Нормативно-методические документы в Архивном фонде РФ

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. Для раскрытия вопроса нужно решить несколько задач:

• 1. определить направления использования архивных документов;
• 2. постановить цели использования архивных документов;
• 3. охарактеризовать формы использования документов.

Источники можно разделить на несколько групп:

• 1) нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);
• 2) нормативно-методические документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Нормативно-методическая база — это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера.

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства.

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.

Гос. Стандарты на документацию.

Унифицированные системы документации.

Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.

Гос. система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ.

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

• — информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• — представление документов пользователям для исследований в читальном зале;
• — экспонирование документов на выставках;
• — использование документов в средствах массовой информации;
• — проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;
• — выдача документов во временное пользование;
• — публикация документов в различных формах.

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».

«Архивоведение» — пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н. И. Капустина считает, что «одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан… возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций».

Использование документов архива — это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

• 1. Укрепление российской государственности;
• 2. Удовлетворение информационных потребностей общества;
• 3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны — архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации.

Использование документов в России — сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров.

Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

Использование документов — одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. Федеральная Целевая Программа «Культура России (2001;2005 гг) подпрограмма «Архивы России». ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта «Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими» .

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

• 1. обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;
• 2. ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;
• 3. права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;
• 4. порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа — открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях — имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);
• 5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;
• 6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран — членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.

документация архивный нормативный государственный.