Техническое обоснование внедрения автоматизированных систем делопроизводства в Управлении ветеринарии Тюменской Области и расчет экономического эффекта от внедрения электронного документооборота

Предложенные для внедрения системы электронного документооборота практически полностью отвечают требованиям, которые предъявляются к ним для более эффективной реализации Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

• * регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
• * направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
• * списание документов в дело;
• * формирование и передачу дел в архив предприятия и ведение архива;
• * рассылка исходящей корреспонденции;
• * подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;
• * поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе АИС ДОУ следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным же фактором все-таки является функциональная полнота системы. То есть, если АИС ДОУ может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи делопроизводства и документооборота организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Следует отметить, что требования к свойствам системы при решении одних и тех же задач в различных подразделениях одной и той же организации могут существенно отличаться. Поэтому при расширении АИС ДОУ на все подразделения организации, как правило, необходимо искать компромисс между иногда противоречивыми требованиями потребителей к функциям системы.

При анализе этих требований надо отделить существенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных, не изменяющих работу подразделений. Последние обычно вызваны просто сложившейся практикой работы и психологическими причинами боязни ее изменения. Надо сказать, что внедрение любой АИС ДОУ, в той или иной мере, все равно что-то поменяет в работе будущих пользователей. Поэтому вряд ли следует всегда стремиться к минимизации этих изменений, выдвигая порой совершенно непринципиальные требования к ее свойствам. Практика внедрения и дальнейшей работы подобных систем показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях, пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему, как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Эксплуатационные характеристики выбираемой АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев выбора системы. Оценивать выбираемую систему с точки зрения эксплуатационных характеристик целесообразно со следующих позиций:

• 1. Ввод в действие;
• 2. Масштабируемость;
• 3. Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы;
• 4. Протоколирование работы пользователей;
• 5. Администрирование и обеспечение надежной работы.
• 1. Ввод в действие является важнейшим этапом освоения системы. Понятно, что продолжительность ввода в действие АИС ДОУ от момента ее приобретения до начала ее эксплуатации следует по возможности минимизировать. Поэтому при выборе системы надо учесть статистические данные по ее вводу в действие у других потребителей и состав требуемых мероприятий по ее освоению. Одним из необходимых мероприятий помимо установки и настройки системы, обучения ИТ специалистов является обучение пользователей.
• 2. В процессе эксплуатации АИС ДОУ количество рабочих мест, как правило, увеличивается. Документооборот предприятия охватывает все его подразделения, но автоматизировать все их сразу даже при наличии на это возможностей, крайне сложно. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность поэтапного подключения требуемого количества рабочих мест, обеспечивая тем самым постепенную автоматизацию различных подразделений и филиалов предприятия.
• 3. Современная АИС ДОУ должна поддерживать несколько механизмов контроля доступа, которые помимо аутентификации пользователей, включают несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и прочие), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также создавать ролевые группы пользователей с различными привилегиями (например, группа начальников отделов).
• 4. Одной из составляющих информационной безопасности эксплуатируемой АИС ДОУ является протоколирование всех действий пользователей. Это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и так далее). Ведение протокола работы дает возможность избежать или разрешать конфликтные ситуации при совместной работе пользователей над документами.
• 5. АИС ДОУ должна иметь удобные средства администрирования, позволяющие назначать и изменять ролевые функции пользователей по отношению к документам и функциям системы, выполнять настройки системы в соответствии организационной структурой предприятия и изменять их при изменении его структуры. Для аналитической работы над документами система должна предусматривать отнесение документов к различным темам и другим классификационным признакам.

Выбираемая АИС ДОУ должна быть устойчивой к неизбежным сбоям и отказам, которые могут возникнуть по любым программно техническим причинам в период ее эксплуатации. Важнейшими свойствами являются:

• — независимость функционирования рабочих мест друг от друга;
• — время восстановления сеанса работы рабочего места при его аварийном завершении;
• — способы обеспечения целостности данных;
• — резервирования и копирования данных с целью минимизации возможных потерь при отказе системы в целом.

