Оценка эффективности организационной структуры

Проблемы неэффективной организационной структуры приводят к следующим негативным факторам в компании:

• § Отсутствие налаженных связей между отделами.
• § Отсутствие четкой иерархии.
• § Отсутствие разработанной системы должностных прав и обязанностей сотрудников.
• § Волокита в принятии деловых решений и их реализации.
• § Несовершенство коммуникаций между руководством и сотрудниками.
• § Случаи выражения недовольства политикой фирмы.
• § Неудовлетворенность сотрудников системой служебного роста и т. п.
• § Не ждите, пока все в Вашей компании будет именно так.

Никогда не рано найти слабые места в организации трудового процесса: провести оценку эффективности организационной структуры и информационных каналов.

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой — насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надёжность аппарата управления; адаптивность и гибкость. При возникновении проблем необходимо формулировать численность персонала как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управление, должна быть объективно обоснованной для того, чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.

Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Оценка эффективности организационной структуры включает в себя:

• 1. Оценку соответствия структурной организации особенностям деятельности и стратегическим задачам предприятия:
  • § оценку распределения функций, ответственности и полномочий персонала
  • § оценку механизма контроля над выполнением поставленных задач.
• 2. Оценку эффективности деятельности отдельных управленческих единиц (отделы, должности) с позиций:
  • § целесообразность существования функций.
  • § соотношение количества выполняемых функций.
  • § пересечения функций или зоны «безответственности».

Оценка эффективности информационных каналов дает ответы на следующие вопросы:

• § соответствует ли существующая система информирования стратегическим задачам организации и специфическим особенностям коллектива сотрудников.
• § достаточно ли адекватно Ваши сотрудники понимают, что делать и зачем делать (проходимость информации вниз).
• § достаточно ли Вы, как руководитель, информированы о том, что происходит на Вашем предприятии, о чем Вас информируют, а о чем нет, и каким образом Вы получаете эту информацию (проходимость информации вверх).
• § и, наконец, насколько хорошо происходит горизонтальный обмен информацией между отделами и сотрудниками.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных.

К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.

Производительность аппарата управления может определяться, как количество произведённой организацией конечной продукции или объёмы выработонной в процессе управления информации.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объёма отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется её способностью эффективно выполнять задачные функции в определённом диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

Надёжность аппарата управления в целом характеризует его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, т. е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утверждённых нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.

В группе показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и её технико-организационной уровень относятся: звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и её организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информации, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учётом их номенклатуры.

Важными требованиями, являются, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору — максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.