Аналитический учет материально-производственных запасов

Для оперативного управления, а также управления производственным процессом характеристики состояния и движения производственных запасов в показателях по данным синтетического учета недостаточно, т.к. они дают информацию о движении каждого вида материальных ценностей.

Наиболее полно о материальных ценностях можно судить по данным сортового аналитического учета, который призван обеспечивать контроль над наличием, движением и сохранностью материальных ресурсов по каждому наименованию, складу и материально-ответственному лицу. Методика ведения учета производственных запасов предусматривает группировку показателей по складам и материально-ответственным лицам по группам, подгруппам и номенклатурным номерам материальных ценностей, по источникам поступления и направления расхода и использования материальных ресурсов. Основой служит исходная информация приходных и расходных документов, подвергнутых тщательной проверки, как с точки зрения правильного оформления, так и с точки зрения правильно отраженных операций. Итоговые данные сортового аналитического учета и контроля материальных ценностей соответствуют показателям синтетического учета. Информация о поступлении и расходовании материальных ресурсов на склад, формируется на этих складах. Структура складского хозяйства на каждом предприятии определяется объемом производственных запасов и порядком их хранения. На предприятиях могут быть различные склады, где хранятся материальные ценности или производственные запасы. С использованием средств механизации и вычислительной техники облегчается ведение складского учета и контроля над запасами. В отдельных структурных подразделениях могут быть созданы кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Приказом каждому складу дается номер, что должно быть указано во всех документах.

Правильная организация учета производственных запасов на складах зависит от роли различных материалов по секциям. Применение различных ярлыков, содержащих информацию о материалах, предупреждает ошибки, ведущие к пересортице, и помогает быстро найти нужные материалы.

Учет наличия и движения производственных запасов ведут кладовщики или заведующие складами. Учет ведется по номенклатурным номерам в количественном выражении. Именно такой учет и называется сортовым.

Сортовой учет производственных запасов на складах предприятия ведется на карточках складского учета. При этом в случае небольшой номенклатуры допускается использование книг сортового учета. На каждую номенклатурно-учетную позицию материальных ценностей бухгалтерия открывает отдельную карточку, где указывается номер склада, наименование материала, его номенклатурный номер, размер, сорт, учетная цена и норма запаса. Оформленные карточки передаются на склад, где кладовщик указывает место хранения материалов в соответствии с ярлыками. Карточки размещаются в картотеке в порядке номеров.

Полученные предприятием материалы своевременно приходуются, что оформляется приходным ордером (ф. № М-4) на фактически принятое количество материальных ценностей. В ордере отмечаются наименование, номенклатурный номер, единицы измерения, цена, количество (фактическое и плановое), сумма, роспись материально ответственного лица. Кроме того, движение и внутреннее перемещение оформляются накладной (ф. № М-11). При получении материалов на склад составляется акт приемки материалов (ф. № М-7). Учет расхода материалов осуществляется на основании лимитно-заборных карт, требований и накладных.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) — накопительный первичный документ, служащий основанием для списания материальных ценностей со склада, исходя из плановой потребности в тех или иных материальных ценностях, отдел материально-технического снабжения или плановый отдел выписывает лимитно-заборные карты в двух экземплярах на месяц (квартал, полугодие, год), с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок), а второй — на склад. В каждом экземпляре указываются установленный лимит, наименование, номенклатурный номер материалов, шифр затрат и другие данные. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем участка своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита. По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передают в бухгалтерию предприятия для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. В лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Для оформления однократного отпуска материалов используются требования (ф. № М-11), которые выписывает подразделение, потребовавшее материалы. Требования (однострочные и многострочные) выписываются в двух экземплярах: первый с отметкой об отпуске остается в подразделении, второй с распиской получателя остается на складе. В конце месяца требования передаются в бухгалтерию.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) —используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй — получателю.

Вся информация, полученная по первичным документам, отраженная в карточках складского учета в день совершения операции по приемке/выдаче материалов с обязательным выведением остатков после каждой операции.

Сопоставление остатка материалов с нормой запасов позволяет осуществить оперативный контроль над состоянием запасов. На основе этих данных отдел снабжения предприятия осуществляет контроль над поставками и выполнением договоров и контрактов. В установленные сроки кладовщик все приходные и расходные документы передает в бухгалтерию по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. К этому же времени все отделения передают вторые экземпляры карт. На сдачу приходных и расходных документов кладовщики составляют реестры в двух экземплярах: первый — в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтерии остается на складе.

Складской учет отличается трудоемкостью, т.к. велики затраты труда на ведение карточек. Использование средств вычислительной техники позволяет отказаться от ведения карточек складского учета, а вместо них составлять машинограммные ведомости, где полностью получают отражение все данные оборота и итоговые данные по каждому номенклатурному номеру. В бухгалтерии ведется также аналитический учет. Бухгалтерия осуществляет контроль над состоянием сортового учета:

• · проверка правильности заполнения первичных документов;
• · проверка записи остатков в карточках;
• · проверка фактического наличия производственных запасов.

Итоговые данные контролируют соответствием показателей аналитического и синтетического учета.

производственный бухгалтерский документальный.