Классификация первичных документов

В связи с большим разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации. Классификация документов имеет не только теоретическое, но и практическое значение: зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

По назначению:

1. Распорядительные — документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение — передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) — документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители — кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления — документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные — документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей.

Пример: приходный ордер

2. Денежные — документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия.

Пример: платёжное поручение.

3. Расчётные — используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура.

По объему:

Первичные — хозяйственная операция отражается впервые.

Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные — документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу составления:

1. Разовые — документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные — документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции.

Пример: табель рабочего времени.

По месту составления:

1. Внешние — документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура .

2. Внутренние — документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

По количеству учетных позиций:

Однострочные;

Многострочные.

По степени механизации заполнения:

Заполненные вручную — документы заполняются только вручную (на бумажных носителях);

Заполненные частично механизированным путем — документы заполняются как механизированно, так и вручную;

Механизированные — документы заполняются с помощью машинных носителей.

Табл. 1 Бухгалтерские документы.

Порядок оформления документов.

Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право. Устанавливается определенный регламент по их заполнению.

Основные требования, предъявляемые к заполнению документов:

записи должны быть разборчивы и выполняться любыми чернилами, кроме красных (красным цветом в бухгалтерском учете выполняются только сторнировочные записи);

в документах не должно быть помарок, тем более подчисток;

бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:

а) контроль документа формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

проверка по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, которые дали разрешение на проведение данной операции;

• б) таксировка документов. Предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;
• в) группировка показателей и их запись в соответствующие документы.

документ кассовый приходный инвентаризация.