Оформление реквизитов документов

• 01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
• 02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
• 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
• 04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.
• 05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.
• 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используется и русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительских документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

• 08. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
• 09. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 200 000).

В письме наименование вида документа не указывают.

10. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.

При подготовке нормативных финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2000 г.

• 11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждого из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
• 12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
• 13. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
• 14. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренные законодательством об организации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
• 15. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А. С. Сидорову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов, городов Новосибирской области В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым, адресатоми не указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа.

Если письмо адресуется организацией, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир» .

103 806, ГСП, г. Москва, К-6.

Малый Путенковский переулок, ½.

При адресовании физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

630 102, г. Новосибирск ул. Мира, 11, кв. 12.

А.Н. Гуляеву.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

утверждаю Зам. главы администрации Личная подпись А. А. Иванова.

12.02.2000.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек),.

наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Утверждаю Протокол общего собрания акционеров от 15.03.2000 № 12.

или Утверждаю Приказ Председателя Правления банка от 30.09.2000 № 82.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

А.В. Зайцевой П. С. Никитину Прошу подготовить проект С фирмой «ХИТЭК» .

к 21.02.2000.

Личная подпись.

05.02.2000.

При наличии в революции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в революции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в революции указывается исполнитель, ставятся подпись автора революции и дата.

18. Заголовок к тексту. Краткое изложенное содержание документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?)" Об итогах работы за первое полугодие 2000 года"; протокол (чего?)" Заседания педагогического совета" .

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

• 19. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в революции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль» .
• 20. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской федерации; б) на предприятия, в организации объединения, находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинаций. При соответствии текста в виде анкеты наименования признака характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже слово сочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, согласовывается с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблица печатается более чем одной странице, графы таблице нумеруется и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а так же документах, адресованных руководству организации, принято изложения текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). в распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащие описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложение в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение:

• 1 Штатное расписание на 3л. в 3 экз.
• 2. Смета расходов на3л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1.

К постановлению администрации области От 10.01.99 № 30.

22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директору Проектно — конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления Подпись Н. А. Серов.

23. Гриф согласования состоит из слова «согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник управления начального профессионального образования Министерства образования Подпись Е. Г. Гудков.

24. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела Подпись А. П. Нестерова.

24.08.97.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Подпись А. Р. Сергеев Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

25. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица. Подписывающего документ. Например:

Начальник управления Печать Подпись Р. Н. Благодаров.

26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверенную надпись «верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись. Ее расшифровку и дату заверения. Например:

Аксенов.

22 50 32.

Или Аксенов Юрий Михайлович.

• 22 50 32
• 27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 В дело № 01−08 Личная подпись 01.06.2006.

28. Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 79 34 25.

• 29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
• 30. Идентификатор электронной копии документа, проставляются в левом нижнем углу каждой страницы каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемы организации