Инвентаризация как средство контроля над правильностью расходования бюджетных средств

Инвентаризация основных средств и нематериальных активов государственных (муниципальных) учреждений

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

• а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т. п. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По этим объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Результаты инвентаризации основных средств оформляются Инвентаризационной описью основных средств (Унифицированная форма №ИНВ-1).

В инвентаризационной описи путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета регистрируются расхождения. Инвентаризационная опись составляется по материально ответственным лицам с указаниям места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

Инвентаризационная опись №ИНВ-1 отражает:

наименование и код объекта основных средств;

инвентарный номер;

единицу измерения;

сведения о фактическом наличии объекта основных средств (цена, количество);

сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество, сумма);

При проведении инвентаризации основных средств в государственных (муниципальных) учреждениях необходимо обращать внимание на объекты, не числящиеся в бюджетном учете. Зачастую таковыми могут быть подарки шефов или спонсоров, которые забыли поставить на баланс. Нередко бывают и такие ситуации, когда сотрудники учреждения приносят свое имущество (телевизоры, аудиоаппаратуру и т. п.) для выполнения служебных обязанностей либо для личного пользования. Например, в силу недостаточного финансирования общеобразовательных школ учителя вынуждены использовать в учебном процессе свою аппаратуру, наглядные пособия, инвентарь 10 и т. п. Отметим, что если не издан приказ руководителя учреждения либо другой документ, где указано, какому лицу и какие личные материальные ценности разрешено использовать в учреждении, выявленные объекты должны считаться излишками.

Согласно п. 3.8 при инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;

правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация нематериальных активов проводится по местам хранения документов, материально ответственным лицам и оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

Если по результатам инвентаризации выявлены недостачи основных средств (НМА), то даются следующие проводки:

Дебет 209 71 560 (209 72 560).

Кредит 401 10 172.

Одновременно списывается с бюджетного учета балансовая стоимость основных средств:

списание суммы накопленной амортизации ОС (НМА) Дебет 104 00 410 (104 09 420).

Кредит 101 00 410 (102 00 420).

списание остаточной стоимости ОС (НМА) Дебет 401 10 172.

Кредит 101 00 410 (102 00 420).

Если виновное лицо установлено, то:

поступление денежных средств от виновного лица в кассу учреждения Дебет 201 34 510.

Кредит 209 71 660 (209 72 660).

поступление денежных средств в безналичном порядке на счетах в банк (на счетах в органы Казначейства) Дебет 201 21 510 (201 11 510).

Кредит 209 71 660 (209 72 660).

Если виновное лицо не установлено, то:

Списание с бюджетного учета недостачи ОС (НМА) в связи не установлением виновных лиц Дебет 401 10 172.

Кредит 209 71 660 (209 72 660).

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки основных средств, то:

Приняты к бюджетному учету излишки ОС (НМА) Дебет 101 00 410 (101 00 420).

Кредит 401 01 172.