Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

оперативный хранение документ.

Понятие оперативного и архивного хранения документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов. Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в архив. Необходимо сразу отметить, что архив — это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации.

Оперативное хранение документов может быть в электронной форме. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще больше обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком диске.

Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя в специальных папках. На папках указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или в сейф. Также папки с неисполненными документами хранятся, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней — в конце (снизу). Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, и это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования. До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении. Оперативное хранение делится на два подвида:

• · хранение документов в процессе их исполнения;
• · хранение исполненных документов;

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов, дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив — это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов для всех организаций будут разными. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное — эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни министерств, например финансов, здравоохранения и т. п. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. Экспертная комиссия предприятия должна просматривать документы по листам, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями. Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трех летним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г. К документам, передаваемым в архивное хранение, относятся:

• · устав, учредительный договор, решение о создании общества;
• · свидетельство о государственной регистрации;
• · документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• · положение о филиалах или представительствах общества;
• · годовые финансовые отчеты;
• · документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
• · протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
• · списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
• · акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
• · внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
• · документы по личному составу предприятия;
• · другие документы по усмотрению общего собрания акционеров.

Бухгалтерские документы, такие как переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, руководителей предприятия — постоянно.

Все документы, подготовленные на архивное хранение, делятся на две большие группы:

• · документы по основной (производственной) деятельности;
• · документы по личному составу предприятия.

Прием-передача дел в архивное хранение документов производится работником службы делопроизводства (секретарем-референтом) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого документа делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи.

Вместе с документами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов на архивное хранение предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Место архивного хранения документов должно быть известно и доступно всем работникам и акционерам коммерческого предприятия. Об адресе и телефоне архива сообщается на общем собрании работников организации и информация об архиве вывешивается на стенде предприятия.

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

По решению Московской регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку. По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.

В соответствии со статьей 21 «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную ответственность.

1.1 Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дела на предприятии. В учебной литературе встречается множество определений, из которых следует что номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Одним из первых этапов составления является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно — новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться основными правилами работы ведомственных архивов ДОУ, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:

• · Наименование предприятия;
• · Наименование вида документа
• · Дата
• · Индекс
• · Место составления
• · Гриф утверждения
• · Заголовок к тексту
• · Текст
• · Подпись
• · Гриф согласования (одобрения)

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (приложение 1):

• 1. Индексы дел
• 2. Заголовки дел
• 3. Количество (томов, частей)
• 4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню
• 5. Примечание

В графе № 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера). Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки — 01.2, бюро жалоб — 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений — 01.1−1, 01.2−1, 01.2−2 и так далее.

В графе № 2 заголовки дел располагаются в определенной последовательности, группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• · Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• · Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• · Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• · Название вида (переписка, журнал и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
• · Названия предприятия или его структурного подразделения;
• · Адресат или корреспондент документа;
• · Краткое содержание дела;
• · Название территории, с которой связано содержание документа в дело;
• · Даты (период), к которым относятся документы дела;
• · Указание на копийность документов в дело.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с последовательностью делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указывается основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа № 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года, когда становится очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

В графе № 4 «Сроки хранения и номер статьи по перечню» указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название используемого перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически невозможно), образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа № 5 «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

• · отметки о заведении дел — «заведено» ;
• · о переходящих делах — «переходящее с 2004 г.» или «переходящее на 2006 г.» ;
• · о местонахождении подлинных документов — «подлинники в деле 01−02» и т. п.

Эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место их хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел в организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, а при необходимости корректируют.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения и др.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, из которых:

• · первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
• · второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;
• · третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;
• · четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

При наличии соответствующей технической базы в традиционной бумажной форме номенклатуры необходимо иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае каких-либо изменений функции и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив.