтобы достичь приспособления участников, вовлечь их в управленческую проблемную ситуацию, в процесс формирования будущего состояния своей организации Василенко И.

Указанные принципы являются базисными в рамках мягкого системного подхода и рассматриваются не только как теоретические основы процесса управления — изменениями, но и как практические рекомендации при управлении мягкими проблемными ситуациями.

Весьма важным становится правильное определение типа проблемы: является ли возникшая проблема жесткой или мягкой.

Так, изменение системы премирования рядовых сотрудников будет являться жесткой проблемой, в силу того, что премии рабочего персонала формируются одинаково посредством готовых методов и практических рекомендаций. Совсем по-другому обстоит дело с премированием управленческого персонала, где премия руководителя — это не только дополнительная денежная выплата за хорошо проделанную работу, но и оценка его статуса в управленческой иерархии.

От правильной идентификации проблемы зависит эффективная реализация поставленных задач. В случае, когда тип проблемы определен неверно, возникают огромные траты временных и финансовых ресурсов, а ожидаемые результаты, как правило, не достигаются.

Для полноты картины необходимо отметить, что мягкая системная методология отнюдь не рассматривается как универсальная и лишенная проблем замена жесткого системного подхода. Дальнейшее развитие системной методологической мысли в 1990;е годы привело к выдвижению ряда критических замечаний в ее адрес: во-первых, утверждается, что теория мягких систем основывается на мировоззрении консенсуса. То есть сторонники данного подхода придерживаются того, что всех стейкхолдеров объединяет некая общность базовых интересов. И поэтому при возникновении конфликта интересов он будет подавлен путем общности интересов на более высоком уровне. Приверженцы мягкого системного подхода (в частности, Р. Акофф) категорически отрицают существование фундаментального конфликта и должны его отрицать, поскольку, если подобный конфликт между стейкхолдерами существует, тогда методология мягкого системного подхода неэффективна.

Во-вторых, критики упрекают сторонников мягкого системного подхода в том, что те считают основным средством урегулирования большинства организационных проблем участие персонала в принятии решений. Однако на практике полное и эффективное участие всех или большинства членов организации в принятии важных решений становится невозможным. В реальности существует множество причин, не допускающих этого, например, требование компетенции, коммерческая тайна, расстановка политических сил в организации, борьба за лидерство и пр.

В-третьих, мягкий подход критикуется за «субъективизм» или «идеализм» и за последовательные неудачи в попытках прийти к определенности с такими структурными компонентами социальной реальности, как конфликт и власть.

Область эффективного применения у мягкого, равно как и жесткого, системного подхода ограничена. Если невозможно достичь консенсуса путем открытого и свободного участия, если существует фундаментальный конфликт, если власть определяет исход спора, тогда мягкие системы во многих случаях не могут быть применены.

Система управления организации — совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Руководство представляет собой основную силу в организациях, которая координирует деятельность подсистем и определяет их взаимосвязь с окружающим миром. Причиной, способствовавшей возникновению руководства, явилось увеличение масштабов и сложности деятельности в результате научно-технического прогресса. Руководство представляет собой одну из главных управленческих функций, обеспечивающих максимальную продуктивность ресурсов и ответственных за организацию экономического процесса.

Общая теория управления акцентирует внимание на фундаментальных аспектах руководства, имеющих особое значение в том случае, когда организация должна как можно полнее соответствовать своим главным целям и задачам.

Процессы руководства должны присутствовать в организации любого типа — правительственной, предпринимательской, учебной, общественной и т. д., другими словами, во всех видах деятельности, где объединяются материальные, трудовые и информационные ресурсы для достижения определенных целей. Эти процессы не зависят от типа специализированной области, в которой применяется управление Любая организация должна иметь четкие цель и задачи, иерархию, состав, структуру, принципы, методы и технологии функционирования, а также разработанную стратегию дальнейшего развития.

2. Анализ системы управления организацией Объектом нашего исследования является система управления территориальный органа министерства социального развития областикомитет социальной защиты населения г. Саратова министерства социального развития Саратовской области (далее Комитет).

Нами будут рассмотрены следующие аспекты деятельности Комитета:

1) строение организации — цели, иерархия, состав, структура;

2) функционирование организации — организационные отношения, процессы принятия и осуществления решений;

3) приоритеты деятельности государственной службы — направления, методы, принципы осуществляемой деятельности.

Как и все организации, Комитет имеет свою структуру. Структура государственного органа зависит от места органа в организационной структуре государственного управления, объема и содержания его компетенции и, соответственно, роли в управлении общественными процессами. Структура обусловлена той деятельностью, функциями и задачами, которые осуществляет Комитет. Согласно Положению о Комитете, он создан для реализации в пределах своей компетенции единой государственной политики в сфере социальной поддержки населения.

