Учет денежных средств

Не смотря на то, что ООО «ТВ-ЛОТ», как предприятие, применяющее упрощенную систему налогообложения, освобождается от ведения бухгалтерского учета, учет кассовых операций для него является обязательном, об этом говорится в главе 26.2 второй части НК РФ.

Операции по учету кассовых операций фирмы регулируются следующими нормативными документами:

• — Налоговый кодекс РФ, гл. 21;
• — ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129 ФЗ от 21.11.1996 в ред. Закона РФ от 30.06.2003 г. № 86 ФЗ;
• — Положение ЦБ РФ «О правилах организации налично-денежного обращения на территории РФ» № 14п от 05.01.1998 в ред. от 31.10.2002 г. № 1201 у;
• — Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995;
• — ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием пластиковых карт» от 12.05.2003 № 54-ФЗ.

За ведение кассовых операций на ООО «ТВ-ЛОТ» отвечает главный бухгалтер. Для хранения наличных денежных средств и денежных документов в организации предусмотрен специально оборудованный сейф. Отдельного помещения для кассы не выделено. Ключ от сейфа хранится у главного бухгалтера, а дубликат — у руководителя предприятия.

Прием наличных денег оформляют приходным кассовым ордером формы КО-1, подписанным главным бухгалтером. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию с подписью главного бухгалтера, заверенную штампом. Наличные денежные средства в кассу поступают от розничных покупателей, а так же от штатных работников, занимающихся распространением билетов по магазинам и ларькам города.

Основное подразделение организации, в котором находится касса и в которое непосредственно поступают наличные денежные средства, оснащено контрольно-кассовым аппаратом, зарегистрированным в налоговых органах по месту нахождения фирмы в соответствии с Законом РФ ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием пластиковых карт» от 12.05.2003 № 54-ФЗ".

На ООО «ТВ-ЛОТ» выдача наличных средств производится в основном на выплату выигрышей покупателям или же в подотчет на оплату командировочных расходов, на выплату заработной платы, а так же на хозяйственные нужды.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам формы КО-2. Документ на выдачу денег подписывается главным бухгалтером и руководителем организации. При выдаче выигрышей, к расходному кассовому ордеру оформляется «Ведомость выплаты выигрышей».

В ООО «ТВ-ЛОТ» очень часто выдаются наличные в подотчет. Свои расходы подотчетное лицо обязано подтвердить чеками, товарными чеками и актами, а так же оформить авансовый отчет. Перерасход по авансовому отчету возмещается, а остаток подотчетное лицо возвращает в кассу. Эти операции оформляются, соответственно приходным или расходным кассовым ордером.

Несмотря на то, что для ведения учета на ООО «ТВ-ЛОТ» используется программа 1С: Бухгалтерия, все расходные и приходные кассовые ордера оформляются вручную на бланках, изготовленных в типографии.

Ежедневно, в конце рабочего дня, бухгалтер составляет отчет кассира, который хранится вместе с прикрепленными к нему ПКО и РКО.

Все отчеты кассира вместе с приложенными к ним кассовыми документами группируются по месяцам и прошиваются, таким образом, хранятся в организации 5 лет, как этого требует Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Авансовые отчеты вместе с приложенными к ним чеками сшиваются отдельно.

Согласно «Расчету на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» лимит остатка кассы ООО «ТВ-ЛОТ» на 2008 год составил 6 тысяч рублей. На 2010 год эта сумма увеличилась до 10 тысяч рублей. Вся денежная наличность сверх установленного лимита сдается в банк.

При сдаче наличных денег на расчетный счет бухгалтер оформляет Объявление на взнос наличными, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, не выданная заработная плата и т. п.), затем расходный кассовый ордер, к которому прикрепляет квитанцию от объявления на взнос наличными. Корешок от объявления на взнос наличными служит подтверждением приема наличных денежных средств банком. Его бухгалтер получает вместе с выпиской банка.

За накопление денежных средств сверх установленного лимита предусматривается административная ответственность. Она установлена статьей 15.1 КоАП РФ. Административный штраф может налагаться как на должностных лиц, так и на юридическое лицо. Сумма налагаемого административного штрафа на должностных лиц установлена в пределах от 4 000 до 5 000 рублей. При наложении штрафа на юридическое лицо ее величина достигает 40 000−50 000 тысяч рублей.

Не реже одного раза в год проводится ревизия кассы организации. По приказу руководителя формируется комиссия. По результатам инвентаризации оформляется акт ревизии. Кроме этого, в ООО «ТВ-ЛОТ» проводится ежегодная инвентаризация денежных средств, материальных ценностей и основных средств, по результатам которой также составляются Акт инвентаризации и инвентаризационные описи.

Выявленный излишек денежных средств приходуется приходным кассовым ордером. Возмещение недостачи производится за счет средств главного бухгалтера, путем вычета недостающей суммы из его заработной платы.

Учет операций на расчетном счете регулируется «Положением о безналичных расчетах в РФ» № 2-П от 03.10.2002 г.

За ведение расчетов безналичными денежными средствами отвечает главный бухгалтер. У ООО «ТВ-ЛОТ» открыт расчетный счет в банке «Курскпромбанк».

Связь с банком организация осуществляет через систему «Клиент-Банк», что позволяет обмениваться с обслуживающим банком расчетными документами через персональный компьютер, используя сеть Интернет.

Благодаря такой возможности ООО «ТВ-ЛОТ» ежедневно получает от банка выписку с расчетного счета с приложенными документами, на основании которых зачислены или списаны средства. Обычно это платежные поручения, и банковские мемориальные ордера. В случае обнаружения ошибки в выписке главный бухгалтер сразу же сообщает об этом в банк. Как правило, это ограничивается звонком операционисту в банк.

За кассовое обслуживание расчетного счета банк берет вознаграждение в размере 0,1% от оборотов по счету. Списание суммы вознаграждения происходит в момент поступления денежных средств на счет или выдачи (перечисления) с расчетного счета и оформляется банковским мемориальным ордером.

В ООО «ТВ-ЛОТ» расчетный счет используются для зачисления выручки от распространения лотерейных билетов, а так же процентов банка по депозитам, для расчетов с поставщиками, с бюджетом — по налогам, с пенсионным фондом — по социальным взносам.

Все полученные и выписанные платежные поручения, корешки от объявлений на взнос наличными, полученные мемориальные ордера вместе с выписками банка группируются по месяцам и сшиваются. В таком виде документы хранятся в течение 5 лет.