Составление плана рабочего дня руководителя
Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия. Уметь понять собеседника. Причем «понять не значит принять». Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение; На первом этапе, используя представленные исходные данные, следует… Читать ещё >
Составление плана рабочего дня руководителя (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Рассмотрим конкретный пример индивидуального планирования рабочего времени руководителя фирмы по выращиванию и продаже саженцев ОАО «Акцепт». Перечень работ, которые намечены руководителем к исполнению на ближайшие два-три дня текущей рабочей недели представлены в таблице 2.
Необходимо составить план рабочего дня продолжительностью 8 часов.
Таблица 2 — Перечень работ, планируемых к выполнению.
№ работы. | Перечень работ, намеченных руководителем к исполнению. | Планируемая продолжительность работы, мин. | Приоритетность выполнения работы. | Возможность делегирования. |
Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции. | нет. | |||
Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта. | да. | |||
Консультация у юриста. | да. | |||
Посещение выставочного центра. | нет. | |||
Работа с текущей корреспонденцией. | да. | |||
Подготовка документов для сдачи в архив. | да. | |||
Передача документов в архив. | да. | |||
Проведение совещания по организации рекламной кампании. | нет. | |||
Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины. | нет. | |||
Прием сотрудников по личным вопросам. | нет. | |||
Изучение нормативных документов. | нет. | |||
Встреча с представителями фирмы «Hewlett Packard». | нет. | |||
Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников. | нет. | |||
Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста. | нет. |
- 1 — максимальная приоритетность выполнения работ;
- 2 — средняя приоритетность выполнения работ
- 3 — минимальная приоритетность выполнения работ.
Чтобы правильно выполнить свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени.
- -Правило основного соотношения (правило 60: 40).
- -Анализ ранее выполненных работ и расхода времени.
- -Регулярность и системность планирования.
- -Реалистичность планирования.
- -Письменная форма формируемого плана.
- -Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли свою актуальность.
- -Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия.
- -Установление приоритетов (степени важности) для каждой из работ, включенной в план.
- -Делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.
Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.
Планирование рабочего дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.
Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.
Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий:
Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с распределением работ по приоритетности их выполнения.
Определение планируемой продолжительности каждой из на меченных к выполнению работ и общего времени работы.
3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.
Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.
Контроль и перенос несделанного. Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения плана позволяет руководителю получить необходимую ин формацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.
- 1. На первом этапе, используя представленные исходные данные, следует составить полный перечень работ, расположив их в порядке убывания приоритетности выполнения.
- 1 — максимальная приоритетность выполнения работ;
- 3 — минимальная приоритетность выполнения работ.
- 2. С учетом планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ определяем суммарное время.
Используя данные графы 3 таблицы 1, получаем, что оно составляет 535 минут.
Продолжительность рабочего дня:8 ч * 60 мин = 480 мин.
3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60/40.
При составлении плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в качестве резервного времени. Таким образом, от общей продолжительности рабочего дня (480 мин) необходимо взять 60%, то есть то время, на которое буд…
Неофициальные приемы лучше проводить в «зоне отдыха». Удобно расположившись на диване или в кресле, руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен:
- — уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.
- — уметь понять собеседника. Причем «понять не значит принять». Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;
- — уметь направить разговор в нужное русло;
- — стараться говорить на уровне собеседника и др.
Посещение рабочих мест.
Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.