Комитет

— осуществляет назначения мер социальной поддержки отдельным категориям граждан, установленных Федеральным законодательством, выплата которых осуществляется Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Федеральным медико-биологическим агентством, органами Федерального казначейства, Федеральной службой по труду и занятости (участникам ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС, вдовам военнослужащих, инвалидам и вдовам инвалидов ВОв);

— обеспечение матерей, имеющих детей до 1,5 лет детским питанием;

— осуществление выплаты компенсации за технические средства реабилитации и за проезд инвалидам, детям-инвалидам;

— -осуществление перечисления денежных средств в организации, осуществляющие выплаты и зачисление на счета получателям, направляемых на выплату мер социальной поддержки из всех видов источников;

— оказание информационно-консультативных услуг населению, осуществление работы с обращениями граждан и приема населения по вопросам, входящим в компетенцию Комитета;

в сфере социальной поддержки и реабилитации инвалидов:

— осуществление мероприятий по обследованию объектов социальной инфраструктуры на предмет их доступности для инвалидов и иных маломобильных групп населения;

— составление протоколов об административных правонарушениях в целях обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к информации и объектам социальной инфраструктуры на территориях г. Саратова, Саратовской области;

в сфере правового обеспечения:

— обеспечение соблюдения законности в деятельности Комитета,

— информационно — консультативная помощь гражданам, учреждениям, организациям любой формы собственности, органам местного самоуправления по вопросам, относящимся к компетенции Комитета;

в сфере информатизации:

— обеспечение эксплуатации современных информационных технологий и автоматизированных систем обработки информации

— оказание информационно-консультативной помощи организациям, органам местного самоуправления в пределах своей компетенции;

— проведение мониторинга в сфере социальной поддержки населения и подготовка на его основе предложений по совершенствованию деятельности территориальных органов Министерства;

— участие в реализации федеральных и областных целевых программ;

— организация приема граждан по вопросам социальной поддержки населения в пределах своей компетенции;

— рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан в сроки, установленные законодательством в пределах своей компетенции;

— организация и внедрение новых форм и методов социальной поддержки населения.

Под структурой государственного органа обычно понимается совокупность его подразделений, а в них должностей, схема распределения между ними функций и полномочий, возложенных на орган, система взаимоотношений этих подразделений и должностей. Она всецело подчинена реализации компетенции государственного органа и строится сверху вниз.

Первая задача в построении структуры рассматриваемого государственного органа — Комитета является четкое определение (отграничение) руководящего звена, то есть той совокупности государственных должностей, которая по правовому статусу органа непосредственно связана с использованием властных полномочий, фиксируемых в управленческих решениях.

В соответствии с Положением о Комитете его возглавляет председатель, который назначается на должность и освобождается от замещаемой должности приказом министра социального развития Саратовской области.

Заместитель председателя Комитета принимается на должность и освобождается от замещаемой должности приказом министра социального развития Саратовской области.

Председатель Комитета руководит на принципах единоначалия;

— утверждает должностные регламенты работников;

— производит назначения и освобождения от замещаемых должностей государственных гражданских служащих Комитета, применяет к ним меры поощрений и налагает дисциплинарные взыскания, заключает с ними служебные контракты;

— утверждает по согласованию с Министерством структуру, штатное расписание Комитета;

— заключает договоры, контракты, соглашения, открывает бюджетные счета в расчетно-кассовых центрах ГУ ЦБ России по Саратовской области и отделениях Сбербанка;

— издает в пределах своей компетенции приказы и иные локальные нормативные акты;

В период отсутствия председателя Комитета его обязанности в полном объеме исполняет заместитель председателя Комитета, в соответствии с приказом министра социального развития Саратовской области.

Итак, Комитет имеет строгоиерархическую структуру построения организации во главе с председателем Комитета. Каждый из заместителей председателя курирует вопросы, отнесенные к деятельности каждого из подразделений, находящихся у них в подчинении.

Задача состоит в таком построении подразделений, что они качественно способствуют руководящему звену в осуществлении компетенции своего государственного органа.

Качественно выполнять работу структурных подразделений Комитета позволяет отношение каждого работника в отдельности к своей работе, которая осуществляется в соответствии с должностным регламентом той или иной должности. Выделяют иерархию должностей — начальник управления, начальник отдела, в подчинении: консультант, главный специалист, ведущий специалист, старший специалист.

