Виды технических средств, используемых во внутрифирменной системе информации

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

• 1. ЭВМ крупногабаритные и персональные;
• 2. Микропроцессоры;
• 3. Средства телекоммуникаций;
• 4. Электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
• 5. Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются прежде всего для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал строго соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 1980;х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для:

разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

расчета заработной платы;

контроля за поступлением заказов;

анализа данных о сбыте продукции;

регистрации поступления платежей;

ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. Кроме того, они используются для передачи информации голосом между управляющими разных уровней управления.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

К средствам повышения уровня автоматизации административно-управленческого труда относятся:

осуществление записей;

поиск материалов и документов;

раскладка копий документов по соответствующим досье.

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда можно отнести:

копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов;

электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов;

информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов;

телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений;

фотонаборную технику;

устройства оптического считывания;

комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием;

электронную почту;

диктофонную технику.

В некоторых фирмах созданы высокоэффективные внутрифирменные системы связи, объединяющие все имеющиеся технические средства обработки цифровой и текстовой информации.

В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE (Systems for the Corporate Processing Enviroment) — система для внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать процесс внедрения новой техники в управленческую деятельность. Ее важной составной частью является система OAS (Office Administration System) — административная система офиса. Это система автоматизации административно-конторской деятельности, предполагающая специализацию конторских служащих на выполнении конкретных функций:

составлении деловых писем;

подготовке материалов к совещаниям;

обслуживании управленческого звена путем получения и предоставления в его распоряжение необходимой информации;

выполнении всех видов технической и конторской работы.