Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Быстроком»

Ведение бухгалтерского учета в ООО «Быстроком» и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учётная служба организации, возглавляемая главным бухгалтером.

На рассматриваемом нами предприятии действует функциональная структура бухгалтерии. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности.

Работники ООО «Быстроком» (в том числе и совместители), которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании, получают денежные средства по следующим направлениям:

• — на командировочные расходы;
• — на хозяйственные нужды;
• — на оплату представительских расходов.

Согласно Инструкции 94н по применению Плана счетов аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче. В соответствие с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Перечень подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет, утверждён приказом руководителя ООО «Быстроком».

Синтетическиё учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком» ведётся в журнале-ордере № 7 и на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». В данном учётном регистре осуществляется также аналитический учёт по каждому подотчётному лицу. Рассмотрим конкретные примеры осуществления расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком».

Начальник коммерческого отдела Иванов С. П. был направлен в командировку в Москву сроком на 4 дня с 5 по 8 марта 2012 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

Основанием для выезда являлся приказ (распоряжение) о направлении Иванова С. П. в командировку, в котором были указаны фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность командируемого Иванова С. П., цель, время и место командировки. Приказ о направлении Иванова С. П. был оформлен на основании служебного задания с указанием цели командировки. На основании приказа о направлении работника в командировку Иванову С. П. было выдано командировочное удостоверение, в котором сделаны отметки о времени прибытия и выбытия работника, заверенные подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен .

Сумма аванса — 3100 руб. исходя из следующего расчёта: проезд в оба конца 1600 руб. (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату за пользование постельными принадлежностями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже билетов). Проживание в гостинице — 1100 руб, суточные — 400 руб. (100 руб. на 4 дня).

Фактические расходы по окончании командировки составили 3280 руб. учитывая ходатайство Иванова С. П. на имя генерального директора организации об увеличении размера суточных в связи с более высоким уровнем цен в г. Москва, в соответствие с решением генерального директора суточные были установлены в размере 120 руб. в день, а всего на 480 руб. Кроме того, Иванов С. П. представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 1200 руб. (600 руб. в день).

В учёте производственные расходы в пределах действующих норм ставили 3100 руб. (100 руб. (4 дня) + 550 руб. (2 дня) + 1600 руб.); сверх норм — 180 руб. (3280 руб. — 3100 руб.). Однако, принимая во внимание, что с 1 января 2002 г. следует руководствоваться главой 25 части второй НК РФ, согласно которой в себестоимость для целей налогообложения можно включать всю сумму произведённых расходов по найму жилых помещений, включая и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, сумма превышения за проживание в размере 100 руб. (1200 руб. -1100 руб.) не учитывалась как доход работника. Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (80 руб.) рассматривалась как доход работника. Она была включена в его совокупный годовой доход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физических лиц.

В соответствие с действующим законодательством вся сумма расходов по командировке — 3280 руб. подлежит отнесению в состав текущих издержек ООО «Быстроком».

Прибыль для целей налогообложения увеличивается на суммы превышения фактических затрат, включённых в стоимость услуг, над установленными лимитами, нормами и нормативами по командировочным расходам связанной с производственной деятельностью. На счетах бухгалтерского учёта указанная сумма превышения никакой проводкой не отражается.

В соответствие с приведёнными выше операциями в учёте следует отразить следующие записи:

Подотчётное лицо Иванов С. П. в соответствие со служебным заданием для направления в командировку и отчёта о его выполнении в указанные сроки (в течение трёх дней со дня возвращения из командировки) представил авансовый отчёт об израсходованных суммах. Бухгалтером Быстрых О. Н. было проверено целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.).

Следующим примером учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком» является удержание невозвращенных своевременно менеджером отдела продаж подотчётных сумм.

Работник Смирнов Н. И. 21.06.2012 года получил наличные денежные средства под отчёт для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Работник не возвратил в срок неизрасходованный аванс.

В этом случае бухгалтерия ООО «Быстроком», руководствуясь ст. 124 КЗоТ РФ, установила, что для погашения задолженности работника своему предприятию организация произведёт удержания из сумм оплаты труда, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку.

В соответствие с этим в бухгалтерском учёте организации были сделаны следующие записи:

В качестве примера выдачи денежных средств под отчёт на представительские расходы в ООО «Быстроком» можно рассмотреть следующий пример:

В марте 2012 года ООО «Быстроком» принимало делегацию ООО «Связьинвест», прибывшую на переговоры для заключения договоров о реконструкции и строительстве новых линий связи. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 600 руб., в том числе НДС — 1922 руб.

Для оплаты представительских расходов менеджеру по связям с общественностью ООО «Быстроком» Петрову М. Д. был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

Расходы ООО «Быстроком» на оплату труда работников в I квартале 2012 года составили 180 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

4% от 180 000 руб. = 7200 руб.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7200 руб. * 18%: 118% = 1098 руб.

При отражении представительских расходов бухгалтерией ООО «Быстроком» были сделаны следующие записи:

Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм в ООО «Быстроком» установлены предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Данные нормативы утверждены приказом руководителя организации от 15 января 2012 года.

После каждого приема делегации менеджер по связям с общественностью, ответственный за оформление представительских расходов, составляет отчет. В отчете работник указывает дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов. Таким образом, отчёт о приёме делегации позволяет контролировать правильное расходование подотчётных сумм в организации.

Таким образом, на примере открытого акционерного общества ООО «Быстроком» была рассмотрена организация учета расчётов с подотчётными лицами.

Всё вышеперечисленное подчёркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.