Государственная должность — это постоянное юридическое установление в государственном органе, характеризующее объем, содержание и ресурсы деятельности по реализации компетенции последнего. Рабочее место представляет собой вид и объем деятельности по обслуживанию, вспомогательному обеспечению управленческих процессов в государственном органе. Должность описывается через управленческие обязанности и полномочия по ней и она исполняется. Это ключевое понятие для осознания того, что должно происходить по должности. Исполнение должности измеряется не временем пребывания в своем кабинете и не числом участий в подготовке и реализации управленческих решений и действий, а соотнесением своих усилий с компетенцией государственного органа и их влиянием на ее осуществление. Последствия управленческих решений и действий, реальный уровень управляемости соответствующих процессов — вот критерий анализа и оценки исполнения должности в органах государственной власти и местного самоуправления. Формирование должностей также требует знания и соблюдения определенных правил. К примеру, таких, как: согласование обязанностей, полномочий и ответственности; соответствие объема деятельности физическим возможностям человека; значимость и детальность порученных задач (проблем); равномерность стимулов и санкций; возможность самовыражения и повышения квалификации; специализация и автоматическое замещение отсутствующего; обеспеченность информацией и орудиями труда; координация должностных усилий по вертикали и по горизонтали и другие.

Статусы государственных органов и государственных должностей — это юридические установления, и в известной мере они должны быть стабильными, но реальное функционирование им задается людьми, теми, кто в этих органах служит и эти должности замещает. Поэтому ни один однотипный орган и ни одна однотипная должность не реализуются абсолютно одинаковым образом. Их человеческий потенциал предопределяет многообразие конкретных и дифференцированных способов, форм, методов, операций и процедур по созданию и реализации управляющих воздействий. Самое большее, к чему реально здесь можно стремиться, видимо, состоит в том, чтобы путем установления компетенции государственного органа, обязанностей и полномочий по государственной должности ограничить произвол и добиться согласования управленческих решений и действий. Творчество же всегда будет оставаться за человеком, несмотря на то, что государственная служба представляет собой структуру управления строгоиерархическую.

Всего в Комитете 7 структурных подразделений, как видно из вышеприведенной схемы. Каждое управление, отдел осуществляет определенные функции.

Бюджетно-финансовое управление занимается (в составе 4 отдела) — перечислением денежных средств в организации, осуществляющих выплаты и зачисление на счета получателям, направляемых на выплату мер социальной поддержки из всех видов источников; планированием, исполнением бюджета, составлением сводной отчетности, расчетом заработной платы;

Управление автоматизированных систем и технологий (в составе 3 отдела) — деятельность — информационно-технологическое обеспечение работы Комитета, разработка и усовершенствование компьютерных программ, поддержание баз данных в актуальном состоянии.

Управление организационной работы (в составе 2 отдела) — деятельностьделопроизводство, формирование и обработка архивных документов.

Управление по обеспечению социальных гарантий и мер социальной поддержки отдельных категорий граждан (в составе 3 отдела) — деятельность — работа с гражданами по назначению и выплате мер социальной поддержки, предоставление государственных услуг, обследование объектов социальной инфраструктуры на предмет их доступности для инвалидов и иных маломобильных групп населения;

Отдел контроля предоставления мер социальной поддержки — деятельность — обеспечение питанием детей до 1,5 лет, выплата компенсации за технические средства реабилитации и проезд инвалидам.

Отдел правовой и кадровой работы деятельность — деятельностьобеспечение соблюдения законности в деятельности Комитета.

Отдел договорной и административной работы — деятельностьзаключение договоров, проведение аукционов по закупкам, обеспечение хозяйственной деятельности.

Каждое структурное подразделение подчиняется заместителю председателя или председателю напрямую.

Принцип руководства по структуре Комитета имеет определению многоуровневую линейную структуру управления, которая имеет только вертикальные связи между элементами и строится по принципу иерархии. Эта структура характеризуется четким единоначалием. Каждый работник или руководитель подчиняется непосредственно только одному вышестоящему лицу и через него связан с более высокими уровнями управления. Таким образом, в аппарате управления создается иерархическая лестница по подчиненности и ответственности.

В системе управления важное значение имеют методы принятия решений, способы решения проблем.

Характерны административные методы, содержащие в себе способы, приемы, действия прямого и обязательного определения поведения и деятельности людей со стороны соответствующих управляющих компонентов государства. Их признаки:

а) прямое влияние государственного органа или должностного лица на волю исполнителей путем установления их обязанностей, норм поведения и издания конкретных команд;

б) односторонний выбор способа решения стоящей задачи, варианта поведения, однозначное решение ситуации, подлежащее обязательному исполнению;

в) безусловная обязательность распоряжений и указаний, невыполнение которых может повлечь за собой различные виды юридической ответственности.

Несмотря на то, что председатель Комитета руководит на принципах единоначалия, его задачей является консолидация начальников структурных подразделений для выбора принятия правильного решения по существующей проблеме для выполнения основных функций организации. Не всегда решения принимаются всеми руководителями структурных подразделений. Как правило, участвуют только те, в компетенцию которых входит решение вопроса под руководством заместителя председателя Комитета, курирующего этот вопрос.