При внедрении любой информационной системы обычно встает вопрос: «Есть ли смысл тратить на это деньги и окупятся ли затраты когда-нибудь?». Существует целый ряд методик, которые позволяют оценить экономический эффект от внедрения электронного документооборота, однако насколько эти методики отражают действительность?

На стадии принятия решения о приобретении системы электронного документооборота встречается распространенная ошибка, когда считают объем капиталовложений по стоимости лицензий, хотя стоимость лицензий в проекте внедрения системы электронного документооборота обычно не превышает 30% от всей стоимости владения ПО.

Если лицензия на программное обеспечение для автоматизации документооборота стоит 120 у.е. на рабочее место, то исходя из практики 30% стоимости лицензии от стоимости всего проекта, полная стоимость каждого рабочего места будет около 400 у.е.

Многое зависит от выбранной системы, на базе которой будет производиться автоматизация документооборота. Полная стоимость рабочего места может быть от 100 у.е. за рабочее место до нескольких тысяч. Далее в расчетах мы будем придерживаться стоимости в 400 у.е. за рабочее место.

Кроме стоимости лицензии можно выделить следующие основные составляющие:

• — приобретение дополнительного серверного оборудования (предполагается, что компьютеры пользователей не требуют модернизации, приобретается только отдельный сервер для системы документооборота);
• — установка системы электронного документооборота;
• — адаптация под специфику организации;
• — интеграция с другими информационными системами;
• — обучение сотрудников-пользователей.

Ранее мы уже выбрали систему электронного документооборота, полная стоимость рабочего места каждого сотрудника, в которой будет около 400 у.е. Теперь определим какие выгоды получит организация от автоматизации документооборота:

• — уменьшение количества претензий, не обработанных в срок, приводящих к выплате неустоек контрагентам и штрафов государству;
• — сокращение времени на рутинную работу с документами сотрудников подразделений, формирующих доход организации;
• — повышение исполнительской дисциплины — своевременная реализация распоряжение руководителя.

Расчеты будут основываться на следующих сведениях, частично принятых условно:

• — количество сотрудников — 50;
• — годовой доход — 5 000 000 у.е.;
• — прибыль от дохода — 20% (1 000 000 у.е.);
• — штрафы от дохода 0,5% (25 000 у.е.);
• — прибыль, полученная за счет новых услуг — 7% (350 000 у.е.);
• — средние затраты на одного работника в год (заработная плата, налоги, накладные расходы) — 48 000 у.е.

В результате внедрения системы электронного документооборота ожидается уменьшение на 9% штрафов за счет исключения утраты важных документов и своевременности предоставления информации контрагентам и в государственные организации.

В результате этого за год штрафы сократятся на 2250 у.е. Сокращение времени на рутинную работу. Из указанных 50 сотрудников 7 человек заняты согласованием договоров (юристы, менеджеры проектов и т. д.).

Ежедневно около одного часа эти сотрудники тратят на согласование документов и поиск договорной документации (речь идет именно о рутинной работе по оформлению и розыску документов). Система автоматизации позволит в два раза сократить это время. При 8-часовом рабочем дне высвобождается 30 минут, что составляет 6% рабочего времени.

Шесть процентов от оплаты рабочего времени семи сотрудников при средних затрат на одного сотрудника в 48 000 у.е. в год составляют экономию в 20 160 у.е. (7×48 000×6%=20 160).

Один из основных факторов эффективности — освобождение работников от непродуктивного труда, связанного с поиском, оформлением и маршрутизацией документов. Любая информационная система — это инструмент, позволяющий повысить эффективность, а наличие или отсутствие этого эффекта зависит от способа его использования.

Современная система электронного документооборота предназначена, в первую очередь, для облегчения труда ключевых сотрудников и избавление их от непродуктивной работы по поиску и оформлению документов. В результате автоматизации документооборота возникает возможность переложить некоторые функции с высококвалифицированных сотрудников на менее опытных за счет регламентации маршрутов прохождения и способов оформления документов.