Внедрение информационных технологий в системы управления запасами на примере Deductor Inventory Stock Optimization

логистический менеджмент запас управление.

Применение информационных технологий для автоматизации управления запасами

Информационные системы и технологии в значительной мере определяют уровень развития современного общества. Развитие информационных технологий оказывает непосредственное влияние на экономические аспекты жизнедеятельности общества и в том числе на всю систему бухгалтерского учета.

В настоящее время управление запасами без компьютерной обработки данных практически немыслимо.

Управление товарными запасами предполагает их нормирование, оперативный учет и контроль их состояния, а также их регулирование в зависимости от конъюнктуры рынка. Они должны формироваться в соответствии со спросом, а их уровень должен обеспечивать бесперебойное удовлетворение потребностей покупателей. Успешная работа по управлению товарными запасами позволяет принимать своевременные коммерческие решения по их нормализации, избегая при этом замедление оборачиваемости товаров и увеличение затрат, связанных с их хранением [1].

Управление ассортиментом товаров также является одной из важных функций коммерческих служб предприятий. Оно обеспечивает поддержание на складах такого ассортимента товаровё который в наибольшей степени удовлетворял бы запросы покупателей.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета. Деление материалов на основные (материалы, вещественно входящие в готовую продукцию, составляя ее материальную основу (мука при выпечке хлеба)) и вспомогательные (материалы, входящие в состав вырабатываемой продукции, но, в отличие от основных, они не создают материальной основы производимой продукции) условно, поскольку зависит от количества применения одного и того же материала в разных видах продукции, от характера технологии и других факторов. Выделение в учете вспомогательных материалов возможно в ряде случаев только на конкретном предприятии при определенном технологическом процессе [2].

Управление запасами заключается в решении двух основных задач определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса:

— создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.

Нормой запаса называется расчетное минимальное количество предметов труда, которое должно находиться у производственных или торговых предприятий для обеспечения бесперебойного снабжения производства продукции или реализации товаров.

Нормирование текущего запаса заключается в нахождении максимальной величины потребности производства в материальных ценностях между двумя очередными поставками.

Товарно-материальные ценности поступают на склад от поставщиков централизованно на основании сопроводительных документов: счет — фактура; товарно-транспортная накладная и документы, подтверждающие качество данных ценностей. Товарно-материальные ценности, поступившие на склад, материально ответственное лицо принимает по количеству и качеству. Если выявлена недостача, то составляется АКТ, и предъявляется претензия поставщику. На фактически поступившие ценности оформляется приходная накладная. Документальное оформление операций по поступлению и выбытию материалов отражается в регистрах складского учета, которые ведет заведующий складом [3].

Учет движения товарно-материальных запасов (ТМЗ) на складе представляет собой многофункциональную программу, имеющую доступ к базе товаров, хранящихся на нескольких складах, информацию о наличии количества товара и цены за единицу товара, данные о клиентах, данные о поставщиках, данные о потребителях, данные о сотрудниках, статистических данных и вывод отчетов.

Конечный пользователь, то есть хозяин предприятия или продавец, работает с удобным, простым для понимания интерфейсом программы, все технические аспекты работы спрятаны от глаз пользователя. Однажды настроенная программа в дальнейшем работает со своей базой товаров, не отвлекая сотрудников предприятия на поиск информации из дополнительных источников.

В данном программном продукте хозяин или продавец работает с двумя типами информации: статической и к динамической информации можно отнести общую информацию о предполагаемом клиенте или поставщике, историю работы с ними. К динамической информации можно отнести детальную информацию индивидуального свойства — описание различных услуг, предоставляемых предприятием, характеристику и категорию товара, описание предлагаемых товаров, их стоимость, данные клиента, статистические данные, то есть ту информацию, которая может изменяться с течением времени.

Таким образом, современные информационные технологии охватывают самые разносторонние аспекты бухгалтерского учета. Современный руководитель сегодня не представляет себе принятия управленческих решений, не располагая достоверной, обширной информацией, предоставляемой автоматизированной системой бухгалтерского учета.

Для любого предприятия актуальность решения задач планирования очень высока, так как успех в рыночных условиях невозможен без ясного представления о перспективах и последствиях принимаемых решений, без разработки адекватного плана действий. Особенно важно планирование, прогнозирование и оптимизация для торговых предприятий. В связи со спецификой деятельности большая часть финансовых средств торговой организации сосредоточена в запасах, поэтому эффективное управление складом для них является первоочередной задачей.

Обеспечение эффективной бесперебойной работой торговое предприятие — очень сложный процесс, в котором должны быть учтены многие факторы, особенно если компания оперирует большим ассортиментом, сотрудничает с сотнями поставщиков и использует сложный алгоритм планирования. В этом случае невозможно обойтись без специализированного инструмента, позволяющего автоматизировать процессы прогнозирования, планирования и оптимизации: строить различные сценарии, комбинировать статистические методы прогнозирования, расчета оптимальных страховых запасов и прочее с экспертными знаниями и бизнес-требованиями. [1].

Цель управления товарными запасами — это формирование и поддержание их величины на таком уровне, который позволяет обеспечить бесперебойную торговлю каждой позицией при минимальных накладных расходах. Deductor ISO кардинально снижает трудоёмкость выполнения соответствующих операций. Система предназначена для торговых сетей, дистрибьюторов и производственных компаний и является готовым решением для:

• · прогнозирования спроса,
• · оптимизации товарных запасов,
• · автоматизации процессов ассортиментного планирования,
• · формирования рекомендаций по текущему заказу товара,
• · расчета оптимальных страховых запасов,
• · выбора оптимальных поставщиков,
• · расч? т основных экономических показателей товара,
• · оценка состояния работы склада,
• · расч? т показателей движения материальных потоков.

Deductor ISO:

• · интегрируется с одной или несколькими учетными системами,
• · автоматически поддерживает актуальность данных,
• · позволяет планировать текущий заказ по установленному регламенту.

Результатом его работы являются рекомендации по оптимальной закупке товаров, оценка работы склада.

Этапы работ Подготовка данных Данные, служащие основой для принятия решений, хранятся в различных ERP-системах, базах данных или файлах. В них почти всегда присутствуют пропуски, аномалии, некорректная информация, значительно снижающие качество планирования и прогнозирования. Данная проблема является одной из самых актуальных при построении аналитических решений, т.к. на основе некорректных сведений делаются неверные выводы. Поэтому перед прогнозированием выполняется предобработка данных, существенно влияющая на повышение качества прогноза и расчета требуемых запасов:

• · Консолидация данных из всех доступных информационных ресурсов в едином хранилище в унифицированном формате
• · Контроль качества поступающей информации: мониторинг, оценка полноты и достоверности
• · Очистка данных — протоколирование и автоматическое исправление выявленных ошибок.

Прогнозирование Потребность в товаре определяется исходя из прогнозов, планов продаж, предварительных заказов, количества товара на складе и в пути. Реализованный в Deductor ISO алгоритм перебора моделей позволяет автоматически получать лучший прогноз:

• · Прогнозирование при помощи различных моделей.
• · Сравнение результатов прогнозирования и выбор лучшей модели.
• · Получение потоварного прогноза.

Качество прогнозов оценивается по любому из критериев:

• · Суммарное отклонение прогнозных продаж от фактических.
• · Ошибка прогнозирования на различных периодах продаж.
• · Дефицит товара на складе.
• · Избыточный товарный запас.

Планирование Одним из шагов планирования являются выбор даты закупки и обоснование оптимальной величины товарных запасов. Deductor ISO позволяет на основе сведений о товарных остатках, времени доставки, экономически обоснованного страхового запаса, минимального количества товара, отгружаемого поставщиком, и полученного прогноза рассчитать потребность в товаре и предоставить рекомендации по закупке.

Наличие информации об истории взаимоотношений с поставщиками дает возможность ранжировать их и определять оптимальных с учетом их надежности, уровня цен, качества обслуживания и условий работы.

Оптимизация и отчеты для руководства компании Для возможности оценки и оптимизации работы склада в Deductor ISO предусмотрен расчёт разнообразных показателей:

• · Оценка основных экономических показателей товара (Рентабельность, товарооборачиваемость, ликвидность и др.);
• · Показатели движения материальных потоков (Средний запас на складе, товарооборачиваемость, время обращения товаров и др.);
• · Оценка эффективности работы склада (Интенсивность работы склада, эффективность использования складских площадей и др.).

Данные отчеты позволяют быстро и четко выделить те объекты, на которые нужно обратить внимание.

Преимущества решения Deductor ISO :

• · Deductor ISO — готовое решение, которое можно быстро запустить в эксплуатацию, а при необходимости доработать/перенастроить без больших затрат.
• · Наличие единой платформы для обмена данными между всеми компонентами системы. Все расчёты и нужные данные консолидируются в одной системе.
• · Простота инсталляции и настройки системы: временные затраты на установку системы на рабочей станции составляют 30 мин, на ее запуск и адаптацию — 3−5 дней.
• · Множество удобных средств визуализации, встроенный OLAP-модуль. Пользователь может самостоятельно управлять представлением данных (определять состав и расположение колонок и строк таблицы, выполнять фильтрацию и сортировку данных отчета, строить разнообразные графики).
• · Поддержка после внедрения системы. Возможность аутсорсинга по требованию или периодически.
• · Адаптивность (способность системы автоматически перестраиваться и дообучаться как в интерактивном, так и в автоматическом режиме, поддерживая адекватность прогнозов).
• · Обучение пользователей в сертифицированном учебном центре, учебные курсы, система дистанционного обучения, готовые программы тренингов.
• · Мощный аналитический аппарат: наличие встроенных методов очистки и предобработки данных, реализация самых современных алгоритмов моделирования и прогнозирования.
• · Интеграция с любой учётной системой: 1С
• · Совместимость с данными всех популярных форматов: MS Access, Excel и многими другими